淺談醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

遲秀梅

一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

1.有利于全院信息的整合共享

21世紀是信息化爆炸的時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經越來越不能適應新形勢的發(fā)展需要。利用網絡化優(yōu)勢創(chuàng)新檔案管理是未來的必經之路，可以實現檔案資料收集、整理、應用自動化，以及信息資源的高度整合和全院共享，滿足醫(yī)療、護理、教學、科研等各項工作的信息需求。

2.有利于提升管理者的決策力

通過創(chuàng)新和完善檔案管理制度，能夠使醫(yī)院信息更加真實、準確、完備，檔案歸檔效率和質量顯著提升，為醫(yī)院管理層科學決策提供可靠的信息依據，確保醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展。

3.有利于促進醫(yī)院文化建設

檔案記錄著醫(yī)院歷史，是醫(yī)院文化的載體。通過創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，廣泛吸收各類信息資料，從中凝聚、提煉出醫(yī)院特有的文化精髓，既能起到繼承和發(fā)揚的作用，又可以為加強醫(yī)院文化建設提供新的思路。

4.有利于醫(yī)院節(jié)能增效

隨著醫(yī)院信息化程度的不斷加強，醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、影像歸檔和通信系統(tǒng)（PACS）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）、電子病歷等技術的引進和應用，醫(yī)院檔案逐步向無紙化方向發(fā)展，檔案管理更加方便、高效，同時也將為醫(yī)院節(jié)省大量人力、物力。

二、醫(yī)院檔案管理工作現狀及存在問題

1.對檔案管理重要性認識不足

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，反映了醫(yī)院歷年來的經營和管理情況，對醫(yī)院管理和發(fā)展有著十分重要的作用，但是醫(yī)院職工對檔案管理的認識還比較淡薄。如臨床、醫(yī)技科室人員，工作重心主要放在新技術研發(fā)、醫(yī)療質量提高、業(yè)務開展等方面，對檔案管理的重要性和必要性的理解不深，認為檔案的收集、整理、匯總工作無足輕重，不屬于自己的職責范圍。原本科室開展了大量值得記錄保存的重要工作和有意義的活動，卻未能形成檔案資料，造成檔案歸檔不及時或信息來源不足等問題。

2.檔案管理制度建設仍需完善

檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一個環(huán)節(jié)，得到越來越高的重視，然而同醫(yī)療、人事、行政、財務、后勤管理相比較，檔案管理在制度建設方面還存在很大差距。主要表現為：檔案管理制度不完善，沒有形成科學、統(tǒng)一、完整的管理標準，各科室根據自己的理解和經驗進行管理，許多應該納入管理的檔案沒有納入管理等；管理機構不健全，檔案的收集、整理、保存、監(jiān)管等職責沒有明確到人；檔案管理缺少工作質量和目標考核，難以保證檔案的高質量、高數量、高效率。

3.檔案保存不集中，管理較分散

醫(yī)院的文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等一般由綜合檔案室統(tǒng)一保存管理，某些特殊檔案則必須由職能科室管理。如住院患者的病歷檔案必須設立專門的病案室保存，由帶有醫(yī)療管理職能的醫(yī)務處負責管理；照片、影像、錄音等各種數字化資料，必須由配備多媒體存儲設備的部門保存管理。其他如人事檔案、科研檔案等，都因其專業(yè)性，需要相關職能科室保存管理。分散的管理，不利于檔案的完整、安全和綜合利用，容易造成人力、物力和空間的浪費。

4.檔案管理人員專業(yè)能力不強

醫(yī)院檔案管理員普遍由辦公室文秘兼任，科室檔案管理員一般由本科職工兼任，兼職管理人員的精力有限，水平參差不齊。醫(yī)院通常更加重視醫(yī)療技術人員的教育培訓，沒有將檔案管理人員的培訓納入計劃和要求，檔案管理員專業(yè)知識欠缺，業(yè)務能力不能滿足檔案管理工作的發(fā)展要求，更談不上進步和創(chuàng)新。

5.檔案管理方面投入力度不大

為滿足群眾日益增長的就醫(yī)需求，醫(yī)院集中資源用于增加醫(yī)療設備和病房，而檔案室卻存在用房緊張，設備陳舊等問題，難以完全達到檔案管理防塵、防火、防盜等“八防”要求。檔案管理的數字化、網絡化建設投入不足，檔案的計算機管理只應用于資料的保存、檢索等簡單層面，難以實現辦公自動化和檔案信息資源高度共享，一些檔案的收集、錄入、查詢還停留在手工操作上。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的探索

1.創(chuàng)新管理理念

以推動醫(yī)院科學發(fā)展為理念。通過對歷年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析，為醫(yī)院健康發(fā)展提供有效依據，更好地為醫(yī)院各項工作服務。

以全心全意服務患者為理念。醫(yī)院管理的終極目標就是更好的服務患者，檔案管理作為醫(yī)院管理的一部分，要時刻圍繞服務患者的理念，不斷提高檔案管理水平。

以傳承醫(yī)院先進文化為理念。醫(yī)院開展新技術、新項目、實施特色診療、推出先進典型等工作的資料檔案都是醫(yī)院的先進文化，應該通過加強檔案管理把他們傳承和發(fā)揚下去，發(fā)揮其長期作用。

2.創(chuàng)新管理模式

醫(yī)院檔案管理應做到三個統(tǒng)一，即統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。醫(yī)院成立檔案工作專項領導小組，明確人員責任，形成主管院長全面領導，辦公室主任負責，職能科室負責人為成員的三級管理模式。制定《檔案工作人員崗位責任制》、《檔案歸檔制度》、《檔案室管理制度》、《檔案借閱保密制度》、《檔案鑒定移交銷毀制度》、《檔案資料統(tǒng)計制度》等13項規(guī)章制度，使檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據可依。在檔案管理方面做到嚴把質量評查關、移交簽字關、檔案驗收關，從而保證檔案質量。

創(chuàng)新管理手段

檔案管理信息化就是將現代化計算機技術、信息通信技術，充分運用于檔案資料的處置、保存、管理和應用，是目前最為有效的管理手段。為營造醫(yī)院信息化環(huán)境，醫(yī)院更新升級了HIS系統(tǒng)和PACS系統(tǒng)，為檔案管理信息化改革奠定了基礎；啟動電子病歷系統(tǒng)，提高了病歷書寫效率，便于病歷的網絡監(jiān)督和質量控制；引進河北省科怡檔案管理系統(tǒng)，建立檔案電子目錄，提高了檔案查詢、管理、利用水平；增強外網、內網功能，引進OA辦公系統(tǒng)，各類檔案如通知、公告、信息、文件等全部通過內、外網站和辦公系統(tǒng)發(fā)布，推進了無紙化辦公進程；在市級醫(yī)院首家引入醫(yī)療機構醫(yī)療器械管理系統(tǒng)，為醫(yī)院設備和材料建立電子檔案，實現了設備和耗材資料存儲、信息查詢、產品過保質期預警等功能。

創(chuàng)新管理內容

醫(yī)院以開展權力運行監(jiān)控機制建設為契機，建立權力運行監(jiān)控機制網絡平臺，實現了對醫(yī)院決策權、人事權、基建權、財務權、采購權等六項重要權力運行過程的動態(tài)監(jiān)控。如招標采購項目，必須將招標公告、招標過程、招標結果等環(huán)節(jié)以文檔形式上傳至網絡平臺，否則該項目的進度條以紅色預警。相當于為每項重要工作建立了一份“權力運行過程檔案”，權力運行情況和內容一目了然，便于監(jiān)督。建立供應商誠信電子檔案，存儲了所有與醫(yī)院有業(yè)務往來的藥品、器械供應商及施工單位的廠家信息，工程或合同結束后，可對供應商或單位進行誠信度評價，為醫(yī)院今后選擇供應商提供了依據。

（作者單位：石家莊市第一醫(yī)院）