通過(guò)自查促檔案工作上新臺(tái)階

摘要：企業(yè)檔案工作的自查關(guān)鍵在于措施的落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門(mén)的密切配合，只有這樣，檔案工作才能取得成效，才能帶動(dòng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展，促使檔案管理工作上一新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：檔案工作自查 措施落實(shí) 檔案工作成效

我廠檔案管理工作已于1992年通過(guò)廣州市檔案局驗(yàn)收合格，是檔案工作達(dá)標(biāo)單位。但并不是說(shuō)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收后就不需要自查，而是通過(guò)自查，更好地開(kāi)發(fā)檔案工作的新路子和找出自身存在的問(wèn)題或弊端，及早找出解決的辦法，落實(shí)整改，理順檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，促使檔案工作上了新臺(tái)階。近年來(lái)，在廠和各部門(mén)的協(xié)助、支持配合下，檔案管理工作已逐步走上正軌。下面是我廠企業(yè)檔案工作自查中的一些做法。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，打好檔案這個(gè)基礎(chǔ)，將有助于促進(jìn)其它各項(xiàng)工作的發(fā)展，而其它工作的發(fā)展，反過(guò)來(lái)也推動(dòng)檔案工作的進(jìn)步，形成一種良性循環(huán)，“把檔案工作排到重要的議事日程上來(lái)”，為此，廠領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作予以十分的關(guān)注和重視。一是把企業(yè)檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程。二是成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由廠長(zhǎng)擔(dān)任，成員有廠辦、技術(shù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、物資等部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，并配備了2名檔案人員，5名部門(mén)兼職檔案人員，明確了分工并能發(fā)揮各自的職能作用。三是較好地解決了檔案用房和設(shè)備的配置。我廠現(xiàn)有100多平方米的檔案庫(kù)房、辦公場(chǎng)地和閱覽室，做到了辦公與庫(kù)房分開(kāi)，庫(kù)房的檔案排架按照十大類(lèi)檔案的順序排放。做到查檔整整有條，一目了然。在檔案設(shè)備方面，有檔案鐵質(zhì)柜247套，空調(diào)機(jī)4臺(tái)，復(fù)印機(jī)1臺(tái)，碎紙機(jī)1臺(tái)，抽濕機(jī)3臺(tái)以及防火、防光、防蟲(chóng)、防盜等防護(hù)設(shè)施。而且，秘密檔案有專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，做到了“專(zhuān)人、專(zhuān)柜、專(zhuān)室”三落實(shí)。只要是檔案管理工作需要，領(lǐng)導(dǎo)都能千方百計(jì)地給予解決。

2 完善制度，規(guī)范管理

有健全完善的規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作者及與檔案工作相關(guān)人員的行為。如果沒(méi)有規(guī)范的管理規(guī)章制度，檔案的收集、整理就會(huì)出現(xiàn)混亂。為此，按照《檔案法》的實(shí)施辦法，先后制定和印發(fā)了各類(lèi)檔案管理規(guī)范性文件及各種制度。如《檔案管理制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》等。這些法規(guī)制度涉及到檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)。特別是專(zhuān)業(yè)檔案管理制度，明確了檔案管理范圍、管理原則、管理方法，并納入了各部門(mén)的檔案管理體系，使各種各類(lèi)的檔案管理工作做到有章可循，有法可依，步入規(guī)范化管理的軌道。

我廠現(xiàn)有各類(lèi)檔案5494卷（冊(cè)）。其中：文書(shū)檔案1234卷，會(huì)計(jì)檔案2294卷，科研產(chǎn)品檔案180卷，基建檔案150卷，設(shè)備檔案187卷，聲像檔案1449冊(cè)（盒）。同時(shí)，檔案工作人員積極參加各類(lèi)會(huì)議、基建工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備儀器開(kāi)箱等工作，及時(shí)掌握第一手資料，較好地保證了檔案資料的收集齊全。檔案工作人員還積極走出科室，定期到各部門(mén)收集檔案資料，保持與各部門(mén)的兼職檔案人員的密切聯(lián)系，增進(jìn)兼職檔案人員與檔案室工作人員的感情，從而使他們關(guān)心、支持檔案工作。

3 推廣信息化，實(shí)施文檔一體化管理

文件與檔案管理一體化，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展到今天檔案工作的必然趨勢(shì)。為跟上時(shí)代的步伐，促進(jìn)檔案工作上一新臺(tái)階，我廠檔案管理工作現(xiàn)有電腦兩臺(tái)，掃描儀一臺(tái)、刻錄機(jī)一臺(tái)等信息化設(shè)備，并安裝了珠海泰坦“文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版（由于沒(méi)有升級(jí)更新只有舊數(shù)據(jù)庫(kù)）。利用這個(gè)軟件，目前我廠“文件級(jí)檔案管理”已錄入2萬(wàn)多條，其中包括文書(shū)檔案、基建檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、已故人員檔案等，“文件管理”錄入5000多條，收文管理5901條、發(fā)文管理1500條，這樣就促使了文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體，進(jìn)行文檔一體化管理，不僅能加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件的超前控制，保證日后檔案的質(zhì)量，而且能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入，多次利用，減少重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，提高了檔案工作的質(zhì)量和效率。

4 熱情服務(wù)，開(kāi)發(fā)利用

管理檔案是手段，充分發(fā)揮檔案效用是目的。為了做好開(kāi)發(fā)利用工作，我們編制了多種檢索工具，包括案卷目錄、分類(lèi)目錄、總目錄、會(huì)計(jì)目錄，聲像照片等檢索工具28冊(cè)，查全率、查準(zhǔn)率達(dá)到95%以上，同時(shí)我們還編寫(xiě)了多種編研材料，如：《產(chǎn)品簡(jiǎn)介》、《科技成果簡(jiǎn)介》、《榮譽(yù)證書(shū)檔案目錄匯編》等，為查找和利用檔案提供了方便，已先后向廠領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)提供查閱2280人次，提供案卷材料988卷（冊(cè)），主要體現(xiàn)在：一是為企業(yè)房改工作提供憑證作用。如硫酸廠在企業(yè)房改時(shí)因找不到達(dá)道路寺右大街職工宿舍的結(jié)構(gòu)圖紙，馬上到集團(tuán)公司查找也未找到，后來(lái)到我廠檔案室查到了結(jié)構(gòu)圖紙和房改歸屬等資料，為他們的房改工作提供了極為有力的依據(jù)。二是為企業(yè)的文化宣傳工作發(fā)揮積極的作用。在我廠編印紅云“三字經(jīng)”和建立廠展覽室照片展覽過(guò)程中，檔案室主動(dòng)提供了大量的歷史照片（包括各類(lèi)會(huì)議、廠容廠貌、文娛活動(dòng)等）、檔案、建廠史料等，基本上滿足了編寫(xiě)人員的要求，為廠照片展覽和紅云“三字經(jīng)”的出版做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。三是為企業(yè)科技建設(shè)發(fā)揮重要作用。在企業(yè)開(kāi)展的“科技進(jìn)步月”活動(dòng)中，科研部門(mén)根據(jù)檔案室編制的《榮譽(yù)證書(shū)檔案目錄匯編》資料，在墻報(bào)欄上詳細(xì)介紹了我廠歷年來(lái)的科技成果、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)情況，收到了良好的效果，促進(jìn)了科技活動(dòng)的順利開(kāi)展。

綜上所述，企業(yè)檔案工作的自查關(guān)鍵在于措施的落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門(mén)的密切配合，只有這樣，檔案工作才能取得成效，才能有進(jìn)一步的發(fā)展。檔案工作與時(shí)代息息相關(guān)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，信息時(shí)代的到來(lái)，昭示著企業(yè)檔案工作向著文檔一體化和電子檔案的轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)檔案工作的時(shí)代潮流，扭轉(zhuǎn)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀，我廠將加大檔案工作的管理力度，利用信息化資源，促使檔案管理工作上一新臺(tái)階。

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