做好中國兒童中心檔案的利用及保密工作

王燕群

隨著社會的發展與進步，科學和網絡信息的快速崛起，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及本單位的自身安全和利益。因此，做好中國兒童中心檔案保密工作尤為重要，它事關中心的興衰與存亡、檔案保密工作又是重中之重。其如何做好檔案的保密工作，是擺在中心所有檔案管理人員面前的一道重要課題。站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化檔案保密工作。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度，要加強對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。對涉密紙質檔案、磁性介質的借閱、保管、銷毀等環節要嚴格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“預防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。但在長久以來傳統的保密觀念影響下，檔案長期處在松進嚴用，甚至不用的現象，也就是常說的“重保輕用、利用不足”的現象。使檔案沒能充分得到利用，沒有能夠體現其價值。也使得需要信息的人員和部門不能夠及時、有效、準確的利用和了解。因上所述，中國兒童中心檔案管理要改變傳統觀念，在做好檔案保密工作的同時，要切實完善工作職能，積極進行開發利用。檔案又是一種重要的社會信息資源，檔案信息很多都涉及國家的安全和利益，涉及經濟技術秘密，涉及社會秩序和個人隱私等內容。所以在利用檔案信息資源，為社會提供更好服務的同時，如何做好檔案的利用及保密工作就顯得尤為重要。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發利用，以實現信息資源共享。

要正確處理好制度與措施的關系。俗話說，沒有規矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴格的制度和與之配套的措施作為保障。在實際工作中，中心要建立檔案閱覽制度、外借制度、復印制度等，規定不同的審批手續，檔案利用工作才能有章可循。與此同時，按照國家相關法律法規，對收發、分送、傳遞等各個環節，建立工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，必須建立由中心主要領導同志任組長的保密工作領導小組，定期監督檢查。涉密檔案應該保密，但保密的目的是為了利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。然而，在實際工作中有的工作者因害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使許多很有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費。檔案工作者一定要放下思想包袱，端正認識，與時俱進，改變觀念，在做好嚴格保密工作的基礎上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價值真正在利用中體現出來。具體辦法如下：

做好檔案保管過程中的保密工作

嚴格庫房管理是做好檔案保密工作的重要前提。檔案的庫房管理是檔案保密工作的重點。檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，從檔案保密的角度來看，庫房不宜設在辦公樓的最底層，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。其三，要堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

加強涉密檔案的科學管理。涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密文件和非涉密文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，對涉及國家秘密的檔案應單獨保管，要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。在涉密檔案管理工作中，應對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質配備專用的檔案防磁柜；對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備防潮、增濕設備等。應定期與不定期地組織安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，堵塞危及檔案安全的各種不安全因素與漏洞。

做好檔案密級的調整工作。檔案在管理過程中，其密級不會是固定、一成不變的，檔案的密級會隨著時間的推移而發生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密。

對涉密檔案要定期審核，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本中心工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。

《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。

這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

應當自行解密的自行解密，需要延長保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動接受保密部門對調整密級工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴格確定密與非密的劃定原則和區分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進一步強化涉密檔案建設打下扎實的基礎。

提供利用是做好檔案保密工作的關鍵環節

正確處理好檔案保密與利用的關系。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

制度建設。檔案利用規章制度是閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，在大力開展檔案利用的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

嚴格按照規定手續辦理檔案借閱手續。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復印制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

做好檔案利用中的監督工作。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用監督可以從以下兩個方面實施：一是制度建設。二是監督措施。在利用中，要了解和掌握檔案利用人的心理與思想動機，根據不同的利用對象的不同目的，加強重點監護。在條件允許的情況下，檔案館室還應該安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。監督措施。在利用中要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。檔案室還可以安裝攝像監視器。要防止偷撕或涂改檔案。

強化管理職責是做好檔案保密工作的有力保證

要不斷增強對檔案保密工作的責任感和使命感。檔案工作人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，需要有很強的綜合素質、專業知識、政治責任心、法制觀念和保密意識。要深刻了解所保管的檔案內容；在檔案利用中，要做到手續齊全，防止頭腦中秘密在無意間的外流。檔案人員要熟悉法規，在工作中嚴格執行國家保密法律規定，能及時處理檔案開放、利用中出現的新問題。

要加強檔案管理人員的職責和素質，切實維護檔案的完整與安全。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要時刻警惕，確保檔案的安全。

總之，檔案在利用過程中很容易造成泄密，這一點應引起檔案部門的領導和業務人員的注意。做好檔案利用過程中的保密工作，既要向社會作廣泛的宣傳，也應加強檔案部門的內部管理工作，提高管理人員的整體素質，以做到萬無一失。

為中心檔案信息提供利用服務當好鋪路石

檔案提供利用工作是檔案工作為中心服務的直接體現，也是檔案工作的最終目的和中心任務，對檔案信息的提供利用，應該本著全面、歷史、發展的觀點，端正服務態度，努力了解和研究利用者的需要，為中心經濟建設、經濟發展提供有效的依托。我認為主要有以下幾點：

多種形式搞好檔案信息提供利用服務。做好中心檔案室傳統利用方式準備工作，為開展檔案閱覽、外借、制發檔案復制本、檔案證明、檔案原件展覽等工作。檔案管理者要提高對中心各門類檔案的專業性熟知程度，以便于給利用者提供準確的參考咨詢，降低漏查率、誤差率。

轉變檔案信息提供利用方式。做好檔案信息提供利用的技術創新工作，實現網絡、數字化環境下檔案利用方式的轉變。在如今的時代，不僅計算機產生的公文很多，而且，計算機媒介保存的文件也越來越多，因此要求檔案管理者要提高自身的工作素質，為這些以新媒體方式存在的檔案文件材料的有效利用做好準備。

主動開展信息資源提供利用服務。端正檔案服務態度，及時主動為中心各個職能部門檔案利用者提供準確及時的檔案檢索信息。信息時代的檔案利用方式不僅僅局限在查詢檔案之后對檔案復制利用這么簡單，而是更多地通過參考咨詢、定題服務為檔案利用者提供全方位的智能支持。這就要求檔案工作者切實端正檔案服務態度，及時耐心地解答利用者的疑問，協助他們找到或挖掘出所需要的信息，方便中心各個職能部門組織各項活動。節約利用者的查找時間，人工成本。

現代檔案管理的主要革新在于網絡化、數字化環境下檔案信息利用工作的改變，包活思維方式、工作模式、管理方法等多方面。網絡環境下，用戶提供利用的方式變為了下載利用、網頁瀏覽、數據庫查詢、定向網絡傳遞等，而在計算機條件較好的單位，可以在OA環境下做到檔案利用工作全程數字化管理。因此這些變革要求檔案信息提供利用做好相應準備，如在檔案信息提供利用工作中做好文檔信息的用戶權限管理，保護不同用戶級別之間利用信息的權限，防止檔案信息外泄。同時檔案工作者也要加強自身對檔案利用手段相關知識的學習，轉變工作觀念，創新檔案提供利用的工作手段。

以上所述，有效開發中心檔案資源，應該從使用好現有管理軟件，做好檔案管理技術創新；關注中心整理的來源原則，做好中心檔案歸檔鑒定工作；做好檔案利用效果統計工作；搞好傳統檔案提供利用工作，開拓檔案提供利用新方式等四個方面；這四個環節并非缺一不可，每個環節可以各自獨立，但我認為不應偏廢其中一個環節，否則不僅使中心整體檔案管理陷入一盤散沙，更會使人們認識不到檔案信息是一種重要的企業資源，從而失去對檔案管理的重視程度，最終導致中國兒童中心管理的不暢。

中國兒童中心成立于1982年，占地面積8.3萬平方米，建筑面積4萬平方米。中心設有中國兒童藝術團、中國兒童中心試驗幼兒園、國家兒童營養品監督檢驗中心、中國兒童中心對外交流中心等專業和二級法人機構。中心內設10個處室，正式職工近300人。中心作為綜合性的少年兒童校外教育活動場所，全國少年兒童“心中有祖國、心中有他人“主題活動組委會，全國婦聯家庭教育研究指導中心，中國家庭教育學會、如何更好的庫房和利用這個兒童中心有形資產和無形資產，為了一切孩子，一切為了孩子。最大限度地滿足全國少年兒童及家長的需求是我們追求的最終目標和心愿。