論基層煙草分公司內部檔案管理工作的信息化建設

摘要：最近幾年是我國檔案事業變化最大和變革最快的一段時期，檔案管理人員綜合素質有了明顯的提升，但是檔案的信息化管理滯后于技術的發展。本文分析了基層煙草分公司檔案管理中存在的問題，并提出了有效地改進措施。

關鍵詞：基層煙草分公司 檔案管理 信息化建設 現狀 對策

現代信息技術的發展隨著計算機和網絡技術的進步而發展，在信息化時代，傳統的檔案管理模式已經不再符合時代發展的需要，利用先進的計算機技術實現科學和高效的檔案管理是當前的新要求，也是檔案管理邁上一個新臺階的有利時機。在檔案管理中運用計算機技術，是檔案管理工作走向辦公自動化的必由之路。而且，把計算機技術運用于檔案管理中，是高科技對管理現代化的重要提升，它具有傳統的手工管理方式所不具備的明顯優勢，比如，可以快速的進行信息檢索，準確的查找需要的資料，可以存儲海量的信息，使用周期較長，對信息的保密性好，管理的成本較低等，這些優勢提高了檔案管理的工作效率，將檔案工作人員從傳統的繁瑣的手工作業中解放出來，提升了管理的水平，減少了人力、物力、財力在檔案管理中的投入，改變了我國檔案管理與發達國家之間的差距，使檔案部門的管理走上科學化、現代化、精細化的管理道路。

1 基層煙草分公司檔案管理的現狀

1.1 檔案材料不夠精確

因為缺乏專業的檔案管理人員，再加上部分人員工作態度主觀隨意，由于一些單位、人員的工作經常變動，導致基層煙草分公司檔案的記錄時常中斷，缺乏統一性，有的甚至出現信息錯誤，檔案的不完整性使檔案管理沒有權威。

1.2 檔案管理的硬件落后

基層煙草分公司的檔案室大多設備不到位，沒有實行電子聯網，依然用手工操作的方式進行檔案檢索和利用，多樣化的檔案信息無法實現網上共享。

1.3 檔案管理人員的素質有待提高

檔案管理是一項系統性工作，具有很強的政策性和規范性，需要管理人員具有一定的政治素養和專業技能。然而，一些基層煙草分公司檔案管理人員缺乏專業的工作技能，沒有接受過專業培訓，有的兼任多份工作，沒有時間和精力對檔案進行規范化管理。

2 提高基層煙草分公司檔案管理工作信息化建設的對策

2.1 應用計算機技術實現檔案的現代化管理

以計算機為核心的現代化信息技術在當前世界范圍內應用廣泛，各個行業都以先進技術為依托，實現自身的不斷發展。在社會主義市場經濟的要求下，檔案管理工作面臨著很大的挑戰，市場給檔案管理帶來的沖擊，迫使檔案管理的改革。檔案的數量越來越多，如果缺乏有效的現代化管理，就無法滿足人們對檔案的需求。檔案工作的管理只是一種方式，主要目的在于利用。當前，檔案工作的社會化發展程度不斷提高，改變傳統的管理和服務方式才能滿足社會的需求。檔案管理的工作量加大，復雜性增加，資料的查找難度大，是當前檔案管理人員面臨的主要問題。所以，基層煙草分公司要實現檔案的信息化管理，滿足日益增加的業務需求，必須利用先進的計算機技術。這種管理方式在檔案管理的使用上，具有明顯的優勢。

第一，計算機技術在檔案管理工作中的應用日益廣泛。其中主要的表現是檔案檢索的使用，即利用計算機海量存儲的特點以及快速的計算，在計算機系統中輸入檔案的檢索信息，可以進行快速和準確的檢索，確保檢索的優質高效。

第二，在計算機系統中建立的不僅有電子檔案，還有傳統的固態檔案。這樣成立了一個內容豐富的數字檔案室，這種以技術為依托的檔案室，為檔案管理工作開拓了一個全新的領域和課題。建立在互聯網上的檔案室類型的網站，滿足了使用者對開放的先行文件和歷史檔案的快捷查找。

第三，檔案載體不再是傳統的紙質，而是電子檔案，各級行政部門的辦公，各種企業的管理和經營方式也隨之改變，出現了電子政務、商務等新型的辦公形式，信息的傳遞以電子為介質。在數字化時代，各種信息的書寫、傳遞、儲存、檢索和利用主要利用計算機網絡，由原來可以感知的信息固態形式變為抽象的電子形式，即電子檔案的發展。電子檔案的數量還在加劇，對電子檔案要進行前期的控制、按時整理、高效管理和推廣先進技術。檔案的管理人員應該適應當前管理手段變革的要求，掌握與時代同步的計算機知識。首先，要轉變以往傳統的管理觀念，樹立全新的管理理念，在借鑒以往經驗的基礎上，融入現代化計算機技術，主動加入到檔案管理變革之中，為檔案事業的長遠發展貢獻應有的力量。其次，檔案管理者要加強服務意識，改變工作方法，創造優質的服務環境，促進檔案信息的優質高效使用。

2.2 把計算機信息處理與檔案信息管理相結合

最近10年是我國檔案事業變化最大和變革最快的一段時期，檔案管理人員綜合素質有了明顯的提升，但是檔案的信息化管理滯后于技術的發展。檔案管理是一個復雜的系統性工作，除了對檔案材料的保管，增加檔案的使用周期，盡力的維持歷史原貌，還要重視對檔案信息的開發再利用，增加信息的服務意識。由于計算機在信息的處理和管理方面具有很大的優點，只有充分利用計算機技術，才能實現檔案的信息化管理。這種管理是利用現代化的信息技術對原有的檔案管理模式進行變動，實現檔案的數字化和信息化。

2.2.1 多媒體信息演示系統開發方式的工具化

目前，有些煙草分公司的檔案室利用計算機技術制作了多媒體信息演示系統，如檔案室指南、利用者借閱引導等。但這些系統只能針對自身的檔案室，沒有可以普遍利用的軟件系統，增加了制作的難度。如果研發出通用性的軟件，只要安裝這個軟件，再加上一些少量的修改就能制作出適合檔案室自身的多媒體演示系統，節約人力、物力、財力的投入，可以快速方便的安裝，將有廣闊的應用前景。

2.2.2 多媒體檔案信息處理的標準化和長久化

多媒體信息技術的設備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標準在制定和論證過程之中。但離實際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關的載體篩選工作還很簿弱，面對層出不窮、花樣繁多的光盤等介質，研究滯后，尚未有明確結論。有關的管理者要注意這些問題，認真研究分析，制定出相應的對策。

2.2.3 用多媒體技術實現檔案管理功能的更新

計算機已經從內部信息的多媒體處理轉向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實現，同樣計算機之間的信息交流也可以從單純的字符轉換成語音、圖像和影像。此外還有超媒體技術等。這些技術的應用不僅可以方便快捷地進行檔案信息的錄入，還可以使計算機擬人化，密切了檔案工作者與計算機的關系，使計算機的普及應用提高到一個新的層次。

2.3 提升檔案工作領導者的信息化意識

信息技術的不斷發展和對各個行業帶來的推動，要求人們在生產、生活的過程中具有信息化的思維方式，有了這種思維方式，才能使人們對實際工作中出現的困難利用計算機技術進行分析研究，提出解決問題的辦法。把計算機及其技術作為提高工作效率的首選方式和手段，特別是隨著高新技術的發展，我們的學習、生活和工作都離不開高科技帶來的影響。高科技強勁的發展勢頭，需要我們每一個人都要緊跟上它的發展步伐，才能確保在工作中不落伍，特別是作為管理人員，不僅要掌握高科技的基礎知識，學會基本技能，還要善于對高科技進行運用，具有較強的創新能力。當前，煙草分公司檔案管理要拓展工作對象，更新工作手段，都必須以信息技術為支撐。實際中一些檔案部門缺乏現代管理意識，還是以傳統的手工管理為主，這種管理方式效率低下，檔案管理人員被繁瑣的工作包圍，缺乏進行信息研發的時間和精力。這種局面的形成除了制度和資金的限制之外，主要原因是一些檔案工作領導人員沒有形成信息化意識，對計算機在檔案管理中的作用認識不足，阻礙檔案管理工作的提高。因此，實現檔案的現代化管理首先要加強管理者的信息化意識，這是實現手工檔案管理方式向計算機數字化管理方式轉變的一個關鍵環節。由于計算機意識的養成是一個循序漸進的過程，需要以多種途徑或方式逐步實現，所以，加強對檔案管理者的計算機技能培訓是一個重要的措施，使他們由被動向主動轉變，提高對檔案工作現代化的認識，對計算機知識自覺學習并積極應用，促進檔案工作的現代化建設。

2.4 全面提高檔案管理人員的素質

在信息網絡環境下，要使檔案工作為社會提供高質量、全方位的檔案信息服務，必須提高煙草分公司檔案管理人員的素質。信息的發展日新月異，技術也在不斷改進，面對新知識、新技術、新事物、新方式不斷涌現的社會環境，知識結構陳舊，技術技能單一的檔案工作人員已經不適合時代的發展，因為原有的知識、技能、經驗已經沒有生存的土壤了，如果不及時改善原有的知識體系，將會阻礙檔案事業的發展。煙草分公司的檔案管理人員應該不斷學習和掌握新知識、新技能，實現自身的業務轉型，更好地為電子環境下的工作作出貢獻。可以說，現代化管理的基礎是工作者的知識化，沒有知識化的人員就沒有管理的現代化，人作為決定性因素，是建構信息環境的主要因素。提高檔案管理人員掌握計算機技能的總體情況，不僅可以促進檔案專業教育加快改革的步伐，也有利于增強檔案管理人員的學習主動性和自覺性，培養終身學習意識和時代意識，促進檔案管理工作的長遠可持續發展。

2.5 加強保密工作，提高檔案管理人員的法律意識

隨著科學技術的不斷進步，信息化建設的快速推進，當前的信息保密工作越來越重要。不斷出現新的泄密載體，對各類企業和商業機構的保密工作難度增加。文檔保密工作在觀念、制度、手段等方面與形勢任務不相適應的問題比較突出。一些基層煙草分公司的涉密人員保密意識淡薄，加之一些機關單位文檔保密管理措施不到位，涉密信息系統防護薄弱，給國家安全和企業利益造成了嚴重危害和利益損失。作為檔案管理部門，一定要充分認識做好新形勢下保密工作的極端重要性和緊迫性，加強文檔管理人員的法制教育，提高日常保密工作的能力，進一步增強當代信息化電子文檔管理的責任感和使命感。

3 結語

實行信息化建設是檔案管理的未來發展趨勢，基層煙草分公司要想實現長遠的發展，必須實行信息化的管理。但是，目前基層煙草分公司對信息技術的利用普遍不高，信息化建設在檔案管理中的利用分為不同的階段，在每一個階段具有不同的特點，對技術的利用水平也是一個不斷改進提高的過程，所以基層煙草分公司進行信息化建設也不是一蹴而就的事情，需要不斷改進，這是一個由低級走向高級的過程，要根據本地區和本單位的實際情況，制定出合理的信息化建設方案，才能真正實現基層煙草分公司的信息化建設。

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作者簡介：羅劍梅（1969-），女，云南保山人，云南省施甸縣煙草專賣局（分公司）辦公室，副主任，助理館員（檔案），研究方向為檔案管理。