關于構建和完善醫院物流管理系統的探討

摘 要：隨著現代社會信息技術的不斷發展普及，許多醫院建立了HIS系統信息管理系統平臺。物流管理系統作為醫院現代化管理標志之一，近年來發展迅猛，給醫院內部管理提供了技術支撐。醫院在信息化建設中必須遵循“總體規劃，逐步設入，分步實施”的大原則，穩步地邁進實施醫院信息化的腳步。

關鍵詞：醫院物流系統 一體化 構建

中圖分類號：F252

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）05-127-02

物流管理指在現代社會再生產過程中，依據物質資料實體流動的規律，應用物資管理的基本原理和科學方法，對物流活動整個過程進行計劃、組織、協調、控制和監督，使整個物流活動實現最佳的組合，從而降低物流的成本，提高物流運作效率和經濟效益。物流管理是從物料管理、配送管理、倉儲管理等管理概念延伸出來的。物流管理作為醫院后勤保障最重要的一部分。它體現在醫院后勤服務的每一項活動中，它在醫院運營過程中起到非常重要的作用，是保證臨床醫療服務不可缺少的環節。近年來，隨著物資耗材特別是高值耗材的廣泛應用，作為醫院第三利潤源的物流，越來越受重視，許多醫院紛紛建立起物流管理系統，希望通過信息技術方法來提高管理效率，控制成本費用。

一、醫院物流管理存在的問題

一直以來，公立醫院經營是不以盈利為目的，醫院領導基本上是從臨床走出來的，他們更在乎醫療服務質量的好壞。隨著國內經濟市場的不斷發展完善，國家財政對醫院投入不足，醫院開始主要通過開大處方賺藥品差額錢。短期的經濟行為改變不了長期經營負擔，更改變不了醫院內部管理的缺陷，不重視管理人才的引進和培養，導致醫院整體管理水平不高，物流管理也不例外。（1）醫院整體缺乏前瞻性、規劃性，浪費現象非常嚴重。（2）醫院屬于服務行業，醫院物流管理也屬于服務性工作，服務的對象不同，醫院服務于整個社會，而物流管理服務的是醫院內部。物流管理面廣而大、非常繁瑣、專業性強、控制管理難度大。（3）倉儲管理是物流管理系統中最主要的一環。因為物品的品種多，數量大、分布廣、儲存量都非常大，不管醫院大小，都有藥品倉庫、物資耗材倉庫。有些醫院還設有固定資產報廢倉庫。（4）沒有物流配送隊伍。許多醫院沒有專業配送人員，基本上是由護理人員肩負這項工作，影響醫療護理工作的質量，同時浪費人力資源，增加了成本。（5）缺乏績效評價機制。許多醫院還一直沿用過去那套吃大鍋飯獎勵制度，缺乏有效的激勵機制，做不做一個樣，無法激勵員工的積極性和合作精神。醫院物流營運成本科目不夠細化，措施不健全，沒有真正體現誰使用誰負責，把許多直接成本變成間接成本分攤。不能為控制監督系統提供可靠的量化指標作為依據，物流資源的有效性和服務性得不到體現。

二、強化物流系統的監督管理，做好重點物品和重點環節管理

1.根據歷史資料特別是上年度物資采購數據對比，本年度醫院規劃預算和臨床科室發展需要，制定當年的物資采購計劃。在實施采購計劃過程中要充分預測各種物資的需求量，同時考慮采購物資需要時間、運輸周期長短、季節使用差異和倉庫的存儲能力，制定當月的采購計劃。我們既要防止因物資積壓而出現倉耗，又要防止因物資供應不及時影響臨床醫療工作。我院采購計劃分兩種情況：需求量大、周轉快的物品由倉庫根據庫存量做好采購申請計劃，實行集中采購分批送貨；需求量小，專業性強由科室通過醫院OA辦公網直接向采購部門報送計劃采購。

2.采購部門作為醫院采購員，首先要做好對供貨商的規模、實力和產品質量的了解。主動擔負起溝通與協調的工作，主動把好的產品介紹給使用科室，以便采購時能用合理價格選擇到優質的產品。物資采購盡量做到公開招標，可以對物品招標，也可以對公司進行招標（辦公用品、日雜等日用耗材）。對急用量少的物品通過審計部門審價后進行采購。

3.醫院內部物流配送路徑和流程的通暢，是提高醫院物流供應效率的最有效保證。在后勤物資保障工作中要貫徹“以服務臨床科室為中心”的指導思想，提供物資送貨上門的服務流程，也可以承包給配送公司送貨上門服務，把醫務人員從繁重的管理工作中解放出來，回歸臨床工作，將主要精力放到為病人服務。臨床科室需要領用的物品通過物資系統報到物資供應部門，物資供應部門按照臨床科室的需求，通過協商合理安排時間，分批將物資送到臨床科室，當場辦理領用手續。

4.隨著醫學技術的不斷發展和創新，近年許多醫院開展在病人身上植入式耗材服務項目，而且發展速度迅猛。如筆者所在的廣東醫學院附屬醫院每年采購的高值耗材和專科耗材金額達1億元左右，所有高值耗材都按照先使用后結賬的形式向供應商結算。物品直接送到臨床科室使用了，發票有時壓了幾個月才結賬，造成收入與成本計算時間不匹配。骨外科高值耗材因患者個體差異和急診患者的突發性，是高值耗材中最難管理的，因突發性導致庫存備貨不足，當患者需求時無法及時滿足。現在醫院建立了物資條碼管理系統，加強了高值耗材和專科材料采購申請計劃的管理，對高值耗材從采購計劃開紿，到物品驗收入庫、臨床使用一直到病人出院，這件耗材的唯一編碼在病人住院過程中一直進行跟蹤記錄。對急診患者我們是先使用后審批形式。隨著信息技術的不斷發展，跟蹤能力越來越強，使物流運作過程更加透明化、合理化和人性化，為實時控制物流過程提供了條件和方便。物資供應講究合作性與協調性，任何一個環節出現問題都可以導致貨物逾期未到，沒有物流系統的無縫連接，患者需求得不到及時滿足，會影響治療效果，甚至危及生命。因此，無縫連接的物流系統是物資供應獲得協調運作的前提條件和有力保證。

5.存儲管理一直是物流管理系統的核心。做好物資存貨的協調、控制和管理，體現醫院內部管理水平的高低。控制好存貨的數量、形態和分布，提高存貨的流動性，加快資金流轉。一方面通過對庫存物資進行分類管理，便于清點查找；通過對庫房定期盤點，了解物資庫存量；通過對占用資金多，用量少的貴重物資進行重點管理，控制進貨量，降低庫存的成本。另一方面與供應商協商，按我們的需求量分批送貨，以此減少庫存積壓，有效地利用現有空間，提高運作效率，更好地滿足臨床需要，逐漸實現零庫存管理目標。

三、構建醫院物流系統，形成物流管理一體化

1.醫院物流一體化管理是我國醫院未來物流管理發展的方向。做好醫院物流一體化管理，首先要設立物流供應中心，負責全院的物資供應、調配和保管。其次，通過物流系統共享信息，每個環節的物流信息都能透明地與其他環節進行交流與共享。供應中心、采購部門和使用部門通過物流系統可以同時了解物資供需求信息，使用部門的需求能及時送達采購部門和供應部門，即使臨時改變需求也可以通過物流系統及時通知采購部門和供應部門，便于及時修改采購計劃。而供應中心的庫存信息和配送流程也可以迅速反饋到采購部門和使用部門，財務部門還可以通過物流系統直接獲取報表數據、查詢資料和監督管理。部門之間加強溝通與協調，效率自然提高。

2.物流控制主要是控制物流活動過程產生的成本費用，它包括事前控制、事中控制和事后控制。事前控制主要依靠過去的歷史數據，根據企業現在的發展趨勢來推算整個物流活動產生成本費用有多少，也就是對尚未發生的物流活動作全面預算分析，制定成本費用的標準，并把它作為業績考核的依據。事中控制是指企業在一定時期內（一年）的物流活動過程中產生的成本費用，按制定的標準費用水平來衡量實際發生成本費用，加以計算分析來揭示差異及差異形成的原因。事后控制就是根據已制定的成本費用標準，通過實際發生成本費用進行對比核算，來評價部門工作的業績和失誤，給予獎懲，同時為下年度制定標準提供可靠的參考依據。

3.建立績效考核機制。在經濟市場體制下績效考核是企業不可缺少的管理手段。物流管理是一個動態的過程，績效考核作為一種有效的管理機制，可以起到改進工作作風，鼓勵員工積極向上，構建合作精神，從而提高工作效益的作用。業績考核必須從實施分權管理制度開始，把物流運作過程劃分為不同形式的責任中心，明確每個責任中心的權力和責任，明確規定業績計量和考核評價方法，建立起以責任中心為主體的責、權、利相結合的合理機制，通過物流系統信息的積累、分析、反饋，形成物流系統內部嚴密的控制監督系統。

（1）進行部門績效考核。要明確權責范圍，建立合理責任中心，實施責任考核制度。依據各個責任中心的特點進行分工，按照分工明確、責任易辨、成績量化的考核原則，使每個責任中心在其權限范圍內，享受獨立自主權，認真履行其職責。

（2）明確績效考核標準，根據考核標準編制責任預算。責任預算最終目標是對各個責任中心的工作進行分解、落實，使細化量化，以此作為日常工作的準繩和評價標準。績效考核標準，應當具有可控性、可計量性和協調性等特征，考核的內容也必須是每個責任中心能夠控制的因素，能夠比較準確地計算和報告。考核實際執行過程中，要區分每個責任中心的可控與不可控費用，考核部分僅限于影響工作效率好壞的可控部分，不可控的因素不能計算在內。使每個責任中心在完成物流活動中能夠明確各自的目標任務，以實現整體和局部的統一，共同完成醫院總體目標。

（3）建立有效的獎懲制度。獎懲制度要細化，每個責任中心都要有一套合理有效的獎懲制度，同時要建立一套完整記錄報告系統，以便為每個責任中心的實際業績提供可靠依據。根據日常記錄來計算和考核有關責任中心對預算執行情況，按制度標準進行獎懲，做到功過分明、獎懲有據。

（4）編制每月業績報表。每月通過物流系統產生的業績報表，加上綜合各種服務指標，對各責任中心的工作進行全面的分析和評價，并以此作為標準實行獎懲。通過不斷考評促使各責任中心相互溝通合作，積極有效地開展物流活動；經過對比分析找出缺點、亮點，為最大限度地降低物流費用水平、提高經濟效益而努力。

4.加快人才隊伍建設。做好引進、培養具有專業物流管理技術人才隊伍。發展完善物流管理是一項系統工程，建立合理有效的物流體系，可以提高物流服務質量，加快物流運轉速度和效率，這些都需要有一批技術精、素質高的人才進行合作才能完成的。我們要想提升醫院物流管理水平，改善物流管理人員的知識結構和層次不容忽視。企業的競爭，歸根結底就是人才的競爭，必須重視人才的培養，給他們創造一個和諧的工作環境。

四、結語

在市場經濟環境下，醫院要生存發展，必須面對成本利潤的挑戰，作為主要利潤源的物流，有效降低運營成本，提升服務質量，是形成醫院競爭優勢的主要因素之一。現代物流管理理念的體現與硬件建設分不開，醫院在規劃建設中必須充分考慮物流管理所需要的硬件配套工程，才能建立起通暢的物流一體化管理系統。國內醫院在學習參考國際經驗的同時，我們更應該關注對物流管理制度和流程的建設與完善，通過構建完善的物流服務體系來降低醫院運營成本，提高醫院管理水平，從而推動醫院業務健康發展，最終達到提高醫院競爭力的目的。

參考文獻：

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4.黃湘民，薛蓮.現代醫院物流系統及管理探析.中國醫院管理，2006，26（6）：18-20.

（作者單位：廣東醫學院附屬醫院資產管理部 廣東湛江 524001）

（責編：若佳）