醫(yī)院檔案利用管理方式的思考

和興蘭

摘要：北京市昌平區(qū)婦幼保健院針對檔案利用的現(xiàn)狀及存在的問題，在管理理念、管理內(nèi)容、管理方式方面進行了創(chuàng)新，取得了明顯的成效。以前我院的檔案管理使用傳統(tǒng)封閉的手工管理方式，現(xiàn)在我院在檔案的收集、利用、管理、服務(wù)等方面借助院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，采取現(xiàn)代信息技術(shù)服務(wù)方式，為利用者獲取信息提供了最佳途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案檔案利用管理方式

現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展時代，從互聯(lián)網(wǎng)上直接獲取最新檔案信息，超越了傳統(tǒng)的檔案檢索范疇及管理方式。昌平區(qū)婦幼保健院的檔案，記錄了醫(yī)院從成立到發(fā)展壯大的歷程，反映了醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展，是醫(yī)院珍貴的信息資源。在檔案利用方式上采取了新的管理模式，從挖掘檔案信息資源到提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，都借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以達到檔案管理開放和服務(wù)的目的。

一、傳統(tǒng)封閉的利用管理方式

檔案原件的提供：根據(jù)利用者的需求，檔案員按照院里規(guī)定將檔案材料直接借閱給利用者。檔案復(fù)印件的提供：檔案員將檔案材料的內(nèi)容進行部分復(fù)印，或?qū)⒄掌膹?fù)制品直接提供給利用者。檔案科研成果的提供利用：根據(jù)利用者的申請，依據(jù)檔案內(nèi)容出具的書面證明材料進行提供。

圖1表示：根據(jù)行政科、人事科工作的特殊需求，向檔案管理部門提出申請，并出具書面證明、身份證明，檔案管理員對材料進行審查核實，并對借閱人申請的內(nèi)容進行審查，決定檔案信息能否提供，最后再進行提供利用。這種管理方式明顯存在著局限性。

1.從利用上看，檔案材料的利用存在一定的局限性，只能給行政、人事科工作的特殊需求者提供服務(wù)。不能滿足大多數(shù)利用者的需求，影響檔案的利用率。

2.從管理上看：檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制。

3.從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發(fā)現(xiàn)利用者的需求，以至于無法主動地提供服務(wù)。

4.從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺[2]。

所以，傳統(tǒng)檔案利用管理方式是一種被動封閉的模式，導(dǎo)致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發(fā)揮。

二、改變服務(wù)理念，促進交流合作

昌平區(qū)婦幼保健院檔案管理人員用科學(xué)發(fā)展觀武裝頭腦，積極實踐，努力工作，增強了檔案主動服務(wù)理念，定位檔案的職能作用，成為醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵[1]。傳統(tǒng)檔案管理方式主要是為院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、財務(wù)科、基建科、設(shè)備科、婦保科、兒保科等提供查找、借閱、復(fù)印各種材料提供服務(wù)。有一些檔案僅僅作為醫(yī)務(wù)人員科技成果資料的憑證來進行倉儲和保管。這種方式不符合信息資源共享和開放應(yīng)用的要求。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案室傳統(tǒng)的檔案管理方式、服務(wù)方式必然發(fā)生改變。為滿足利用者的需求，必須拓展醫(yī)院內(nèi)部交流、檔案職能和定位服務(wù)，改變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，進一步推動檔案利用管理工作上一個新臺階。

第一，在醫(yī)院內(nèi)部以院刊等方式定期向職工公布檔案資料和近期的科技成果、有獎?wù)撐囊约訌姼骺剖抑g的溝通和交流。第二，加強科技信息的分類指導(dǎo)，把科技成果轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，為科技創(chuàng)新提供信息支持平臺，從而更加有效地向同行提供信息資源。第三，在醫(yī)療、科研、科教、人事等方面為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的參考資料，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供決策依據(jù)。第四，將科技檔案、專業(yè)檔案、文書檔案等與醫(yī)院信息資源進行整合，使醫(yī)院檔案工作納入醫(yī)院整體的辦公自動化系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)上共享。

另外，昌平區(qū)婦幼保健院將一些非涉密的檔案信息公布在院內(nèi)OA網(wǎng)上，在有效地整合信息資源的同時，對當(dāng)前的檢索利用工作中的規(guī)章制度進行修改和完善，讓檔案信息為全體職工服務(wù)，以滿足開放式的檔案利用管理方式的需要。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的醫(yī)院檔案利用管理方式

我院的檔案利用在理念上進行了改變，放寬了服務(wù)范圍，面向廣大職工，在以往服務(wù)群體的基礎(chǔ)上增加了職工、門診科室、體檢科、醫(yī)保科、科教科、綜合辦公室等。而檔案利用也從以前的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，并可以根據(jù)利用者的反饋意見，隨時提高檔案的服務(wù)水平。如圖2

1.根據(jù)不同需求者，把檔案利用者劃分為職工、門診科室和行政科室。這樣，就將以往檔案利用服務(wù)主要圍繞行政科室擴展到全院職工服務(wù)領(lǐng)域。

2.拓展醫(yī)院檔案利用管理方式，為加強檔案利用工作，檔案室增加了檔案推送服務(wù)和制定服務(wù)。推送服務(wù)是檔案員親自下到各科室，了解科室需求，主動提供檔案信息服務(wù)。制定服務(wù)是檔案員根據(jù)科室的特定主題，提供特定的檔案材料，經(jīng)過身份的認證，通過院里OA網(wǎng)絡(luò)傳遞給利用者。這兩種方式不僅擴大了利用者的范圍還提高了醫(yī)院檔案定向的利用率。

3.通過醫(yī)院OA網(wǎng)留言等方式把上級領(lǐng)導(dǎo)、職工、門診科室、行政科室等部門的檔案利用需求和好的建議及好的方法等反饋意見收集整理，以便檔案管理人員及時改進服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容。

4.建立了嚴格的網(wǎng)絡(luò)信息保密審查機制，結(jié)合工作流程和特點，明確保密審查的責(zé)任，為醫(yī)院檔案利用管理方式有序運行創(chuàng)造了良好環(huán)境。

四、重視檔案信息人才隊伍的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)過程中，檔案人才隊伍的建設(shè)是檔案發(fā)展的要素。在加強檔案各類知識的培訓(xùn)中，把檔案管理基礎(chǔ)知識、檔案分類原則、整理方法、實際工作中容易出現(xiàn)的問題及解決方法作為培訓(xùn)內(nèi)容之一，使檔案管理人員對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)有了一個更為系統(tǒng)、全面的了解。同時要培養(yǎng)和強化檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)安全意識，為檔案數(shù)據(jù)安全管理工作提供有力的人才保障。

總之，數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài)，它把不同載體，分散于不同地方的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互連接，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享[3]。現(xiàn)代管理理念就是不斷整合醫(yī)院檔案信息資源，創(chuàng)新檔案利用管理方式，提高檔案信息利用服務(wù)水平，真正實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息資源共享。

參考文獻

[1]張偉，郝桂蘭.醫(yī)院科技檔案應(yīng)實施開放式管理方式[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理，2006.19（6）：368-328.

[2]王燕.電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的探討[J].北京檔案，2008（6）：19-21.

[3]郝培來.談醫(yī)院科室檔案管理創(chuàng)新[J].北京檔案， 2010（10）：32-33.

作者單位：北京市昌平區(qū)婦幼保健院