淺議中職學校行政人員的公文寫作能力

高國昌

摘要：公文寫作能力是行政人員的職業能力之一。本文針對廣東省屬中職學校實際，就行政人員公文寫作能力的現狀進行了分析，探究了原因，提出了可行性的建議。

關鍵詞：公文寫作行政人員中職學校

1 從一則“請示”談起

這是一則真實的“請示”。2012年某直飲水公司在筆者所在學校的辦公樓、教學樓、學生宿舍區等場所安裝了直飲水。但教學樓區域的水機一直只能是學生使用。教代會期間，職工代表建議學校給教師提供水卡，而方式是直接充值水費到教師的校卡上。于是，財務科、總務科、辦公室三部門聯合行文請示學校領導。原文如下：

學校領導：

學校第十三屆教代會教職工建議第三條，要求學校提供水卡給教師在教學樓打水。經財務科、總務科、辦公室調研，建議學校給上課的老師（含外聘），在直飲水公司憑校卡充值水費，每次10元，喝完可以續充，不限次數。充值時請提供老師本人的校卡，并簽名確認。

總務科每月將充值簽名表在下月初公示，以便監督水公司，并由總務科與水公司結算老師用水費。

充值的水費可以在教學樓水機叮水。

以上規定在2013年5月20日執行。

辦公室、財務科、總務科（章）

2013年5月15日

分析“請示”，不難發現錯誤之處：一是錯別字，“叮”應改為“打”。二是情理不符。如“以上規定在2013年5月20日執行”。言下之意，此制度的有效期有且僅有一天，即2013年5月20日當天。實際上是從2013年5月20日起執行。又如，“……在直飲水公司憑校卡充值水費……”。顯然不是，實際上是在學校某充值點充值水費。三是語句表達不順。如，“總務科每月將充值簽名表在下月初公示”讀來拗口，不妨改為“總務科每月初公示上個月充值簽名表”。再如，“充值的水費可以在教學樓水機叮水”不妨改為“充值的水卡可以在教學樓水機使用”。又如，“喝完可以續充”可以刪除“喝完”兩字。四是名稱排序前后不一致。正文是“財務科、總務科、辦公室”；而署名處卻是“辦公室、財務科、總務科”。五是標點符號多余。如，署名處“辦公室、財務科、總務科”中的兩個頓號“、”應該刪除。六是標題欠缺。此則建議實質上是“請示”，可加標題《關于給教師提供水卡的請示》。七是結束語欠缺。既然是“請示”，不妨套用“請示”的結束語，如，“以上請示，妥否？請批示。”

2 問題分析

筆者所在的學校在廣東省屬中職學校當中處于中等規模，目前內設機構12個，全體教職工160多人。其中，行政人員64人（科級干部22人、科員42人）。據了解，廣東省屬12所中職學校，每所學校內設機構基本在10個左右。可見，行政人員數目不少。而行政人員公文寫作能力的高低在一定程度上影響了行政辦公的效率；而行政辦公的效率往往直接影響了學校日常的運轉。

對內而言，部門之間的日常往來或多或少運用公文平臺進行溝通協調。在辦公信息化的當前，電子公文的使用越來越頻繁。因而對公文的格式要求更加規范。對外而言，某一學校行政辦公的效率也是對外宣傳的重要名片。在很多場合，對外宣傳的載體不外體現為兩方面：一是行政人員的言行舉止；二是行政人員公文寫作能力的成果，如報送的各種材料。而縱觀行政人員的公文寫作能力現狀，可謂良莠不齊。以上的“請示”便是典型的案例。概括起來，主要的問題表現為如下方面：

2.1 文種容易混淆

文種，直觀地體現在公文的“眼睛”，即標題上。自2012年7月1日起，我國正式施行了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱“條例”）。《條例》將行政機關和黨的機關文種整合為15種，更加規范了每一文種的使用范圍。對于相近或相似的文種，我們若不加以辨析，在實際運用時很容易混淆。譬如，某部門在處理學生違紀處分時誤用“命令”，如《關于XXX等同學違紀處分的命令》。又如，某部門報送學生國家助學金自查工作情況時使用的標題為《XX職業技術學校關于我校學生國家助學金自查工作情況的匯報》。而公文沒有“匯報”文種。在筆者看來，文種的正確與否直接關系到行文關系，關系到行文的語言色彩，關系到公文的生命力。如，“決定”的行文特點就不同于“請示”。前者，語言堅決，決策性強；后者，語言婉轉，請示性強。

2.2 行文能力不等

《登徒子好色賦》在闡述描述人物時說，“增之一分則太長，減之一分則太短；著粉則太白，施朱則太赤……”。同樣，公文的文段陳述也須恰到好處。因此，要求我們在公文寫作時既要毫不客氣地摒棄“無病呻吟”之習氣，養成“惜字如金”的寫作素養；又要全面把握公文整體，做到“運籌帷幄”。對于中職學校行政人員而言，行文能力參差不齊，表現為二：一是文字運用。比如，文字表達過于口語化。且看二例，某部門組織教師參加某項目評審時提出如下要求，即“……請大家務必于XXXX年XX月XX日前將申報材料報送辦公室XXX老師處……”。顯然，可以刪除“大家”兩字。又如，某部門在面向廣大職工收集畢業合照時有這樣語句，即“……照片翻拍之后我們會退回去”。不妨改為“照片翻拍之后將及時歸還本人”。二是謀篇布局。譬如，“請示”的正文一般采用“陳述現狀+提出需求”的思路；“批復”的正文則是“收悉信函+明確答復+提出要求”。可見，公文寫作活動是“帶著枷鎖跳舞”。因此，要求寫作時必須注重篇章的布局。否則，篇章之間的聯系過于松散，整體合力單薄，勢必影響公文的品質，凸現不出公文的公效力。

2.3 格式意識薄弱

公文格式分為兩類：一是文面格式，二是書寫格式。由于崗位工作原因，筆者經常要處理某些部門上報的材料，在公文格式處理時往往遇到這樣或那樣的問題。概括起來主要為三個方面：第一，字體字號使用不規范。如“標題”用3號宋體或4號黑體字等。而《黨政機關公文格式》（以下簡稱“格式”）要求，標題一般用2號小標宋體字。第二，正文層次序號錯亂。如，正文的第一層次直接用“（一）、”。而《格式》要求，正文的第一層次一般用“一、”。第三，采用紙張不規范。《格式》要求公文一般是A4紙，而某些部門提交材料時所用的打印紙張卻是B5或16K等類型。假如說，A部門在公文排版時“標題”一直用3號宋體字，那算是“病入肌理”；那么B部門在公文排版時 “標題”一會用3號宋體字，一會用4號黑體字，那就是“病入膏盲”。

2.4 行文角色錯位。按照《條例》規定，結合實際，中職學校收發文的部門一般是校辦（綜合辦或行政辦）。盡管校辦（綜合辦或行政辦）與學校其他內設機構處于同一地位，但在“上傳下達”中心樞紐方面，工作性質卻有所不同。因此，校內其余機構在行文時必須注意角色，即，如果面向全校發文必須通過校辦（綜合辦或行政辦）去處理，不能擅自發文。因為，角色變了，行文的語言色彩也會隨之而變，進而影響公文的公信度。比如，某部門擅自以學校的名義印發學生違紀處理的文件。該部門的出發點是好的，但不被廣大教職工或家長認可。

3 原因探討

分析以上現狀，筆者以為造成以上問題有如下四點原因：

3.1 學歷不等

相對而言，中職學校行政人員的整體素質較專任教師偏低。就筆者所在學校，行政人員中，本科及以上學歷約占72%、大專學歷約占13%、高中（中專）學歷約占10%，初中學歷約占5%。而學歷層次不等，在一定程度上影響了行政人員公文寫作水平的高低。

3.2 專業與否

在行政隊伍中，畢業于文秘專業科班的極少，僅有個別是相近專業，如漢語言文學專業。絕大多數行政人員是在實際崗位工作上才逐漸了解或接觸公文。由于日常崗位工作任務繁重、事務瑣碎，對公文寫作顧不上深入的研究或探討。以理工科畢業者為例，基于長期養成的思維和習慣的影響，對公文的格式等往往采取習慣思維去處理。如，在公文正文層次格式上，用“1.”表示第一層次；標點符號上，用“.”代替“。”；成文日期上，用“2013-06-21”標示。而文科出生的往往情感細膩，行文表達“行云流水”，卻過于“喧賓奪主”，容易造成體例不符，公文不像公文。