論企業檔案工作的創新與發展

馮英

摘要：檔案作為與企業同步發展的核心信息資產，在企業管理等方面發揮著重要作用。加強企業檔案信息化建設，是企業檔案工作的目的，是實現檔案事業可持續發展的基礎。人類社會的所有領域都存在創新，都需要創新。檔案工作的創新是促進檔案事業發展的重要因素，是檔案事業發展的永恒主題。

關鍵詞：企業檔案存在問題檔案信息化建設檔案工作的創新

一、企業檔案工作面臨的問題與挑戰

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，是企業內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，是構成企業核心競爭力的重要因素。在市場競爭白熱化的環境下，多數企業利潤出現滑坡甚至虧損，檔案工作陷入困境，傳統檔案管理模式難以為繼，主要表現在：

1.企業檔案工作邊緣化

企業降低管理成本，削減管理層次，精簡管理機構，裁減管理人員，以提高市場應變能力。在企業扁平化過程中，檔案機構和檔案人員往往成為清理的重點對象。許多企業在薪酬方面，檔案人員的工資水平低于其他部門工作人員，甚至一些具有高中級技術職稱的檔案人員不再享受原有的職稱待遇。如某大型國企，建設初期，檔案機構是處級單位，檔案工作遇到難處，主管經理通過檔案處領導的信息反饋，能及時掌握實情，在人、財、物方面對檔案部門給予了極大的支持，而且工資待遇與其他處室也完全相同，因此，當時的檔案工作開展得相當順利。如今，檔案機構幾經精減，最終變為科級部門，今天合并到技術中心，明天又掛靠到公司辦公室，檔案工作不再是所屬部門工作的重點，集團高管也不掌握檔案機構工作的實際情況，使其工作不能提到企業工作的議事日程上。同時，隨著企業的做大做強，其主業由當時的一條生產線變為七條生產線，下屬公司也逐步增多，檔案的館藏量由原來的兩萬多卷，增加到九萬多卷，過去基本上保存紙質檔案，而現在還要將紙質檔案轉化為電子數據，人員少了，工作量卻增加了，而工資待遇卻沒有增加。造成的直接后果就是檔案人員工作無積極性，企業檔案管理水平的下降。

2.企業檔案管理模式的老化

檔案的現代化管理已經從根本上動搖了傳統的檔案管理模式，電子檔案的歸檔模式、標準至今未得到很好的解決。許多企業檔案機構，面對大量電子文件的涌現，仍然固守傳統的針對檔案實體的管理模式，使得企業的電子文件自生自滅，造成了檔案資源的嚴重流失。由于部分企業領導對檔案工作不重視，看不到檔案信息資源給其帶來直接的經濟效益，所以不注重企業信息化建設，使得企業的OA辦公系統，ERP生產管理系統，以及財務、銷售、供應等管理系統與企業檔案電子管理系統相脫節，造成了企業大量電子檔案信息資源的流失。

檔案信息化建設的目的在于如何利用信息技術更好地為企業提供檔案信息服務。不少企業檔案機構為迎合上級檔案部門檢查或與同行業進行競爭，盲目地進行檔案信息化建設，只重視檔案管理系統的建設，忽視檔案信息資源的開發與利用，使得檔案信息管理模式實效性不高。筆者認為企業應將重要職能管理機構的軟件管理系統與檔案電子信息管理系統相連接，使檔案機構成為從企業各個職能部門所形成的電子檔案信息源頭，采集大量檔案信息資源，從根本上確保企業檔案信息資源收集工作的完整、準確與系統。

3.企業檔案工作面臨困境的根本原因

企業檔案工作陷入困境的根本原因是，企業為提升市場競爭力，將絕大部分資源與精力集中在生產管理、技術研發、市場營銷、財務、人力資源管理等能直接創造價值的業務環節上。傳統的企業管理機構注重保存企業歷史，忽視了創造現實價值，而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加企業管理成本，自然就成為被精簡的對象，因而被企業管理層冷落。

總的來說，企業檔案工作要努力適應以資產為紐帶的管理模式，企業主業是什么，檔案管理的重點就是什么，它是為提高企業核心競爭力服務的。企業檔案工作如何適應市場經濟，為企業在競爭中求得生存和發展，是擺在企業檔案人員面前的一個急需解決的問題。隨著國家工作重心轉向經濟建設之后，企業由生產型轉為生產經營型，企業對檔案需求的內容和數量也相應發生了變化，這就需要我們檔案工作者解放思想、更新觀念，樹立市場意識，不斷探索，勇于創新。

二、信息技術的發展對企業檔案工作的沖擊

進入21世紀以來，我們正在步入信息社會，信息化是當今社會發展的方向和趨勢。檔案信息化是檔案部門運用現代化信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。企業檔案信息化建設就是應用數據庫技術、數據壓縮技術、掃描技術等現代信息技術手段，將原有的紙質文件、聲像文件等傳統介質文件數字化，將新產生的檔案信息系統地組織成具備有序結構的檔案信息庫，使企業檔案管理部門為企業的發展提供可靠、全面、準確、及時的檔案信息，有計劃有步驟地實現企業檔案信息資源的共享。

檔案信息化基礎建設是實現檔案管理現代化的基礎與前提，主要包括系統軟件、硬件設備、網絡環境等。企業檔案部門要根據企業現有的資金與實力，配置相應的軟硬件設施，保證系統軟硬件設施的質量與性能，滿足檔案信息化業務的順利開展。

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的核心內容，主要包括檔案信息的數字化、檔案信息利用的網絡化、檔案信息檢索的自動化、檔案信息管理的一體化及檔案信息資源共享五個方面。

總之，面對信息技術的挑戰，企業必須大力進行網絡資源建設，全面實現資源共享，為企業及社會提供豐富的信息資源和最優質服務。

三、創新是企業檔案事業發展的永恒主題

創新是一種精神，一種態度，一種深層次的文化，是一個國家興旺發達的不竭動力。只有創新，才有發展，因為創新是對常規的突破和發展。創新是企業發展的動力。只有將檔案管理緊緊融入企業的生產、建設和管理中，檔案的管理才能有生機與活力。企業檔案創新工作應在創新思維、創新管理、創新人才方面下工夫。

1.創新思維

牛頓說：“我只是整天想著去發現而已”。創新思維是可以培養的，只要擁有創新的意念，整天想著去發現，思路就會源源不斷地涌現出來。

創新需要打破思維定式。作為檔案部門，往往習慣了數十年所形成的老傳統、老套路，恪守老經驗、老做法，日復一日，年復一年地從事重復性工作。但經驗告訴我們那只是過去成功的過程，并不代表未來如何成功。隨著企業的迅速發展，檔案收集范圍及數量日趨增大，傳統的檔案分類規則，已不適應企業現實發展的需要。我們打破了常規，將文書前四類檔案調整為三類，即黨群檔案、行政檔案、經營管理檔案，將技術管理、經營管理檔案合并為經營管理檔案。因為，立卷部門檔案人員很難準確分清其業務部門產生的文書檔案，那個屬技術管理類、那個屬于經營管理類，鑒于兩者都屬于企業在經營管理中產生的業務檔案文件，所以統一歸屬經營檔案類。黨、政、工、團自發文及上級來文的紅頭文件——為黨群檔案；行政辦公室自發及上級來文的紅頭文件——為行政檔案。在檔案的整理方面，我們重在收集檔案文件的內容完整，不再注重文件的裝訂。如此，效果是檔案分類準確，查找方便快捷，為立卷歸檔人員減少了大量繁瑣的工作環節，大大提高了工作效率。

2.創新管理

在社會主義市場經濟體制和現代企業制度下，企業的一切活動都是圍繞創造價值、實現利潤最大化這一根本目標而展開的。企業檔案工作發展的內部動力應源于為企業的價值創造活動服務，為企業實現利潤最大化服務。傳統的企業檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業基本活動的歷史記錄，忽視積極主動地為企業的現實工作服務。如我企業建設初期，我們只注重對建設項目文件材料及紅頭文件檔案的收集與保管。隨著企業的不斷發展與壯大，各子公司及下屬單位的各類檔案逐漸形成，甚至造成積壓。我集團公司檔案機構為加強對二級單位的管控力度，開展了深入基層調研與幫扶工作，使許多直接為企業帶來經濟效益的重要職能機構的檔案被及時接收與歸檔。如機關職能處室的各種經營管理檔案、集團各控股法人單位的會計檔案、產品質量辦證書等產品檔案、技術研發、科技創新的科研檔案、大型設備采購的國內外合同檔案、國內外備品備件合同檔案、物料采購合同檔案、技術改造項目檔案等，由此豐富了企業檔案的館藏量，擴大了檔案服務范疇，為企業的技術改造、財務審計、股票上市、反傾銷、資產核算、質量、安全、環境認證等提供了優質服務，體現了檔案工作為企業創造價值、獲得高額利潤、服務大局的宗旨。

3.創新人才

人，是社會進步的主體，是檔案工作的第一資源，是開拓檔案事業持續發展的根本所在。

檔案人員素質直接影響檔案工作和檔案信息資源的開發與利用。

長期以來，檔案人員由于不受企業的關注，往往處于安于現狀、不思進取、知識老化、狹窄的現象比較多見，嚴重阻礙了企業檔案事業的發展。

比如，企業集團專職檔案人員年齡偏高，男女職工比例嚴重失調，學習檔案專業學科的人員少。因此，檔案人員的整體專業素質存在專業技能水平不高，計算機技術運用水平低下等問題。

要提高本企業檔案工作的競爭力，引進既有檔案專業知識，又熟悉計算機及相關學科的復合型人才勢在必行。同時，也應要有計劃有組織地對現有的檔案人員進行相關的專業技能培訓，以改變目前檔案工作動力不足的現狀，來適應當今檔案工作的需要。

企業檔案作為重要信息收集、保管和開發利用的檔案、，面臨著信息網絡化、檔案信息資源開發利用和管理多樣化的改進，在不斷適應新的形勢下，企業檔案管理工作必須加快速度，努力適應新時代對檔案工作的需要。

參考文獻：

1“企業檔案工作回顧與展望”——中國檔案學會企業檔案學術委員會

2完全論文網www.alllw.com，“論檔案管理工作的信息化建設”——劉春金

3完全論文網www.alllw.com，“淺議檔案信息管理創新”——陶紅

作者單位：天津鋼管集團股份有限公司