企業重組中加強檔案管理的思考

王瓊

摘要：企業重組是對企業產權、債權債務、資產管理、組織機構及經營模式開展的企業改組、整頓與整合過程。在此過程中，作為企業基礎性工作之一的檔案往往處于一個無序、失控的工作狀態。本文分析了企業重組過程中出現的若干檔案管理問題，并結合中國兵器晉西工業集團有限責任公司實際情況，展開了對策性研究，以期待對企業重組后保持企業經營管理信息的連續性和企業的持續發展起到推動作用。

關鍵詞：企業重組檔案管理管理機制

近年來，一大批國有企業根據國家整體戰略的需要，進行了多種形式的企業重組。企業重組后，競爭力得到提高，活力明顯增強。然而，企業資產重組、改組和結構調整必然引發企業資產、產權、人員、債務的變動，而檔案管理工作作為企業管理的一部分，其所有權和管理狀況也會發生變動。如何保存好原企業的重要檔案并依法處置，同時又及時創建重組后新企業經營管理模式下的檔案管理機制，就成為企業檔案工作的一項重要任務。

關于企業重組的檔案管理工作，在國家檔案管理中很早就出臺了相關決定、規定，并且見諸檔案法律法規中。然而，國家有關規定都是粗線條的，如何采取有效措施將這些管理要求落實到位呢？結合中國兵器晉西工業集團有限責任公司（以下簡稱“晉西集團”）的檔案工作情況將提出以下思考與做法：

一、企業重組期間要加強對文件材料歸檔的監督指導

被重組企業的各類檔案在重組工作開始以前，都已經按照年度檔案管理工作計劃歸檔入庫，所以在檔案的移交及收集過程中，這一部分檔案基本不會出現散漏、遺失問題。但是，對于企業重組前后的資料收集歸檔就相對比較困難，主要有三個方面的原因：

一是重組期間組織管理可能會出現空白。企業重組工作中通常由公司高層領導或是由被重組企業以外的第三方成立臨時性工作或是項目小組來執行運作，而具體負責檔案管理工作的人員極少，有資格參與重組事宜甚至沒有。因此，企業重組期間的重要文件資料往往在臨時性機構保管留存，在企業重組完成之前，重組工作往往又在保密的狀態下進行，這不僅極易造成重組材料的遺失，還增加了檔案人員收集重組工作相關材料的難度；

二是部分檔案部門無制約措施造成檔案管理人員責任心不強。在企業重組過程中，由于員工的思想波動及工作狀態不穩定，在部門調整、辦公室搬遷、人員整合的過程中，由于制約措施不到位往往將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的該移交未移交的檔案資料丟失嚴重，嚴重影響了檔案的完整性；

三是主管領導忙于重組中的一些大事，對檔案工作可能無暇顧及。在企業重組過程中，無專門的人員和資金保障檔案管理工作，這種境況給檔案管理帶來了相當大的工作難度。因此，必須在重組工作開始前，對重組企業的檔案管理有一個統籌規劃，要向有關的領導及工作人員宣傳檔案法規及國家檔案管理的有關規定，檔案人員要以高度的責任感去加強監督和指導，唯此才能保證企業重組前后及重組過程中的檔案得到及時歸檔和妥善保管。

具體做法是：第一，加強檔案宣傳力度，提高全員檔案管理意識。在重組前后，公司通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導、專兼職檔案管理人員及員工的檔案管理意識，使之認識到維護檔案的完整與安全在資產重組過程中的重要性，從而使公司重組前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。第二，統一領導，加強管理力度。做好檔案管理工作組織建設，成立由單位領導為組長、各部門負責人為副組長的檔案管理領導小組，檔案管理小組在企業重組過程中要及時與重組責任部門和主管領導聯系，主動要求介入重組領導小組并成為其成員，親臨其境全面負責檢查、指導和接收重組過程中形成的檔案資料。第三，建立健全檔案管理工作制度，規范管理標準。公司重組后檔案管理部門根據公司實際情況重新制定檔案管理工作制度，一是可以用制度來規范檔案管理，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求實施，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序做出明確規定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全。二是用制度去保障檔案工作，通過重新建立一系列管理制度，如重新制定《檔案管理辦法》、《歸檔文件整理規則》、《聲像實物檔案管理辦法》等，確保檔案工作在新的環境下有序開展、規范管理。

二、要堅持檔案工作統一管理的原則

按照檔案管理相關規定，企業各種門類和載體的檔案都應集中統一管理。但是，由于被重組企業多數地處不同的省份和不同的位置，且大多數的企業實行本單位自行管理檔案的模式。企業重組后，要堅持統一管理的原則，確實存在很多可能。比如，改革重組整合后公司面臨著檔案館庫房有限，原有的檔案管理設施不夠健全或不配備，檔案安全保管資金存在較大缺口，被重組企業檔案工作人員的專業結構不夠合理，原有的檔號類別設置不盡相同等，這些問題都會成為重組后檔案難以統一管理的限制性因素。因此，必須在堅持檔案統一管理的原則基礎上，根據實際情況進行變通和調整。

比如，過去一個立檔單位只能有一個全宗號，但現在被重組后，原先各企業的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制、檔案的管理系統不盡相同，如果不進行調整和變通，就會導致重組后的企業檔案管理存在著各單位檔案管理體制不統一、導致在檔案管理軟件系統中進行電子目錄錄入時因檔號重復而無法錄入等現象。所以必須按照重組后的要求，或者編制參照體系進行重新整理。這些工作需要一定的人力物力必要的保證。如果不能進行相關的調整或者重新整理，會給日后的檔案安全管理和有效利用埋下隱患。

我們的做法是：首先，加強重組企業檔案隊伍建設，推進隊伍素質提升。企業重組中，各參組單位原檔案管理模式不盡相同，管理水平參差不齊，要保證重組后檔案管理規范統一，除制定有關檔案管理制度外，合理配備檔案工作人員，建設一支忠誠事業、業務精良、結構合理的檔案工作隊伍將是做好檔案工作的重要保障。我們建立了覆蓋企業各部門、項目組的兼職檔案員網絡隊伍。企業的大部分的生產經營活動由各部門、項目組實施完成，而兼職檔案員身處部門、項目組一線，掌握、了解部門班組的活動進展情況，這對及時收集有價值的歸檔資料起到關鍵的作用。實踐證明，只有建立相對穩定的專、兼職檔案員工作網絡體系，做到檔案工作群抓群管，才能保證檔案管理工作正常有序地開展。

其次，針對企業重組后，實體檔案存在多個全宗、檔號重復、檔案保管地點分散的這種情況，我們及時開展對企業庫存實體檔案的利用頻率、價值大小進行分析、鑒定，在必須分庫房管理實體檔案的前提下，按照便于管理、利用的原則，對重組企業的各類實體檔案進行整合、歸類存放。其次，依據原各企業的成立先后順序、內容多少、重要程度等實際情況，開展對庫存實體檔案的檔號重新編制工作，使其由多個全宗順利地過渡到一個全宗，以避免在電子目錄錄入時出現檔號重復現象，以確保實體檔案、電子目錄的一致性。

重組后的晉西集團將堅持“戰略引領、科技創新”的發展方針，圍繞提高經濟運行質量、構建子集團運行機制兩大任務，推進在思維、技術、管理三個領域的創新，努力實現集團化管控、市場化運作、專業化經營、規模化發展四個方面突破，全面提升企業在國家、行業、地方經濟和市場中的話語權和影響力，努力打造兵器一流子集團、構建和諧新晉西！同樣，晉西集團的檔案工作通過管理整合，最大限度地優化公司檔案管理資源配置，更大范圍地統籌謀劃檔案管理工作，有效實施扁平化、專業化管理，更快地推進檔案信息化建設，進一步提升檔案管理水平，從而更好地服務于公司各項生產、經營、科研、管理活動，為企業的做大做強提供有力保障。

作者單位：中國兵器晉西工業集團有限責任公司