會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

摘 要：對于一個企業(yè)來說，做好會計的內(nèi)部控制管理是一項關(guān)系企業(yè)能否健康發(fā)展的大問題，而會計電算化對會計內(nèi)部控制工作的實現(xiàn)發(fā)揮著重要作用，為此，要想實現(xiàn)企業(yè)會計的內(nèi)部控制，就需要建立一套科學(xué)的電算化會計信息系統(tǒng)，本文主要對會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響做了探討，并就如何制定科學(xué)的會計電算化信息系統(tǒng)提出了一些對策，旨在加快實現(xiàn)企業(yè)的電算化會計控制。

關(guān)鍵詞：會計 電算化 內(nèi)部控制 會計信息系統(tǒng)

在會計的發(fā)展史上，會計的電算化發(fā)展是一個歷史性的飛躍，在會計領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)電算化能夠有效的減輕勞動強度，還能保證大量會計信息處理的及時準(zhǔn)確，這極大的提高了會計人員的會計效率，實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的極大提高，能夠促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競爭能力的不斷提升。本文就對會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響做了介紹，并就電算化會計內(nèi)部控制制度的構(gòu)建提出了一些建議。

一、會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

1.手工會計系統(tǒng)下的會計內(nèi)部控制制度。在企業(yè)的會計發(fā)展過程中，手工會計階段采取內(nèi)部控制措施是為了實現(xiàn)企業(yè)財物的安全管理，這種內(nèi)部控制在保證會計資料及其他有關(guān)資料的正確性上也發(fā)揮著很大作用，還能實現(xiàn)各項財務(wù)收支的合理性和合法性控制，實現(xiàn)業(yè)務(wù)分管責(zé)任制的落實。

2. 會計電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制制度的變化。會計電算化系統(tǒng)具有很多優(yōu)，與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比能夠?qū)崿F(xiàn)會計效率的極大提高。會計電算化的數(shù)據(jù)采集和存貯都比手工會計系統(tǒng)快捷，而且形式上更多樣，在核算形式上也能節(jié)省更多的人力物力。會計電算化在數(shù)據(jù)的傳輸上也具有極大優(yōu)勢，能夠快捷的實現(xiàn)傳輸，而且不受時間限制，操作也比較簡單。可以說會計電算化已經(jīng)使得賬簿概念變得更加抽象化，在會計工作崗位的設(shè)置上也引起了諸多變化。

3.建立健全會計電算化系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制制度。在會計電算化系統(tǒng)的構(gòu)建中，有效的內(nèi)部控制機制的制定能夠促進(jìn)會計監(jiān)督職能的發(fā)揮。制度控制能夠保證計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，還能實現(xiàn)設(shè)備的合理保養(yǎng)。電算化系統(tǒng)下通過會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密制度的制定，能夠有效的防止數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的完整性。電算化會計檔案管理制度是一種基礎(chǔ)的會計工作，能夠?qū)n案內(nèi)容及保管人員及權(quán)限進(jìn)行科學(xué)管理，在會計領(lǐng)域會計的電算化是會計工作的最終發(fā)展方向，做好這一工作能夠不斷的提高會計工作的規(guī)范化。

二、建立電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

1. 電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)控制。電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)成本比較大，是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，這一制度能夠?qū)崿F(xiàn)原有管理體制的重大變革。在軟件的開發(fā)過程中，電算化會計系統(tǒng)的開發(fā)需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來進(jìn)行，在商品化會計軟件的開發(fā)中也要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)及評審過程，這樣才能通過規(guī)范性的會計系統(tǒng)來實現(xiàn)會計工作的可靠及完善。電算化會計信息系統(tǒng)在使用的初期要做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，要對相關(guān)的操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以促進(jìn)系統(tǒng)操作及管理水平的不斷提高。充分的準(zhǔn)備能夠減少操作中出現(xiàn)的失誤，能夠加深操作人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，所以要采取有效的控制手段來實現(xiàn)新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。另外，會計軟件在使用過程中如果出現(xiàn)問題就要及時采取措施進(jìn)行維護(hù)，這樣才能實現(xiàn)會計軟件的科學(xué)維護(hù)。在會計信息系統(tǒng)的使用中，如果軟件本身出現(xiàn)錯誤，或者出現(xiàn)軟硬件需進(jìn)行維護(hù)的情況，都需要系統(tǒng)管理員及時提出維修申請，這樣對系統(tǒng)的擴充及會計核算制度的維護(hù)都是很重要的，在出現(xiàn)問題時，在對維修方案經(jīng)過批準(zhǔn)后，還需要專業(yè)的維護(hù)人員來進(jìn)行維護(hù)，檢修維護(hù)人員在遇有大型的維修活動時還要制定維護(hù)計劃，以達(dá)到理想的維修效果。

2. 組織控制。組織控制工作的開展，需要對各個部門的職責(zé)進(jìn)行科學(xué)劃分，再通過部門間的職責(zé)劃分來實現(xiàn)系統(tǒng)的開發(fā)、操作及系統(tǒng)維護(hù)。各個職能部門應(yīng)該認(rèn)識到各個部門的職責(zé)，處理好各自的工作職責(zé)。另外，組織控制工作還要處理好相鄰部門的崗位分工，通過崗位責(zé)任制的制定來實現(xiàn)責(zé)任制的具體落實。在組織控制工作中還需要重點做好系統(tǒng)操作組內(nèi)部的崗位分工，在做好此項工作的同時還要控制好系統(tǒng)的開發(fā)及檔案管理，通過有效的控制措施來減少欺詐現(xiàn)象的發(fā)生。值得注意的是，人事管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行也能加強內(nèi)部控制的效果。

3. 操作控制。操作控制的實現(xiàn)主要是通過一些操作規(guī)則的制定和執(zhí)行來實現(xiàn)。操作規(guī)則的內(nèi)容比較繁多，包括計算機操作規(guī)則、操作運行規(guī)則、用機時問記錄規(guī)則以及控制臺記錄規(guī)則等內(nèi)容，另外機房守則、應(yīng)急措施及安全規(guī)則等也屬于操作規(guī)則。操作規(guī)則的制定能夠有效的減少誤差，能夠運用計算機技術(shù)來保證會計信息處理的高質(zhì)量。現(xiàn)階段很多企業(yè)雖然存在操作規(guī)則，但是是實際操作管理水平卻很低下，還不能嚴(yán)格執(zhí)行，這些因素會導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)出現(xiàn)安全隱患，為此要想實現(xiàn)會計信息的安全及完整，各單位就要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度，促進(jìn)操作規(guī)則的具體實施。

4.輸入、處理和輸出控制。在會計電算化系統(tǒng)的輸入輸出處理上，需要輸入運用多種控制方法來實現(xiàn)管理，通過科目代碼及校驗碼的科學(xué)設(shè)計，能防止科目輸入出現(xiàn)錯誤。在進(jìn)行試算平衡校驗時還要注意憑證金額的輸入，防止錯誤情況的發(fā)生。處理控制是對計算機系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制，這些控制大多都被寫入計算機程序中，又稱之為自動控制。數(shù)據(jù)處理的控制方法主要包括有效性控制和文件控制。有效性控制能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的核對，還能對字段及記錄長度進(jìn)行檢查，在代碼和數(shù)值的檢查及記錄總數(shù)的檢查上效果也比較明顯。而文件控制的內(nèi)容則主要包括檢查文件的長度、檢查文件的標(biāo)識以及文件是否感染了相關(guān)病毒。輸出控制工作的有效開展能夠?qū)崿F(xiàn)計算機系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)控制，以保證各種輸出結(jié)果的真實性、完整性和正確性。在具體控制措施的制定上，要主要從輸出格式、屏幕輸出及打印輸出方面下功夫。輸出控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否相符，輸出數(shù)據(jù)是否完整，是否能滿足使用部門的需要等，在另會計資料的輸出上還要做好相關(guān)登記，做好會計檔案的保管。

5.系統(tǒng)安全保密控制。為了維護(hù)系統(tǒng)的安全運行，就需要做好安保制度的控制工作。現(xiàn)階段的系統(tǒng)安全主要通過用戶識別控制來防止系統(tǒng)被盜用。這樣的控制措施能夠防止系統(tǒng)外部人員的侵入，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部人員的安全操作及控制。還可以通過機內(nèi)操作日志的建立來加強安保工作的開展，操作日記能夠由程序進(jìn)行自動操作登記，以留下有價值的審計線索。實行加密存儲控制還能對重要的數(shù)據(jù)的安全傳輸，可以采用加密存儲或密碼的形式來傳輸，會計軟件的程序也可以進(jìn)行編譯或加密。在數(shù)據(jù)存取的權(quán)限控制上，要通過制度的規(guī)范性來實現(xiàn)操作員對會計數(shù)據(jù)的安全存取，還可以通過數(shù)據(jù)和程序的備份和恢復(fù)控制，實現(xiàn)會計軟件和重要的數(shù)據(jù)文件的定期備份存檔，這樣對系統(tǒng)故障的及時恢復(fù)是及其重要的。

三、結(jié)語

總而言之，會計電算化系統(tǒng)作為一種新興技術(shù)，其對會計領(lǐng)域的影響是及其巨大的，為了實現(xiàn)會計工作的內(nèi)部控制，做好電算化會計系統(tǒng)的研究及開發(fā)是非常必要的，在會計工作中要通過制度的控制來促進(jìn)會計內(nèi)部工作的控制管理。