企業數字化檔案管理工作的實踐與思考

摘 要：作為一個企業生產和經營活動的原始記錄和原始憑證，檔案管理在企業的管理工作中具有不可或缺的作用。隨著科學技術的發展，企業的檔案管理正逐步走向數字化管理。在此基礎上，本文分析了企業數字化檔案管理實踐過程中出現的問題并提出了相應對策，旨在提高我國企業數字化檔案管理工作的水平。

關鍵詞：企業；數字化；檔案管理

企業檔案數字化管理是伴隨科學技術的進步和檔案的需求及利用的增多而產生的，因此檔案管理的數字化是歷史發展的必然要求。但在實踐過程中，企業數字化檔案管理工作也存在一些問題亟待解決。

1 企業數字化檔案管理實踐過程中出現的問題

1.1 硬件設備建設不足

一個企業要開展好檔案數字化管理工作，首先要有先進的硬件設備。然而由于受到條件的制約，許多企業的硬件設備多數還停留在低水平上，例如有的企業沒有及時對微機進行更新換代，使用的仍然是PI系列的老微機。甚至有的企業因為經費緊張，連對實施數字化檔案管理最重要的部件——掃描儀都沒有配備，根本達不到數字化檔案管理的要求。還有的企業網絡建設落后，機房建設、網絡設備以及安全設施存在著諸多問題，這些也阻礙了企業檔案管理工作與數字化建設同步發展，影響和阻礙了企業數字化檔案管理前進的步伐和建設的進程。我國企業數字化檔案管理實踐中存在的硬件設備不足的問題不能一一例舉，但硬件設備總體不足卻是不爭的事實。

1.2 企業檔案管理系統與自動化辦公系統之間無法實現無縫對接

目前，企業檔案部門使用的軟件是專門開發的、具有很強的專業性的檔案管理軟件，而以網路技術和計算機為基礎的辦公自動化系統，則大多是由上級主管部門和本單位自行設計的軟件，這就導致了企業的檔案管理系統和自動化辦公系統無法實現無縫對接。企業的檔案管理系統和自動辦公系統的設計單位不同，也就意味著這兩套軟件之間缺乏適當的統一管理規范，要實現無縫對接可能性不大，而且，檔案管理系統和自動化辦公系統的兼容性也較差。

2 企業數字化檔案管理工作中的相應對策

2.1 加強基礎設施建設，強化人員素質建設

針對我國企業數字化檔案管理實踐過程中出現的硬件設備不足的問題，要從兩個方面入手。首先是加強基礎設施建設，對于滯后的、不能滿足數字化要求的機器設備要及時更換，對于實現數字化的重要部件要盡快著手添置，對于存在問題的硬件設備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達到數字化要求的基礎上降低預算。其次是強化人員素質建設，包括強化人員的意識和能力。從強化意識方面來說，一個是與時俱進的意識，一個是創新的意識。從強化能力來說，企業擁有了先進的硬件設備，還需要懂得操作、善于充分運用資源的人才，否則基礎設施建設就是浪費資源。一般來說，企業可以通過培訓或直接招聘懂得操作的人才來充實自身的人力資源庫。

2.2 抓好數字化檔案管理工作的重點環節

數字化檔案管理在帶來極大便利的同時也存在著一些問題和困難，一旦處理不好，電子文件極有可能遭受損失，例如上述提到的檔案管理系統和自動化辦公系統之間無法實現無縫對接就是處理不當的后果。因此，在實施檔案數字化管理過程中，要抓好重點環節，具體包括書面化、全面化、同步化、專業化和財務化等環節。具體來說，檔案工作需要各部門的密切配合，包括文件的形成、收集、整理、審核、歸檔、移交，每個過程都是各方通力合作的成果，因此做好檔案的書面工作至關重要；數字化檔案管理具有豐富的內涵，不僅包括項目的傳統資料本身，還要延伸到項目的質檢報告、批文、竣工驗收文件等，這些都要通過掃描等形式進行數字化處理；保存電子檔案時，也要保存相應的紙質檔案，實行“雙套制”；在分送過程中，一份資料在涉及部門的分送是同步進行的，反應變化也是同時發生的，并將這種“同步化”精神落實到后期的資料收集和歸檔；為了實現“專業化”，要設立專職的檔案員，通過專業分工促進檔案員對相關專業知識的進一步掌握，提高工作效率。

2.3 采用現代化檔案管理手段

數字化檔案管理需要現代化的檔案管理手段，包括數字虛擬化檔案管理手段、高微縮的數字化管理、信息化的檔案管理以及網絡化的模式、智能化程度的加深以及多元化的管理、檔案管理的市場化和信息化。網絡可以通過虛擬化的信息進行信息處理儲存，并通過互聯網獲取更多資源，在擴大檔案資源的同時方便使用者查詢。高微縮的數字化管理一方面可以有效解決紙質文件量大、照片或圖片褪色等缺陷，并通過檢索功能，提供快速廣泛的查閱服務，融合了多媒體的特性，圖文并茂、聲響并存，擴大了信息量。隨著網絡和計算機技術的進步，密碼技術、語音識別和指紋識別等技術的應用得到發展和加強，文件管理的安全系數也大大提高，并在語音識別技術的基礎上實現歸類存檔的自動化，提高了工作效率。檔案管理實現市場化，可以實現檔案的“共存共享”，檔案的開發利用和檔案事業的健康發展。

3 結語

隨著科學技術的進步，檔案管理的數字化是發展的必然趨勢。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創新意識，努力學習和掌握現代科技知識，提高自身能力，全面提高企業的數字化檔案管理水平。

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