高校檔案管理人員能力培養

譚麗麗

近年來檔案管理發展迅度，人才培養速度，科技研發速度都日新月異，高校學籍檔案作為這些重要內容的重要環節，關系著高等教育工作的發展，關系到社會的前進，是國家檔案事業的重要部分。新時期加強高校檔案管理，充分開發其中的信息資源，對治校興學、提高學校管理水平有舉足輕重的作用。因此高校檔案管理需要一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作隊伍。要適應新形勢的需要，檔案工作者必須具備更高的業務素質。

高校檔案的內容

高校檔案不是一個單獨的個體，它是我國檔案事業的重要組成部分，高校參加或者舉行各類的教學活動、科研活動、以及學校的黨政管理而形成的對學校單位和社會有保存價值的文件、圖像、視頻等等不同的歷史記錄都要依托檔案管理而保存下來。高校檔案在數量具有龐大的數目在內容里具有繁復的種類。一般為了便于管理和查找，根據保存對象內容的不同，把高校檔案分為以下幾個類型：

人事檔案類。高校的人員眾多，學校檔案管理中一項重要的內容就是人事檔案的管理。它以個人為單位，在人事管理中記錄了高校人員的工作歷史，記述其道德品質、工作能力、工作業績等表現，是集中保存起來的真實記錄。

文件史料檔案。每所高校都有它獨一的創建和發展的歷史，而這些過程需要文字和圖像等相關記錄。比如學校的教務工作科研活動，教師的業績，學校的歷史，創建的過程，發展的記載等等。

學生檔案類。高校檔案里最重要的部分就是學生檔案。每所大學里的學生在校期間的學習生活以及參加的社會實踐活動在這里都留下了真實的記錄，是學生自身情況的最真實的記載，也是學生步入社會參加工作以后供各級工作單位組織、選拔、人員任用的重要依據，是人生中的重要履歷記錄。

實物檔案類。高校在自身的發展過程中會產生大量有關學校實況的記錄，比如獎狀獎杯、印章、物件、獎牌、錦旗等等不同形式的物體。中這些不同的實物可以經過分類，歸入實物檔案內。

高校檔案管理人員的知識能力培養要求

精于檔案管理專業知識檔案。一個合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學習相關的理論知識，提高自己的工作的能力，比如“科技檔案管理學”、“圖書情報學”、“目錄學”、“圖書分類學”、“檔案保護學”及“檔案文獻編篡學”、“檔案法”等都是學習的重點內容。這些內容都是相互聯系相互貫通的的，是構成檔案管理體系的重要理論知識。

檔案管理人員必須具備廣博的知識。檔案管理需要進行分類處理，而分類處理是以檔案的內容進行區分的，檔案內容來自各方面，如果沒有廣博的知識，根本無法看懂里面的內容，對于分類和管理更是無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關的文字編輯是少不了的工作內容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎和寫作能力，并用有一定基礎的書寫進行編錄，否則，編寫的內容和文字無法理解和辨認，檔案管理的效果和意義也就大打折扣。

檔案管理人員要有良好的溝通能力。檔案管理部門是一個集中很多內容的部門，同時也是一個嚴密性較強的部門。這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力。

高校檔案管理人員的政治、道德素質要求

具有較高的政治素養。高校檔案管理人員管理的是包含著廣泛內容的各種各樣的檔案，這其中有高校的科研活動資料、教學的計劃以及內容、人事變動記錄、學校和各單位之間的交流等等。因此，檔案管理人員必須堅定自己的政治立場，關心國家大事，關心社會動態，關心學校的發展，以自己的能力去維護好檔案的管理，確保檔案的安全，努力提高自己的思想政治覺悟，努力學習政治理論知識，擁有良好的人生觀和價值觀。

較強的服務意識。檔案管理工作不同于其他服務部門的服務工作，它提供的服務是一個高校面對社會、面對人民群眾一個最主要的窗口。作為一個高校檔案的管理人員，每天需要接待來自五湖四海的各種人群，他們的素質不同，查閱的資料內容也廣，因此很難做到一個百分之百的滿意度，還有可能因為某些事物的處理而引來查閱者的不滿和指責。再者，現在的高校檔案管理工作條件遠遠沒有達到一個與社會發展同步的程度，許多具體的編寫工作還要管理人員進行手寫，裝訂檔案之類的工作更是要親力親為，難免會有一些枯燥無味，檔案工作的重要性還需要人們的進一步重視和理解。而高校的檔案的管理人員必須甘做背后的無名英雄，在服務態度上要主動熱情，在工作態度上，要盡職負責，在待人接物上，要文雅和氣，保持禮貌和謙遜的態度，主動為有需要的人士服務，讓有需要的人滿意而歸。這是作為一個高校檔案管理人員的職業道德的基本要求。

要具備嚴謹細致的工作作風。檔案管理工作集政治性、科學性為一體，同時還有較強的服務性，同時還是一項復雜繁瑣的工作。保持嚴謹的工作作風是做好這份工作的基本條件之一，在工作過程中，需要細致，細心。在很多的管理環節里面，只要有一點紕漏就會給其他管理環節帶來很大的不便，給利用的人造成許多不必要的麻煩，甚至因為檔案的緊急需要而發生大范圍的查找或者返工，一旦因為管理人員的不小心造成的檔案的遺失，更是會給個人或者單位帶來不可估量的損失。

信息化對高校檔案管理人員素質的新要求

隨著社會逐漸步入信息化時代，傳統的檔案管理方式已經逐漸的跟不上社會發展的需要，在管理模式和管理人員的要求上已經提出了更高的要求，原有的檔案管理受到了現代化信息管理模式的沖擊和挑戰。因此一個檔案管理人員的工作能力和素質也面臨著新的要求和變革，需要對自己的能力的培養有一個全新的面貌。

要求檔案管理人員具備相當的外語水平。隨著我國改革開放，各國之間的交流與日俱增，文化之間的傳輸也變得頻繁起來，不同的語種，不同的語言編寫的文獻資料隨著社會的進步在檔案管理里面占有的比例逐漸增高。作為一個檔案管理人員，應該提升自己的外語水平，在利用網絡資源和查閱外文資料的時候可以利用到這些知識，還有進行整理檔案的時候，也需要有外語知識作為基礎，否則，無法利用相關的資源為用戶提供滿意的服務。

培養檔案管理人員的創新能力。社會需要不斷的進步就需要不斷地改革和創新。當今的時代是信息高速發展的時代，知識的更新換代一日千里。因此，高校檔案管理人員需要樹立起全新的學習觀念，從各方面提升和培養自己的能力，不斷的學習新的技術，掌握更多的專業知識，利用現代化的技術手段對高校檔案進行有效的管理，把傳統的檔案管理與現代化管理理論相結合，更好的為人民服務。

總之，高校檔案管理工作是一個長期而充滿挑戰的項目，需要各部門的支持，需要人們引起足夠的重視。高校檔案管理人員必須時刻注意自己能力的培養，以最好的工作技能，服務態度，高度的責任感投入進去，為我國的檔案管理事業的發展做出貢獻。