論物資供應(yīng)工作實施計算機程序化管理

摘 要：物資供應(yīng)管理包括物資計劃、物資采購、物資驗收入庫、物資保管保養(yǎng)、物資審批發(fā)放、物資使用跟蹤管理、物資定限額管理、物資考核分析等工作，在一個企業(yè)，生產(chǎn)用的物資常常有上百種，上千種甚至上萬種，物資供應(yīng)是每個企業(yè)再生產(chǎn)的前提，在生產(chǎn)中起著非常重要的作用，物資供應(yīng)管理工作中有大量手工工作，工作量大、繁瑣且不準確等，本文論術(shù)了物資供應(yīng)工作實施計算機程序化管理的先進性、簡便性和科學性。

關(guān)鍵詞：物資 程序化 管理

一、企業(yè)傳統(tǒng)的物資管理的特點

物資供應(yīng)是每個企業(yè)再生產(chǎn)的前提，物資管理工作是企業(yè)降低成本、節(jié)約成本提高經(jīng)濟效益的最有效的途徑，企業(yè)生產(chǎn)所需物資種類繁多，供應(yīng)商數(shù)量多且分散，從生產(chǎn)所需申報物資計劃到最終的分析考核控制管理環(huán)節(jié)多。由于基層單位分散，物資供應(yīng)部門往往采用建立多個基層二級倉庫就近供應(yīng)的辦法，以保證生產(chǎn)正常需要。物資供應(yīng)部門根據(jù)需要對物資的發(fā)放權(quán)進行集中調(diào)配，以最大的程度降低整體倉庫的存貨成本。但采用手工管理手段容易出現(xiàn)一些管理瓶頸：如兩級倉庫庫存不統(tǒng)一、物資使用單位的需求計劃與物資采購部門的采購計劃以及在生產(chǎn)后期的材料消耗考核分析不能形成閉環(huán)控制等。市場動態(tài)要求響應(yīng)速度越來越快、物流的流轉(zhuǎn)要求越來越敏捷；物資電算化的推動和實施，使自身的業(yè)務(wù)流程得到優(yōu)化，管理進一步提升。為了進一步提高效率、優(yōu)化管理。建議使用計算機軟件物資管理模塊系統(tǒng)，從而實現(xiàn)物資供應(yīng)系統(tǒng)的信息化管理。

二、物資計算機程序化管理系統(tǒng)方案

1.系統(tǒng)提供存貨核算功能：

（1）提供按部門、按倉庫、按存貨核算功能；（2）為不同的業(yè)務(wù)類型提供成本核算功能；（3）可以進行出入庫成本調(diào)整，處理各種異常；（4）方便的計劃價/售價調(diào)整功能；（5）存貨跌價準備提取、滿足上市企業(yè)管理需要；（6）自動形成完整的存貨賬簿；（7）符合業(yè)務(wù)規(guī)則的憑證自動生成；（8）功能強大的查詢統(tǒng)計功能。

2.存貨核算有以下內(nèi)容：（1）假退料核算：適應(yīng)工業(yè)企業(yè)的要求，增加假退料的處理及核算。（2）期末處理：系統(tǒng)計算出的出庫單價為負數(shù)時按零出庫時取成本的方法處理。（3）暫估處理：暫估成本處理菜單名稱改為結(jié)算成本處理。對采購入庫業(yè)務(wù)，如果結(jié)算單價與暫估單價不一致自動生成出庫調(diào)整單，并可按明細的出庫單生成。（4）出入庫調(diào)整單：出入庫調(diào)整單可當時不記賬，增加事后記賬的功能。系統(tǒng)自動生成的出入庫調(diào)整單。（5）制單：制單時，憑證摘要用戶可自定義。可根據(jù)調(diào)撥單、組裝單等特殊單據(jù)生成憑證。（6）產(chǎn)成品成本分配：產(chǎn)成品成本分配后應(yīng)可以恢復分配的數(shù)據(jù)。界面中顯示存貨的編碼、名稱、規(guī)格型號、代碼等信息。（7）個別計價的存貨提供按各個批次進行統(tǒng)計分析的功能。（8）存貨差異分攤表、出庫/入庫匯總表增加“對方科目”作為匯總依據(jù)。（9）出庫匯總表、入庫匯總表中，按部門核算時，既可按單據(jù)部門也可按倉庫所屬部門匯總查詢。（10）存貨總賬可選擇存貨分類的各個級次進行查詢，即允許用戶只查詢某一存貨大類的賬表。（11）庫存資金占用提供按存貨分類各個級次及末級存貨占用分析。

3.業(yè)務(wù)處理：用戶進行批次凍結(jié)、失效日期維護、遠程應(yīng)用、整理現(xiàn)存量、對賬結(jié)賬等操作。

4.賬表：用戶可以查詢各類賬表，包括庫存賬、批次賬、貨位賬、統(tǒng)計表、儲備分析賬表。

三、計算機程序化管理在實際工作中的運用

1.多計量單位：系統(tǒng)設(shè)置一個存貨多個計量單位。在存貨檔案中設(shè)置每一存貨是固定換算率還是變動換算率，固定換算率支持多計量單位，變動換算率只支持雙計量單位，同原來的模式。

2.批次管理：改進批次管理功能，提供批號合并及自動選擇批號功能。為了方便用戶操作并提高操作的效率及準確性，出庫時提供三種選擇批號的方法：手工確定、批號先進先出、近效期先出。

3.保質(zhì)期管理：可對存貨的保質(zhì)期、生產(chǎn)日期及失效日期分別進行管理。在存貨檔案中設(shè)置每一存貨的保質(zhì)期，單據(jù)上提供生產(chǎn)日期、保質(zhì)期和失效日期三項。

4.保質(zhì)期自動預(yù)警：可進行保質(zhì)期的自動預(yù)警（進入系統(tǒng)），自定義各存貨的預(yù)警天數(shù)，并可在單據(jù)上對失效的存貨進行報警控制。

5.貨位管理：為了減化用戶的操作，提高工作效率，對存放位置相對比較固定的存貨提供批量自動指定貨位的功能。

6.不合格品管理：增加對不合格品的管理功能。增加不合格品記錄單，記錄不合格品的產(chǎn)生；不合格品處理單，記錄對不合格品的處理情況；不合格品備查簿，記錄不合格品的產(chǎn)生及處理、結(jié)存情況。

7.特殊單據(jù)：調(diào)撥單、組裝單、拆卸單、形態(tài)轉(zhuǎn)換單等特殊單據(jù)增加單據(jù)修改、單據(jù)審核的功能。單據(jù)審核時生成其他出入庫單。

調(diào)撥單、組裝單、拆卸單、形態(tài)轉(zhuǎn)換單等特殊單據(jù)用戶可選擇是在特殊單據(jù)審核時更新現(xiàn)存量還是在其他出入庫單審核時更新現(xiàn)存量。

8.配比出庫、限額領(lǐng)料單：將原參照采購計劃的主生產(chǎn)計劃生成限額領(lǐng)料單時，改為根據(jù)采購計劃的生產(chǎn)訂單生成限額領(lǐng)料單；已完成的生產(chǎn)訂單生成限額領(lǐng)料單不再參照；超限額領(lǐng)料時，可設(shè)置超限額的范圍，在此范圍內(nèi)可超限額發(fā)料；限額領(lǐng)料單提供批量關(guān)閉的功能；配比出庫單的表頭增加出庫類別。

9.出庫跟蹤入庫：對已經(jīng)出庫的物資進行跟蹤管理，可實現(xiàn)對該種物資保管的質(zhì)量、供貨供應(yīng)商進行跟蹤管理，同時也是計算存貨庫齡的依據(jù)。領(lǐng)料出庫單跟蹤材料入庫單提供兩種方式的跟蹤，第一種由供應(yīng)科手工跟蹤。第二種方式由系統(tǒng)自動跟蹤，自動跟蹤提供先進先出、先進后出兩種方法。

10.遠程應(yīng)用：可單獨對基礎(chǔ)檔案進行導入、導出。基礎(chǔ)檔案可選擇檔案的具體某個字段進行導入導出，以解決集團總部與分部之間的數(shù)據(jù)權(quán)限及數(shù)據(jù)保密性的要求。導入、導出單據(jù)時用戶輸入過濾條件后，系統(tǒng)將滿足條件的單據(jù)顯示在屏幕上，提供用戶再次選擇并確認單據(jù)的功能。

11.出入庫成本：用戶可按各種單據(jù)分別設(shè)置單據(jù)單價及金額來源。錄入出入庫單時系統(tǒng)可自動計算單價、金額。例如出入庫單用戶可選擇自動帶入存貨的參考成本、最新成本、計劃單價或根據(jù)計價方式自動帶入單價。

12.替換件：出庫時，如果存貨可用量不足，用戶可選擇用存貨的替換件進行出庫。

13.單據(jù)應(yīng)收應(yīng)發(fā)數(shù)：入庫單增加應(yīng)收數(shù)量和應(yīng)發(fā)件數(shù)兩列，出庫單增加應(yīng)發(fā)數(shù)量和應(yīng)發(fā)件數(shù)兩列，以解決不同部門之間的分工協(xié)作及權(quán)限劃分的問題。如采購業(yè)務(wù)，應(yīng)由采購員填寫應(yīng)收數(shù)，庫管員根據(jù)實際入庫情況填寫實收數(shù)；產(chǎn)成品入庫業(yè)務(wù)，車間生產(chǎn)完工后，由車間人員填寫產(chǎn)成品入庫單的應(yīng)收數(shù)，庫管員根據(jù)驗收入庫情況填寫實收數(shù)。對于庫存調(diào)撥業(yè)務(wù)，調(diào)度員填制調(diào)撥單，調(diào)撥數(shù)即為調(diào)出倉庫的應(yīng)發(fā)數(shù)和調(diào)入倉庫的應(yīng)收數(shù)，調(diào)入倉庫的庫管員根據(jù)實際收貨情況，填寫實收數(shù)。

14.最高最低控制：最低庫存量也稱保險儲備，是指保證生產(chǎn)正常運行時的最低物資儲備量，低于此儲備量將出現(xiàn)生產(chǎn)中斷的最低儲備量。最高儲備量是指在控制周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)次數(shù)的最高庫存量，最高最低物資庫存量報警和預(yù)警可按該種物資的庫存量進行控制，也可周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)次數(shù)進行控制，用戶在選項中設(shè)置。

15.各種賬表，過濾條件中如果有存貨，則可按存貨的16個自定義項作為過濾條件。

16.單據(jù)表頭表體增加自定義項，存貨檔案增加自定義項，庫存的賬表查詢要相應(yīng)增加自定義項。

17.收發(fā)存匯總表、存貨分布表等報表增加金額列，用戶可選擇按參考成本、最新成本、計劃價（售價）查詢金額。

18.實物賬：如果用戶以審核作為實物出入庫的標志，則審核日期為實物實際出入庫的日期，為了查詢實物賬，因此收發(fā)存匯總表、出入庫流水賬等賬表的過濾條件中加審核日期的起止范圍條件，既可按存貨實際出入庫的日期（即審核日期）進行查詢，也可按單據(jù)日期進行查詢。

19.收發(fā)存匯總表、流水賬按項目統(tǒng)計：可按單據(jù)上的項目進行統(tǒng)計分析。如查詢各項目存貨的出入庫情況。

20.現(xiàn)存量查詢：用于查詢存貨的最新現(xiàn)存量信息。可按倉庫、存貨、批號、貨位、條形碼等關(guān)鍵字進行組合查詢。

21.不合格品備查簿：用于查詢不合格品的發(fā)生及處理情況。

22.入庫跟蹤表：用于查詢出入庫跟蹤的存貨的來源及去向。取消原批次結(jié)存表。

四、物資程序化管理的目的和意義

物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)從統(tǒng)一采購管理的角度出發(fā)，以生產(chǎn)為龍頭，合理地平衡、制定需求計劃和采購計劃，合理安排配套物資的搭配比例，科學降低庫存資金占壓，使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟效益。運用信息化的平臺，將分散的倉庫物資管理信息通過聯(lián)網(wǎng)集中及時傳送，解決了倉庫多而散、管理難的問題，并以此為契機，幫助企業(yè)強化管理，真正達到提高物資管理水平、控制成本和提升生產(chǎn)效率的目的。

物資程序化的推動和實施，使自身的業(yè)務(wù)流程得到優(yōu)化，管理進一步提升。為了進一步提高效率、優(yōu)化管理。建議使用計算機軟件物資管理模塊系統(tǒng)，從而實現(xiàn)物資供應(yīng)系統(tǒng)的信息化管理。