檔案室服務能力建設與提高

杜媛媛

摘要：服務是檔案工作的立身之本。本文闡述了加強檔案室服務能力的意義，分析了提高檔案室服務能力建設的途徑，并結合工作實踐提出加強檔案室服務能力建設的對策建議。

關鍵詞：檔案工作檔案室服務能力

“服務是檔案工作的立身之本”。檔案室服務工作更是檔案室工作的重中之重，必須本著“服務為先”戰略，不斷提升服務能力，提高服務水平，建立健全服務制度體系，全面完善檔案利用體系，為各級領導、各個部門提供利用服務。

一、加強檔案室服務能力建設的意義

（一）能夠更好地體現和實現檔案工作價值

檔案工作的最終目標是要實現檔案的價值。檔案室工作是一個單位的寶貴財富，是業務工作開展的基石和重要保障。只有加強檔案室服務能力建設，不斷提高利用服務水平，使檔案資源有效運用于主要業務工作中，間接或直接地發揮作用，產生實際效果，才能真正發揮檔案的作用，體現檔案資源和檔案工作的價值。

（二）能夠更好地樹立和提升檔案意識

檔案資源如不加以利用則形同固紙堆毫無意義；通過提供利用服務工作，使大家能夠及時便捷地查詢到所需檔案，使檔案資源“活”起來，在工作中使大家在利用過程中體會到檔案工作的重要性、必要性，意識到檔案資源和檔案工作的價值，才能真正樹立起檔案意識，從而越來越關注和重視檔案工作。

二、提高檔案室服務能力建設的途徑

（一）加強檔案資源建設，夯實檔案服務能力建設基礎

檔案資源建設是開發利用工作的前提和基礎。如果沒有完整齊全、整理科學的檔案資源，沒有對檔案資源進行嚴格管理、深入挖掘等基礎工作，檔案服務利用工作就成了“無本之源”，成為“紙上談兵”了。具體從以下五個方面著手加強檔案資源建設。

一是加強制度建設，為檔案資源建設提供制度保障。制定檔案收集、鑒定、整理、管理、統計、銷毀、電子檔案管理等一系列規章制度，建立起完備的制度體系使檔案資源建設中各個環節更加規范化、制度化。

二是加強收集工作，進一步豐富檔案資源。從檔案門類上講，除文件類檔案以外也要注重實物、聲像、照片等門類檔案的收集；從檔案載體上講，既要注重紙質檔案也要注重電子檔案的收集；從檔案內容上講，要加強重大活動檔案的收集力度。從而實現檔案及時、全面收集和管理，不斷充實和豐富檔案資源。

三是加強鑒定工作，確保檔案資源價值。根據國家檔案局8號令，制定完備的、可操作的《機關文件材料歸檔范圍的確定和文書檔案保管期限表》。確定機關文件材料歸檔范圍，劃分保管期限是機關檔案工作的基礎性工作，是做好機關檔案工作的前提，是確保檔案價值和決定檔案命運的關鍵。因此一定要明確機關工作中形成的所有文件材料的歸屬，制定切實可行的收集制度以有力保障檔案鑒定工作。

四是做好檔案解密工作，保證檔案資源得到最大化利用。檔案的解密和劃控工作直接影響著檔案資源的結構和服務工作，因此一定要按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》相關規定，由檔案部門會同保密部門、文件形成部門一同完成檔案的解密工作。并盡量與文件管理部門協商參與文件密級管理工作，使文件在形成時定密工作規范、合理，實現檔案前端控制。

五是加強整理工作，保證檔案資源利用便捷。要根據工作實際情況，采用恰當的分類方法、編號排序方法、上架方法，做好檢索工具編制工作，積極推動電子檔案管理系統的不斷優化，從而保證檔案資源更好地開發利用。

（二）加強檔案信息化工作，拓展檔案服務手段

2009年初，北京市檔案信息會上明確指出“目前我國檔案信息化建設的主要任務是：在國家檔案行政管理部門的統一規劃下，在各級各類檔案館廣泛運用現代信息技術和網絡技術，深入開發檔案信息資源，推進檔案信息上網，提高檔案管理工作的廣度和效率，加速檔案信息的利用。”因此，檔案室檔案工作作為國家檔案事業的重要組成部分，其信息化工作對推進檔案室資源建設和加強服務能力建設也是極其重要的。主要從以下三個方面做好。

一是著重做好傳統紙質歷史檔案數字化工作。“要把紙質檔案數字化作為一項檔案安全工程和檔案方便利用工程?！眰鹘y紙質歷史檔案多以案卷級整理方式進行整理，著錄和編目也是只到案卷級，在實際查詢利用時必須從案卷標題上加以判斷是否可用，再進一步調閱案卷查詢卷中文件。這樣查準率很大程度上依賴整理時檔案立卷是否合理，以及案卷標題擬寫是否準確，如果查準率和查詢效率都很低，頻繁翻查檔案原件也不利于檔案保護，因而不能很好地保障檔案資源建設和利用。所以要盡快實現紙質檔案數字化，才能實現文件級檢索、電子化利用。

二是加強電子檔案管理系統建設。隨著檔案利用需求量的不斷增加，需求的多樣性、廣泛性的增強，所需檔案的相關性查詢，傳統手工檢索提供利用服務已不能滿足用戶需求，電子檔案管理系統應運而生。而后逐步發展，單機版、聯機版，局域網絡間使用、互聯網絡使用，檔案網站建立等一步步發展，不斷滿足不同檔案利用的需求，電子檔案管理系統在現代辦公中已經不可或缺。同時，對電子檔案管理系統進行不斷優化：加強系統的檢索功能，提高查詢效率；強化系統解密功能，提供更多可利用檔案資源；開發照片檔案管理功能，豐富檔案庫。

三是加強電子檔案管理系統與辦公自動化系統的銜接。隨著辦公自動化系統的不斷發展，各單位在文件流轉環節大都采用電子文件形式流轉，因此如果檔案部門還是采用文件歸檔后掃描加工電子化，再進入電子檔案管理系統利用，勢必造成重復掃描、利用滯后。因此要做好電子檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接工作，充分利用文件在進入辦公自動化系統時原件掃描、登記相關要素、傳閱流轉印記等成果，將其直接加載到電子檔案管理系統中。具體是將前期登記要素、傳閱批示印記直接轉化成檔案著錄標引項目，并使文件在兩個系統間轉化的同時完成歸檔相關步驟和工作，并可實現文件隨辦結、隨歸檔、隨利用。

（三）嚴格利用程序，確保檔案在利用過程中的安全

確保檔案在利用過程中的安全，才能更好地保護檔案，以便可持續的提供利用，具體要重點做好以下環節的工作。

一是要確保檔案在利用過程中的安全。建立完善的利用制度，明確利用范圍、權限、方式、手續、時限等。在檔案利用過程中要嚴格遵守利用制度，針對檔案密級和內容分權限審批、分密級管理，嚴格審批手續和利用程序，注意催還，確保檔案利用安全。

二是要加強電子檔案的安全。要制定完善的電子檔案管理系統管理規定，建立完備的系統安全保障機制，通過加強系統各種硬件存放地的安全保衛設施、加強系統管理和操作人員的安全保密教育、增強分級管理和分級控制權限的技術手段、加強數據備份和日志管理、加強系統監控等方法，實現和保障電子檔案系統的安全。

（四）注重檔案利用效果反饋，提高檔案服務質量

要注重利用效果的信息反饋和注意收集匯總，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的問題，不斷提高利用效率和利用效果。不斷分析總結，提高利用效果，切實加強檔案服務能力建設。

一是檔案利用時督促利用者認真填寫檔案利用（借閱）登記表。在利用登記表中詳細登記利用者、利用內容、利用目的、，審批簽字印記等，既方便針對借閱檔案的催還工作，又方便檔案統計工作，同時可作為對檔案利用效果分析的重要依據。

二是定期對檔案利用狀況進行分析，找出利用規律、利用側重點、重點利用部門、主要利用目的等。比如：某張照片檔案、某幾份工作參考重要文件、某卷歷史檔案等利用頻繁，可單獨記錄重點管理，做到心中有數，以便利用時能快捷提供服務。

三是不定期調查利用效果。通過電話問詢、歸還檔案時問詢、發放利用效果反饋表、征集檔案利用實例等方式，收集利用效果，并進行匯總分析。

四是召開座談會，調查需求、利用效果和希望改進方向，更好地提高利用水平。

（五）加強檔案資源開發，推進檔案服務深度

“要深入研究發掘檔案內容，對檔案信息進行整合、加工、提煉，使檔案信息產品具有綜合性、條理性、知識性、思想性，使檔案服務深化、增值?！?/p>

一是積極采用多種途徑努力做好檔案查詢利用工作。查詢利用是利用服務工作的主要方式，因此要著重探索創新查詢手段、拓展檢索途徑來提高查全率、查準率和查詢效率，最終實現全文件級檢索。具體方式如下：一方面對采用案卷級和文件級不同整理方式整理的檔案分別編制檢索工具；一方面按不同的著錄標引要素編制多角度檢索工具；一方面不斷優化電子檔案管理系統，大力推進電子檔案查詢利用工作，更方便、更快捷地提供利用。

二是主動尋找切入點扎扎實實做好檔案編研工作。檔案編研工選題要準、要新、要貼合工作重點和工作實際，同時注重時效性；內容要盡量完整，注意全面的、系統的進行收集、篩選、編纂1；編纂要注重工作效率，不能滯后于實際工作需要?？傊?，檔案編研要對單位主要和重點工作有針對性、有實際效用，不能為了編研而編研，脫離實際工作。必要時可以聯合相關部門進行聯合編研，更好、更廣泛、更貼近工作范疇。

三是采用多種形式主動提供檔案資源利用。檔案工作者還要開動腦筋想辦法，爭取采取多種形式主動提供利用。比如，舉辦單位歷史及榮譽展，對職工進行思想教育；針對單位階段性、重點工作舉辦主題展；建設檔案信息網站，提供檔案利用。

（六）提高檔案工作者素質，提高檔案服務能力

要切實做好并提高檔案室服務工作，提高檔案工作者思想意識、自身素質和能力是提高檔案室服務能力的關鍵。

一是檔案工作者要提高意識，實現自身觀念和職能的轉變，不斷推動檔案服務工作。工作中要變“被動”為“主動”，實現從“后臺”到“前臺”的轉變，要增強主動服務意識。要將主要精力放到對檔案資源的管理上，不斷推動檔案資源的開發和利用工作。

二是檔案工作者要不斷提升自身素質，促進檔案服務工作。提高對檔案資源綜合管理的能力，不斷整合開發檔案資源，從而推動檔案利用工作。注意自身檔案專業知識的更新，注意與檔案專業相關的延伸學科知識的學習和汲取，在檔案數字化、信息化的趨勢下，注重計算機、網絡安全等相關知識的學習中從而更好地完成檔案工作。

參考文獻：

[1]《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》問題解答，中國檔案出版社2007年

[2]《楊冬權在檔案信息資源開發利用試點工作總結會議上的講話》楊冬權2007年

[3]《關于轉發〈楊冬權同志在全國檔案局長館長會議上講話〉的通知》2010.12

[4]《在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話》楊冬權2010.5

作者單位：中國人民銀行營業部