淺談高速公路建設項目檔案管理與控制

李娟

高速公路建設項目檔案管理是貫穿整個建設與使用全過程的主線，同時也是建設項目工程的重要組成部分。高速公路建設項目主要是指工程從最初的項目立項、審批、施工圖設計以及工程施工，中間變更設計，至最后工程交、竣工及運營。整個高速公路建設項目的過程中形成了大量與其相關的檔案資料，能夠準確地、全面地反映出高速公路建設項目的實際情況，為項目的運營管理奠定基礎。高速公路建設項目檔案資料在收集、整理以及歸檔管理時必須按照相關規(guī)定，保證其全面性與規(guī)范性。其管理和控制方式的好壞直接決定著建設項目管理的質量。因此，高速公路建設項目檔案管理在高速公路建設整個過程和后期運營都具有十分重要的作用，本文主要結合蘇州高速公路工程建設項目管理進行簡要分析，并對其建設項目檔案管理控制的方法進行探討。

一、高速公路工程建設項目檔案管理的主要特征

1.蘇州高速公路路段建設項目的主要管理模式

高速公路工程建設項目管理的主要模式一般是經過對整個工程不斷總結和完善，最終達到基本穩(wěn)定的狀態(tài)。近年來蘇州新建高速公路建設項目管理的基本程序是蘇州多年以來建設高速公路的總結，工程主要流程為項目由交通主管部門即蘇州市交通運輸局主管，項目前期工作由交通運輸局負責，主要是從工程項目最初的方案研究，至工程立項直至項目的初步設計批復。接下來的工作由蘇州市高速公路建設指揮部主要負責，主要包括高速公路工程的施工圖設計、招標、施工、交竣工等多種任務。同時，在整個高速公路工程項目建設過程中，通常是由市質量監(jiān)督站負責質量監(jiān)管和安全監(jiān)管等工程。另外，項目的施工圖設計、公路施工以及監(jiān)理單位必須是通過公開招標所確定的，有利于高速公路建設項目較好地實施并完成對建設項目運營管理。

2.高速公路建設項目檔案管理的主要特征

目前，通過對蘇州市高速公路的建設與管理控制模式的研究發(fā)現(xiàn)，蘇州高速公路建設項目檔案具有如下四種存在形式：市交通運輸局保管工程的前期申請審批文件；市高指負責監(jiān)督管理施工、監(jiān)理單位做好資料的收集歸檔工作，最后形成工程竣工檔案；質監(jiān)站負責施工過程中的質量監(jiān)督檔案；高速公路營運公司負責接收市高指移交的竣工檔案，并對運營過程中形成的養(yǎng)護維修工程檔案進行補充，形成更為完整的項目檔案。

蘇州高速公路建設項目檔案建設主要具有兩個明顯的特征：一是檔案資料流轉的時間比較長。高速公路建設項目工程前期進行工程立項任務直至最后工程竣工通車為止，整個工程需要花費數(shù)年時間，并且在此之后運營期間，必須同時不斷完善。二是建設項目檔案資料流轉的部門相對比較多。高速公路建設項目檔案主要形成的項目檔案是在工程的建設期，由市高指在各階段對其進行統(tǒng)一化組織歸檔，監(jiān)督指導施工，監(jiān)理單位做好工程原始資料的收集整理歸檔工作。

二、高速公路建設項目檔案管理的主要目標

工程檔案管理達到協(xié)調統(tǒng)一性。高速工程建設項目管理過程中對于資料收集、檔案形成等內容，嚴格要求相關檔案管理人員在進行工作時接受工程檔案管理培訓，熟悉高速公路工程檔案管理條例，以此確保工程檔案歸檔的完整性和統(tǒng)一性。工程檔案管理達到計劃前瞻性。高速公路建設項目是一個逐步推進的過程，項目建設本身具有較強的計劃性，工程在每一個階段需要工作的內容十分明確，一定程度上為高速公路建設項目檔案資料收集、整理等工作打下堅實的基礎，除此之外，高速公路建設項目管理工作者進行工作之前必須對整個工程計劃進行分析和研究，并根據(jù)其實際情況制定目標，同時，有效地完成資料收集和整理的工作。

三、高速公路工程檔案控制管理的主要對策

1.高速公路項目獲得立項是高速公路建設項目檔案存在的首要條件。交通局人員對檔案存有“需要時重視，不需要時不要”的想法，對檔案工作缺乏應有的重視，因此交通運輸局檔案工作人員必須隨時跟蹤工程請示的批復情況，對文件進行收集完善，如工程建設前期從方案研究至工程立項直至項目的環(huán)境評估報告、初步設計批復等。

2.工程竣工檔案是高速公路建設項目檔案中的重頭戲，市高指組織成立從市高指到施工監(jiān)理單位由專兼職檔案員組成的檔案工作網絡，組織施工監(jiān)理技術負責人和檔案員進行業(yè)務培訓，學習《江蘇省高速公路建設項目檔案管理標準》，根據(jù)工程進度及時對各階段的文件資料按照《江蘇省高速公路建設項目檔案管理標準》從工程原始資料開始進行收集歸檔整理；落實完善檔案工作責任制，將檔案工作與對施工監(jiān)理單位的考核掛鉤，提高施工監(jiān)理單位對檔案工作的重視和工作積極性，把檔案管理工作納入整個項目建設管理的全過程；在做好資料收集歸檔的同時，通過掃描儀、數(shù)碼相機等電子設備，完成綜合類和竣工圖表類原圖的數(shù)字化，并且運用檔案管理軟件，使工程建設中產生的大量資料通過檔案管理軟件可以迅速查找并且看到電子原圖。在收集整理紙質類資料的同時，重視聲像資料的收集，對重要會議、重要部位、關鍵工序的施工控制等方面進行攝影攝像，從而形成工程直觀的影像資料。

3.高速公路工程質量，對于高速公路來說是最為重要的部分，質監(jiān)檔案是交通建設工程質量監(jiān)督工作的真實記錄，是質量監(jiān)督工作的重要依據(jù)，質監(jiān)站制定檔案管理制度，嚴格按照《江蘇省交通建設工程質量監(jiān)督檔案管理辦法》對質檢檔案進行整理歸檔，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程質量監(jiān)督工作目標管理。同時重視聲像資料的收集，對工程重要部位、關鍵工序等方面進行攝像，形成重要的照片檔案。

4.很多單位都認為高速公路運營公司接收市高指移交進來的竣工檔案后此工程檔案工作就結束了，運營公司只需要負責檔案的保管工作，其實不然，高速公路在運營過程中必然會產生大量的維修養(yǎng)護等合同及工程，這些合同與工程資料必須隨時電子化，隨時補充進整個工程項目檔案中，這些新的檔案資料也必須嚴格按照《江蘇省高速公路建設項目檔案管理標準》的要求進行收集整理歸檔，以確保工程檔案的完整性。

高速公路建設項目檔案是工程建設過程中必不可少的組成部分，具有十分重要的作用。同時還能夠有效地反映出工程建設的實際情況，給整個建設工程項目后期營運管理工作提供基礎條件，由此可見，必須加強對高速公路檔案管理工作的重視。

（作者單位：蘇州交通投資有限公司）