縣級供電企業檔案管理模式創新問題

王菊芬

在信息全球化的今天，信息化也逐漸成為衡量一個國家經濟發展水平高低的標志，而信息的發達和社會的進步客觀上就推動了我國企業的改革，這從側面上迫使企業的檔案管理模式進行創新。同樣，在信息技術發展趨勢日趨明顯的背景下，傳統的檔案管理模式顯然不能滿足現代企業的發展需求。為了更好地促進企業的發展，就要制定有針對性的、切實可行的管理對策，進行管理模式的創新，使檔案管理工作能夠適應市場經濟體制改革的發展要求。

縣級供電企業檔案管理存在的問題

檔案管理工作欠缺規范性。在國家電力體制不斷改革的形勢下，縣級供電企業檔案在其形成、管理、利用等方面也日益復雜。其特點是牽涉面廣、專業性強，而實際工作中存在的很多不合理的地方，直接或間接地導致電力工程檔案的管理混亂，使檔案收集常常缺乏完整性和準確性。從縣級供電企業檔案管理的現狀來看，大部分企業都是缺乏相應的約束制度，導致管理沒能更好地集中于一身，進而帶來的問題是，在檔案部門內，檔案管理人員常常出現職責分工不明確，若在企業檔案管理上出現問題時，就難以將責任落實到承擔人中，造成檔案管理的工作效率下降。除此之外，在對企業檔案管理的保密問題上也存在不合理的現象，有些是企業內部的機密文件，沒有引起管理人員的足夠重視，容易導致企業的經濟利益流失。

檔案管理方式跟不上時代的進步。目前縣級供電企業檔案管理部門所采用的工作方法，仍然使用傳統的管理理念和管理方法，傳統的檔案管理模式不能滿足現代經濟和社會的發展需求，使檔案管理工作和企業實際發展趨勢相脫節的。結合當前的經濟發展狀況，現代信息技術的發展，使得計算機在檔案管理方面已經得到了大大的改善，也逐漸為許多企業所采用，但在仍然有相當的一部分企業因為缺乏信息技術應用而導致文件管理工作效率很低。另外，縣級供電企業內部的管理者也缺乏認識檔案管理工作的重要性，沒有意識到檔案管理對企業生存和發展的推動作用，不利于加強檔案有序工作的管理。

缺乏專業性強的企業檔案管理人員。從目前縣級供電企業檔案管理部門的人員安排看來，有不少管理人員缺乏相關的專業技能，有的檔案管理人員自身的受教育程度就比較低，缺少圖書、情報、計算機等專業知識的運用能力；也有的檔案管理人員是從其他部門調動過來，或者在同一個企業內，承擔起兩份或更多的工作，加上缺乏相應的業務處理能力，這些因素都嚴重制約了現代企業檔案管理的健康發展。目前大部分現代企業只是專注于加強生產管理，沒有專門對檔案管理人員進行定期的培訓，另外在企業的評價體系中，缺乏有效的管理評價體系，檔案管理人員無法獲得更加專業化的學習和培訓。

實現檔案管理模式創新的建議

針對縣級供電企業在檔案管理中所存在的問題，如何將項目檔案管理工作納入到工程建設管理流程中去，及時完整地收集歸檔各門類文件材料以及嚴格控制檔案的齊全完整性和提高系統的準確性，成為了我們電力企業檔案管理部門工作的重中之重。因此，要做到檔案管理工作的全面性和完整性，必須做好以下幾點：

對企業檔案管理模式工作機制進行創新。建章立制保證檔案工作規范化。由于電力檔案管理工作面廣量大，電力建設項目的參建單位多，各參建單位歸檔工作的要求和做法不盡相同，而規范化是檔案管理的本質要求。因此，要使檔案工作有序地進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度。例如，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔等都提出具體要求，向各部門分發了《目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》以及《工程項目檔案管理實施細則》等，讓各單位在收集和編制竣工資料時做到了有章可循、有據可依、標準明確、職責分明，從而使后續的檔案資料管理工作在原有基礎上能迅速達到規范管理和科學利用的要求。

加強縣級供電企業檔案的基礎建設。加強我國企業的基礎建設，對于原有的落后設施要加以改進，并結合電子化的技術來提高工作效率。在信息技術日益發展的今天，將檔案管理進行信息化、數字化的處理，已成為一種必然，是適應當今國際競爭的趨勢。電子文件的大量產生和應用，使得檔案實體的表現形式迅速向數字化方面發展和積累。數字化技術的應用和普及，有力地推動了檔案室的數字化建設，為檔案管理信息管理注入了新的活力，保存的檔案資料中的文字、圖片、音像等眾多元素能更加直接形象地展現出來，因而對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。沒有電子文本的文檔嚴格按照規定進行數字化，統一載體、統一格式，數字化建設大大提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現了在企業各部門之間的資源共享，有效提高了檔案編研工作效率。

提升現代企業的服務水平。筆者認為通過提升企業的服務水平來加強對其檔案管理模式的創新也不失為一個良好的對策。因為檔案管理的創新關系到企業的管理體系是否完善的問題，檔案管理模式的創新應該憑借信息技術的幫助，并以當前巨大的網絡為平臺，構建以數據信息為重要的管理內容，可以設置內部的局域網絡，通過便捷的網絡平臺為社會提供信息和數據，方便向社會的有需要使用相關信息的用戶提供資源。另外，在企業的內部，還應該把各類相關聯而且重要的信息進行整合和歸類，并及時反饋到相關的部門，在電子檔案中做好備案，實現數據的信息化處理。可見，信息工具可以實現現代企業檔案管理模式的創新，并為企業提供更好的服務。

加強檔案管理人員的職業素養

經濟社會發展的迫切要求，社會各項事業都必須迎接新的發展機遇和挑戰，同樣，企業檔案管理工作也隨之發生了顯著變化，檔案工作的領域不斷拓寬，檔案服務的范圍不斷擴大，檔案工作的手段更加趨于現代化，對檔案工作者的政治素養、文化知識、專業水平和操作技能等方面都提出了新的要求。為適應新的形勢，檔案人員應自覺學習工程建設管理環節的相關知識、積極組織專（兼）職檔案人員的專業培訓，理解工程檔案相關的業務規范和工作流程，一方面要善于與單位進行溝通，另一方面在做好檔案室內部工作的同時，做到提前介入各項活動，對歸檔資料過程中所形成的資料把好質量關，及時發現問題并提出整改要求，積極主動，有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業檔案人員只有真正融入企業管理，主動關心企業發展，以知識與創新為導向，不斷更新知識，檔案工作才能與企業同步發展，檔案人員的素質才能得到全面的提高。

綜上所述，現代企業的檔案管理工作關系到一個企業的生存和發展，在面對國內外市場的競爭的壓力下，就更顯出其重要性。企業的管理層要認真分析企業在檔案管理方面所存在的問題，通過一系列的措施，比如說加強執業人員的道德素養，健全企業的檔案管理體系，通過利用現代信息化工具加強對企業檔案管理模式創新的建設。為企業未來的生存和發展奠定良好的基礎，確保現代企業能夠健康、穩定地運作下午。