淺談提高企業檔案管理工作的規范化程度

摘 要：企業檔案管理工作在企業建設中起著關鍵作用，實現企業檔案管理的規范化、標準化有助于企業的經營生產服務。本文首先分析了企業檔案管理工作中存在的不規范現象，并針對這些現象提出了相關措施。

關鍵詞：企業；檔案管理；規范化

所謂檔案管理，是指把分散、雜亂、量大、孤立的檔案進行整理和管理，以滿足集中、系統、優質、廣泛的社會檔案利用需求。企業作為我國社會主義市場經濟的重要組成部分，越來越意識到檔案管理規范化在企業生產、經營、安全、穩定和維權各項活動中的作用，而部分企業在檔案管理工作規范化方面已經取得了領先的經驗和成果。

1 企業檔案管理工作中存在的不規范現象

1.1 信息技術的崛起給企業檔案管理帶來的沖擊

信息技術作為新時代的產物，其運用于企業檔案管理工作具有無可比擬的優勢：一是檔案保管和接收上的改變，它能夠記錄加工和設計過程中的原始資料和相應更改信息，確保最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖紙或圖形。二是可實現檔案的集中統一管理，以利于保持檔案之間的有機聯系。所謂集中統一，是指在統一的制度和領導下，分庫保存檔案實體，分級負責，從而便于利用和保管。第三是企業檔案載體的轉變，即在實現計算機全程管理的基礎上實現信息數據的處理和共享。但是信息技術在檔案管理工作中發揮優勢需要具備一定的前提條件：一是需要從業人員具備現代化的觀念，許多企業只是簡單地將計算機代替手工勞動；二是需要先進的設備和人才，引進先進的設備需要資金和觀念做基礎，而充分利用設備資源則需要先進的人才；三是需要轉變傳統的管理模式；四是需要制定檔案管理計劃，增強檔案工作的前瞻性和主動性。

1.2 企業的深化改革給檔案管理工作帶來的新問題

在企業的深化改革過程中，傳統的企業檔案管理模式受到了很大的沖擊，產生了不少的新問題、新情況。一是現代企業檔案規章制度有待形成。許多企業的管理人員還停留在管檔治檔的觀念上，忽視對檔案的開發和利用，而企業內部缺乏一套完整的檔案規章制度則是普遍存在的情況。二是企業檔案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企業在實行一體化管理以后，對情報收集和信息的開發利用投入了大量精力，也取得立竿見影的效果，但企業的檔案基礎建設則一直被忽視。隨著企業機構的改制，有些企業的下屬機構逐漸獨立出去，變成具有獨立法人資格的獨立實體，迫使文件材料變成多層次管理，而部分應該歸總部歸檔的文件材料則分散在各下屬單位和人員手中，極易造成文件材料的流失。三是檔案管理人員的業務素質有待提高。隨著我國檔案事業的發展，人們開始對檔案人員的知識結構提出質疑。因為長期以來，企業領導一直將企業檔案工作視為事務性工作，對檔案管理人員不要求專業知識和技能。

2 提高企業檔案管理工作規范化程度的措施

2.1 加快形成現代化檔案管理模式

檔案工作要取得長足發展，必須增強檔案工作的前瞻性和主動性。通過制定先進的檔案管理目標，圍繞檔案工作的方針、目標和管理模式，從理論研究方向探究如何利用檔案工作推進企業的現代化過程、探討企業檔案管理工作的特色和機制以及構建企業檔案管理工作的完整理論體系，從理論上廓清檔案工作如何更好地服務于企業的問題。在這個過程中，建立合理的檔案管理模式是關鍵，它可以明確企業歸檔制度，豐富歸檔內容，提高檔案利用效率。企業的檔案管理人員要嚴格遵守檔案管理的流程，包括文件的收集、整理、分類、編制檔號、歸檔、編目和管理等。企業的檔案管理人員必須清醒地意識到，企業的檔案歸企業所有，工作人員不得私自截留檔案，而是要積極建立和保護檔案。檔案員要及時跟蹤督辦制度的執行情況，防止違規行為的發生，其他的相關部門及人員則要積極配合檔案員的工作。現代化檔案管理模式的建立有賴于設備和人才的引進，企業領導要高度重視檔案管理工作，一方面意識到檔案資源的利用價值，加大改善檔案部門相關硬件設施的資金投入。另一方面引進檔案管理方面的專業人才，提升檔案管理軟實力，推動企業檔案的數字化、網絡化和檢索自動化。此外，還需要制定一套行之有效的規章制度，讓企業檔案管理工作有依據可循，從而保障企業檔案管理工作的健康運行。

2.2 統一規范，建立檔案管理現代技術標準

統一規范，建立檔案管理現代技術標準，一方面要加快相關法規的完善，保護知識產權，一方面又要提高信息的可獲取性，簡言之，就是要正確協調檔案保密和利用的關系。對于一個企業來說，保護企業的內部機密是工作人員應有的道德素質，更是應盡職責。在管理工作中，工作人員應當十分注重檔案的保密，在此基礎上，盡心盡責，完善其工作職能，并一定程度上輔助領導決策。機密檔案應當保密，但保密的目的之一就是利用，我國企業長期以來只重視保密而不重視利用，造成了資源的浪費。

3 結語

隨著我國社會主義市場經濟的逐步完善，企業的檔案管理越來越受到重視。面臨著信息技術和企業深化改革的雙重沖擊，檔案管理工作要走向規范化，必須實現從理念到制度的更新，而不僅僅是將傳統管理模式直接搬到網絡上，必須重視檔案管理的保密和利用的雙重性質，實現資源利用最大化。

[參考文獻]

[1]蔣仕蓉.針對企業檔案管理工作的相關探討[J].管理學家，2012（24）.

[2]張紅.縣級供電企業檔案管理規范化建設初探[J].經濟研究導刊，2013（10）.

[3]鄧新雅.淺談企業檔案管理工作應注意的幾個問題[J].科學時代，2012（14）.

[4]曹曉秋.淺析企業檔案管理工作的創新[J].今日湖北（下旬刊），2013（4）.