中小企業內部信息部門職能重心的演變分析

摘要：管理需求的變化和信息技術的發展，使得中小企業對其內部信息部門的主要職能有了更多深層次的定義，通過分析當前中小企業管理的信息需求和內部信息部門的服務特點，歸納出中小企業內部信息部門工作職能的發展方向和定位。

關鍵詞：信息部門 中小企業 職能

管理需求變化與信息技術的發展直接推動了企業信息化的進程，信息資源的開發利用和共享成為信息化的核心。信息管理工作是服務工作，依靠各類各級信息系統，面向戰略、戰術、操作層次提供信息服務，從崗位性質來看，有信息平臺建設維護，信息資源利用，信息安全等幾個方面的工作，多層次、多階段、多角度的工作時常使信息管理部門忙于應付，而又得不到認可，因此，中小企業內部信息部門應在新形勢下找準自身職能定位，更好地為提升企業市場競爭力服務。

1 中小企業內部信息部門及其服務特點分析

企業作為一類組織，其信息管理需要有信息系統的支持，因此往往都設置有自己內部的信息部門，部門名稱有計算機室，信息部，情報部，信息技術處等等，還有的建立了企業信息主管（CIO）體制。這些都是典型的企業內部的信息部門，與直接為外部客戶提供產品和服務的IT公司相應部門相比，它有以下幾個方面的特點。

1.1 從服務對象上看 IT公司的信息技術部門的服務對象就是來自公司以外的客戶，是比較明了的。而企業內部的信息部門則不同。一方面，內部信息部門提供的信息系統，就是為了滿足企業相關部門的信息需求，是由這些部門來使用和評價的，因此，同樣也要有服務意識，支持相關部門的工作，體現自身價值。另一方面，內部信息部門提供的一些信息系統，是支持相關部門對外提供服務的，有時甚至系統的用戶就是企業的外部用戶，如銀行ATM、網上銀行這類系統。這樣的內部信息部門也要具備面向外部客戶提供服務的能力。因此，在實際中，內部信息部門往往需要認清兩種客戶，要能夠服務好內外兩種客戶。

1.2 從服務內容看 IT公司提供的直接就是產品或服務本身，只需要按照要求提供一定的技術支持就可以了，沒有運行的直接壓力，產品的升級換代往往就是技術本身的不斷改進。不同的是，對于企業內部的信息部門來說，需要承擔信息系統運行管理職責，還要深度參與企業對外提供產品或服務的過程。服務內容決定了內部信息部門在選擇解決方案的過程中，除了考慮技術因素外，更要從企業產品設計、生產、市場推廣、售后服務等多方面的要求出發。因此，內部信息部門的技術人員要做到“既懂業務，又懂技術”，否則可能連基本的溝通都難以辦到。

1.3 從服務程度看 IT公司負責按客戶的需求提供解決方案，雖然行業經驗豐富的公司可以為客戶提供咨詢，但需求的最終確定還是在客戶，因此，IT公司不對需求本身負責。而中小企業內部信息部門不同，它自身也對相關需求負相應的責任，需求管理的失誤所帶來的直接后果，往往就是本部門需要返工，系統建設任務不能按時完成，影響部門工作人員士氣。正如本文前面提及，內部信息部門需要深度參與企業需求管理，甚至是主導需求管理工作。

2 企業管理對信息的需求變化

2.1 基本業務要求信息技術與其加深融合 一方面，隨著信息技術的應用普及，信息系統的功能逐步完善，業務人員的工作迫切需要獲得更有效的信息服務，從而擁有新能力而不是簡單地擁有自動化；另一方面，傳統信息技術的成熟，外包服務的發展，促使內部信息部門的職責不斷接近最終應用，CIO的日常工作職責也隨之發生變化，知識管理等一些隱形的工作崗位將在企業的決策和建立新的組織能力中發揮重要作用。信息部門將會承擔更多業務創新的責任，包括商業模式創新和流程創新。實際中，一些企業信息部門的職能轉變證明了這一趨勢，“信息部”改為“流程信息管理中心”或者“信息與決策方案部”，負責綜合、復雜的業務分析。可見，信息部門的核心能力將從信息技術應用集成轉變為業務流程分析與決策、項目管理和變革管理。雖然這種新職能仍以信息技術為基礎，但其著眼點在業務轉型及信息流程等資源上。

2.2 企業信息技術管理本身的工作重點發生變化 信息技術在企業中應用的范圍日趨擴大，深度日益加強，服務質量迅速提高，企業內部信息技術部門在基礎設施和信息系統到位后，內部技術工作量快速減少，技術開發應用與系統操作維護不再是工作的重點，具體的信息技術業務操作或運營活動采取類似于企業常規業務活動的方式來進行組織，或者通過尋求社會專業化的信息技術服務來完成。相對而言，內部信息部門的信息技術咨詢參謀功能將得到強化，能更好地發揮專業性職能參謀的作用，企業需要內部信息部門從更高的、更全局性的角度來考慮企業信息能力的監督評價、信息質量控制和信息安全保障等管理職責，因此，其工作重心由技術管理向資源管理轉移。

2.3 企業管理對信息提出更高層次的需求 隨著中小企業管理水平的提升，管理方面的主要矛盾發生了變化。起初，缺乏信息管理平臺及應用工具的支持是主要制約因素，當前，如何提高信息質量、如何做好知識創新成為矛盾的主要方面。組織及個人在各自的分工崗位上需要正確地對業務做出決策，這就必然需要及時了解全面、高質量的信息，并且需要過去的一些經驗和相關聯的知識做支撐。企業系統內部的信息有人員構成信息、財務信息、戰略規劃信息、產品研發信息、技術創新信息等方面，需在總結現有內部信息的基礎上，探索出本企業的發展特點與規律。企業內部信息部門既了解當前信息技術應用狀況，又熟悉企業管理需求，特別適合發揮其優勢，在企業知識資產的積累方面有所作為。

3 中小企業內部信息部門的職能走向

3.1 業務流程分析與績效衡量 一方面，企業管理變革逐步擴展，涉及多種職能管理，急切需要利用信息技術對流程進行整合和固化，用以提升企業整體的組織能力。另一方面，內部信息部門是最了解企業整體運作和全部信息的部門之一，具備領導這方面工作的有利條件。信息部門可以幫助業務部門改進流程管理和確保業務數據的準確性，逐步將業務運營流程化、數據化和制度化。主要完成三項工作：一是選擇、收集、協調以及集成數據和信息，跟蹤企業日常的運營和整體績效；二是培養專門的業務分析員隊伍，運用管理模型，選擇和確定關鍵的對比數據和信息，使用統計工具輔助分析，支持企業的決策和創新，并支持分析結果在不同運營層次間的溝通。三是更新績效衡量系統，確保其能夠快速適應企業內部和外部的變化。

3.2 項目需求管理 在企業輸出非核心業務項目時，需求變更變得更加難以控制，因此，作為企業的管理者，需要特別關注跨部門的需求管理，要求其掌握一般性項目管理的技能和更為復雜的大型項目管理能力，這是直接影響到企業內各相關部門的工作配合的問題。首先是管理崗位分散，覆蓋面寬，需要有員工之間學習交流的氛圍；其次，常規管理崗位與信息管理崗位融為一體，尤其是在操作應用層次，本部門工作人員平時要對信息化管理有思考積累；第三，信息需求和應用是多層次的，要注意區別平臺技術、工程管理和知識整合方面不同的信息需求。

3.3 知識管理 與績效分析、業務分析一樣，知識管理也是非常重要的組織能力。ERP、CRM等應用系統產生了大量的業務數據，針對這些復雜的重要業務信息，運用數學模型和統計工具進行分析，得出結論和提出建議，并對非結構化的知識進行有效管理，促進員工的學習、交流和創新，這是內部信息部門在完成應用系統建設后，更能彰顯自身價值的工作。建立知識管理的流程、系統和文化，在員工之間、以及與客戶、供應商和合作伙伴之間，進行廣泛的關鍵知識資產整理、存儲、交流和再運用，利用組織智力或知識資產創造價值，需要做好三項工作：首先是獲取和傳遞以及更新這些信息；其次是確保數據和信息的質量和可用性，還有就是如何管理來自多方面的相關知識，包括發現、分享和保密等。

需要指出的是，由于不同中小企業信息化發展水平存在差異，其內部信息部門的設置及其職能相應呈現出多樣性，而這是由信息管理工作的本質所決定的，內部信息部門必須根據企業所處信息化階段的具體特點，分析信息管理需求，結合工作實際來對照檢查自身的職能定位，調整立足點，主動適應新變化。

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基金項目：廣西經濟管理干部學院科研項目——基于現階段信

息化技能要求的實踐教學研究（09BJYA002）。

作者簡介：魏小龍（1973-），男，河南南陽人，講師，碩士，研究方向：企業信息管理。