事業單位人事檔案管理工作的幾點思考

呂慧燕

事業單位是經濟社會發展中提供公益服務的主要載體，是我國社會主義現代化建設的重要力量。隨著事業單位的改革與發展，事業單位人力資源管理工作日趨社會化、復雜化和多樣化，面臨許多新問題新形勢新要求，特別是事業單位人事檔案管理工作，存在著重視程度不夠、業務水平不高和設備保障不足等諸多問題。本文針對事業單位人事檔案管理工作中存在的問題，綜合分析后提出方法對策。

一、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

事業單位的改革和發展離不開人才，人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息源，充分反映出人員的德才績效、工作履歷、獎懲情況等重要經歷，是人力資源管理過程中的重要工具。事業單位無論是招聘管理人才、技術人才、后勤人才，或是考核、任免、獎懲、晉升，都不能忽視人事檔案的重要作用。目前，事業單位人事檔案的使用需求日趨復雜多樣，對檔案信息的準確、詳實和全面提出了更高要求。隨著事業單位人事制度改革的不斷推進，事業單位人事檔案管理工作與整個經濟社會的互動更加頻繁。同時，事業單位人事檔案也不再僅僅局限于單位組織內部使用，與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，也從中暴露出很多問題。

一是單位領導對人事檔案管理工作重視不夠。長期以來，事業單位領導對人事檔案管理工作的認識往往存在誤區，認為人事檔案管理工作就是收集檔案、整理資料類的輔助性工作，不像職稱、工資和社會保險等業務工作重要，只要保管的檔案不丟失，能應付日常的查閱任務即可，對工作標準要求較低。因此，事業單位往往容易忽視將人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作缺乏主動研究和安排，場所、經費、人員得不到保障。因此，單位領導輕視人事檔案管理工作勢必導致被動的工作狀態。

二是人事檔案管理人員業務水平不高、配套設施較差。事業單位檔案管理工作多使用兼職或借調人員，新員工較多，變動頻繁。工作人員很少參加檔案管理培訓，檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業務不熟練，管理手段較陳舊，配套設施較差，對檔案管理工作精力投入十分有限。有些單位沒有配備專門的檔案室，而且存放檔案的地方較為狹窄，配套設備不健全，從而引起檔案材料損壞丟失的現象時有發生，人事檔案的整潔、完整和安全受到嚴重破壞。另外，人事檔案整理基本采用手工模式，由于個人原始文件頻繁調用，導致原始紙張變舊發黃、褪色變色等現象時有發生，嚴重影響到人事檔案的完整性、安全性和美觀性。

三是人事檔案整理工作力度不大，檔案丟失情況嚴重。由于收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，導致收集歸檔的材料不全面，有些材料在內容和形式上雷同，不能準確反映本人真實情況，嚴重影響人事檔案質量，降低了檔案的利用效率。另外，隨著經濟社會發展和人力資源市場化進程逐步加快，人員流動日益頻繁，越來越多員工在事業單位和社會之間雙向流動，人員交流造成個人檔案遺失現象越來越多，各種問題愈加嚴重。

四是信息技術在人事檔案管理工作中應用不足。傳統人事檔案管理工作中，人事檔案信息的收集、整理和利用主要由各事業單位人力資源部門來完成。現階段，一些事業單位在人事檔案管理工作中尚未引進先進的計算機網絡技術，信息技術在檔案資料檢索中應用匱乏，調檔查閱仍習慣采用手工操作模式，既不利于檔案的保管，又影響工作效率。隨著信息技術和互聯網的飛速發展，技術變革改變了傳統人事檔案管理模式。通過采用現代化信息技術管理手段，可以將不屬于個人隱私的人事檔案信息數字化，采用計算機網絡提供管理和服務，促進人事檔案管理部門與外界的人力資源市場信息交流。

二、人事檔案管理工作的對策與思考

針對上述事業單位人事檔案管理工作中存在的突出問題，事業單位要進一步提高認識，提升檔案管理人員的業務能力，健全完善人事檔案管理制度，充分利用信息網絡技術進行人事檔案管理創新，努力使人事檔案在人力資源管理過程中發揮實效。

1.提高認識，加大人事檔案管理工作的投入保障

有關負責同志要切實高度重視人事檔案管理工作，健全完善人事檔案管理工作的考核、評估和督導機制，將人事檔案管理工作納入重要議事日程。一是要加大資金投入力度，安排專項經費預算，特別是對檔案制度建設、資料管理維護和檔案信息化建設等方面給予重點保障；二是通過配置計算機、空調、掃描儀、監控等設備，確保檔案檢索、查閱和整理便捷，確保檔案管理安全，確保檔案信息不丟失、不損壞、不失泄密，進一步提升專業化水平；三是建設規范化、制度化和標準化的檔案管理室，做好通風采光、防腐防潮和防盜防火等保護措施。

2.提升檔案管理工作人員的業務能力

隨著事業單位人事制度和收入分配制度改革的穩步推進，干部職工的考核獎懲、履歷學歷、培訓經歷和聘任晉升等需要存檔的資料逐年增多，這給人事檔案管理工作提出了更高要求。人事檔案管理工作集服務性與保密性于一體，政策性和業務性較強。一是要特別注重提升檔案工作人員業務能力，選擇作風正派、責任心強的專職人事檔案管理工作人員，落實各種待遇，充分發揮他們的積極性、主動性和創造性。二是有關主管部門要抓好人事檔案業務培訓工作，切實提高檔掌管理人員的業務素質。三是在整理檔案的過程中，檔案管理人員要及時處理有關檔案材料，做到信息完整，細致鑒別和手續完備。一方面要及時處理符合歸檔要求的材料，另一方面，要及時退回不符合歸檔要求的材料，確保人事檔案信息的時效性、準確性和權威性。

3.完善健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作比較瑣碎，健全完善人事檔案管理制度，是實現檔案工作規范化管理的有效措施，是實現檔案工作科學化管理的可靠保證。首先，事業單位的人事檔案管理制度，要對人事檔案的信息收集、日常整理、借閱移交和開發利用等進行細化明確。其次，要建立健全目標管理考核制度和責任追究制度，移入、調出檔案材料要有記錄，檢索、查閱檔案材料要進行登記，防止人事檔案丟失、非法修改、檔案泄密等現象發生，確保人事檔案管理工作規范有序。

4.進一步提升人事檔案管理工作信息化水平

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，要把先進的信息技術手段引入人事檔案管理，及時、準確地整理人事檔案信息，進一步規范檔案管理，提升工作效率。一方面，將計算機網絡引入人事檔案管理，充分發揮計算機、掃描儀、打印機等現代設備和技術的作用，將人事檔案中文字材料、照片聲像等信息進行數字化處理，轉變成數據信息，保證人事檔案紙質材料與數據格式并存。另一方面，要充分利用信息網絡技術，創新人事檔案管模式，主動發布非涉密的人事檔案信息，既提高了人事檔案管理工作的效率和質量，又提供優質高效的人才檔案信息服務和信息交流。

（作者單位：河北省交通運輸廳公路管理局）