論物資供應(yīng)工作實(shí)施計(jì)算機(jī)程序化管理

摘 要：物資供應(yīng)管理包括物資計(jì)劃、物資采購(gòu)、物資驗(yàn)收入庫(kù)、物資保管保養(yǎng)、物資審批發(fā)放、物資使用跟蹤管理、物資定限額管理、物資考核分析等工作，在一個(gè)企業(yè)，生產(chǎn)用的物資常常有上百種，上千種甚至上萬(wàn)種，物資供應(yīng)是每個(gè)企業(yè)再生產(chǎn)的前提，在生產(chǎn)中起著非常重要的作用，物資供應(yīng)管理工作中有大量手工工作，工作量大、繁瑣且不準(zhǔn)確等，本文論術(shù)了物資供應(yīng)工作實(shí)施計(jì)算機(jī)程序化管理的先進(jìn)性、簡(jiǎn)便性和科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：物資 程序化 管理

一、企業(yè)傳統(tǒng)的物資管理的特點(diǎn)

物資供應(yīng)是每個(gè)企業(yè)再生產(chǎn)的前提，物資管理工作是企業(yè)降低成本、節(jié)約成本提高經(jīng)濟(jì)效益的最有效的途徑，企業(yè)生產(chǎn)所需物資種類(lèi)繁多，供應(yīng)商數(shù)量多且分散，從生產(chǎn)所需申報(bào)物資計(jì)劃到最終的分析考核控制管理環(huán)節(jié)多。由于基層單位分散，物資供應(yīng)部門(mén)往往采用建立多個(gè)基層二級(jí)倉(cāng)庫(kù)就近供應(yīng)的辦法，以保證生產(chǎn)正常需要。物資供應(yīng)部門(mén)根據(jù)需要對(duì)物資的發(fā)放權(quán)進(jìn)行集中調(diào)配，以最大的程度降低整體倉(cāng)庫(kù)的存貨成本。但采用手工管理手段容易出現(xiàn)一些管理瓶頸：如兩級(jí)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存不統(tǒng)一、物資使用單位的需求計(jì)劃與物資采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃以及在生產(chǎn)后期的材料消耗考核分析不能形成閉環(huán)控制等。市場(chǎng)動(dòng)態(tài)要求響應(yīng)速度越來(lái)越快、物流的流轉(zhuǎn)要求越來(lái)越敏捷；物資電算化的推動(dòng)和實(shí)施，使自身的業(yè)務(wù)流程得到優(yōu)化，管理進(jìn)一步提升。為了進(jìn)一步提高效率、優(yōu)化管理。建議使用計(jì)算機(jī)軟件物資管理模塊系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)系統(tǒng)的信息化管理。

二、物資計(jì)算機(jī)程序化管理系統(tǒng)方案

1.系統(tǒng)提供存貨核算功能：

（1）提供按部門(mén)、按倉(cāng)庫(kù)、按存貨核算功能；（2）為不同的業(yè)務(wù)類(lèi)型提供成本核算功能；（3）可以進(jìn)行出入庫(kù)成本調(diào)整，處理各種異常；（4）方便的計(jì)劃價(jià)/售價(jià)調(diào)整功能；（5）存貨跌價(jià)準(zhǔn)備提取、滿足上市企業(yè)管理需要；（6）自動(dòng)形成完整的存貨賬簿；（7）符合業(yè)務(wù)規(guī)則的憑證自動(dòng)生成；（8）功能強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計(jì)功能。

2.存貨核算有以下內(nèi)容：（1）假退料核算：適應(yīng)工業(yè)企業(yè)的要求，增加假退料的處理及核算。（2）期末處理：系統(tǒng)計(jì)算出的出庫(kù)單價(jià)為負(fù)數(shù)時(shí)按零出庫(kù)時(shí)取成本的方法處理。（3）暫估處理：暫估成本處理菜單名稱改為結(jié)算成本處理。對(duì)采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)，如果結(jié)算單價(jià)與暫估單價(jià)不一致自動(dòng)生成出庫(kù)調(diào)整單，并可按明細(xì)的出庫(kù)單生成。（4）出入庫(kù)調(diào)整單：出入庫(kù)調(diào)整單可當(dāng)時(shí)不記賬，增加事后記賬的功能。系統(tǒng)自動(dòng)生成的出入庫(kù)調(diào)整單。（5）制單：制單時(shí)，憑證摘要用戶可自定義?？筛鶕?jù)調(diào)撥單、組裝單等特殊單據(jù)生成憑證。（6）產(chǎn)成品成本分配：產(chǎn)成品成本分配后應(yīng)可以恢復(fù)分配的數(shù)據(jù)。界面中顯示存貨的編碼、名稱、規(guī)格型號(hào)、代碼等信息。（7）個(gè)別計(jì)價(jià)的存貨提供按各個(gè)批次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的功能。（8）存貨差異分?jǐn)偙?、出?kù)/入庫(kù)匯總表增加“對(duì)方科目”作為匯總依據(jù)。（9）出庫(kù)匯總表、入庫(kù)匯總表中，按部門(mén)核算時(shí)，既可按單據(jù)部門(mén)也可按倉(cāng)庫(kù)所屬部門(mén)匯總查詢。（10）存貨總賬可選擇存貨分類(lèi)的各個(gè)級(jí)次進(jìn)行查詢，即允許用戶只查詢某一存貨大類(lèi)的賬表。（11）庫(kù)存資金占用提供按存貨分類(lèi)各個(gè)級(jí)次及末級(jí)存貨占用分析。

3.業(yè)務(wù)處理：用戶進(jìn)行批次凍結(jié)、失效日期維護(hù)、遠(yuǎn)程應(yīng)用、整理現(xiàn)存量、對(duì)賬結(jié)賬等操作。

4.賬表：用戶可以查詢各類(lèi)賬表，包括庫(kù)存賬、批次賬、貨位賬、統(tǒng)計(jì)表、儲(chǔ)備分析賬表。

三、計(jì)算機(jī)程序化管理在實(shí)際工作中的運(yùn)用

1.多計(jì)量單位：系統(tǒng)設(shè)置一個(gè)存貨多個(gè)計(jì)量單位。在存貨檔案中設(shè)置每一存貨是固定換算率還是變動(dòng)換算率，固定換算率支持多計(jì)量單位，變動(dòng)換算率只支持雙計(jì)量單位，同原來(lái)的模式。

2.批次管理：改進(jìn)批次管理功能，提供批號(hào)合并及自動(dòng)選擇批號(hào)功能。為了方便用戶操作并提高操作的效率及準(zhǔn)確性，出庫(kù)時(shí)提供三種選擇批號(hào)的方法：手工確定、批號(hào)先進(jìn)先出、近效期先出。

3.保質(zhì)期管理：可對(duì)存貨的保質(zhì)期、生產(chǎn)日期及失效日期分別進(jìn)行管理。在存貨檔案中設(shè)置每一存貨的保質(zhì)期，單據(jù)上提供生產(chǎn)日期、保質(zhì)期和失效日期三項(xiàng)。

4.保質(zhì)期自動(dòng)預(yù)警：可進(jìn)行保質(zhì)期的自動(dòng)預(yù)警（進(jìn)入系統(tǒng)），自定義各存貨的預(yù)警天數(shù)，并可在單據(jù)上對(duì)失效的存貨進(jìn)行報(bào)警控制。

5.貨位管理：為了減化用戶的操作，提高工作效率，對(duì)存放位置相對(duì)比較固定的存貨提供批量自動(dòng)指定貨位的功能。

6.不合格品管理：增加對(duì)不合格品的管理功能。增加不合格品記錄單，記錄不合格品的產(chǎn)生；不合格品處理單，記錄對(duì)不合格品的處理情況；不合格品備查簿，記錄不合格品的產(chǎn)生及處理、結(jié)存情況。

7.特殊單據(jù)：調(diào)撥單、組裝單、拆卸單、形態(tài)轉(zhuǎn)換單等特殊單據(jù)增加單據(jù)修改、單據(jù)審核的功能。單據(jù)審核時(shí)生成其他出入庫(kù)單。

調(diào)撥單、組裝單、拆卸單、形態(tài)轉(zhuǎn)換單等特殊單據(jù)用戶可選擇是在特殊單據(jù)審核時(shí)更新現(xiàn)存量還是在其他出入庫(kù)單審核時(shí)更新現(xiàn)存量。

8.配比出庫(kù)、限額領(lǐng)料單：將原參照采購(gòu)計(jì)劃的主生產(chǎn)計(jì)劃生成限額領(lǐng)料單時(shí)，改為根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的生產(chǎn)訂單生成限額領(lǐng)料單；已完成的生產(chǎn)訂單生成限額領(lǐng)料單不再參照；超限額領(lǐng)料時(shí)，可設(shè)置超限額的范圍，在此范圍內(nèi)可超限額發(fā)料；限額領(lǐng)料單提供批量關(guān)閉的功能；配比出庫(kù)單的表頭增加出庫(kù)類(lèi)別。

9.出庫(kù)跟蹤入庫(kù)：對(duì)已經(jīng)出庫(kù)的物資進(jìn)行跟蹤管理，可實(shí)現(xiàn)對(duì)該種物資保管的質(zhì)量、供貨供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤管理，同時(shí)也是計(jì)算存貨庫(kù)齡的依據(jù)。領(lǐng)料出庫(kù)單跟蹤材料入庫(kù)單提供兩種方式的跟蹤，第一種由供應(yīng)科手工跟蹤。第二種方式由系統(tǒng)自動(dòng)跟蹤，自動(dòng)跟蹤提供先進(jìn)先出、先進(jìn)后出兩種方法。

10.遠(yuǎn)程應(yīng)用：可單獨(dú)對(duì)基礎(chǔ)檔案進(jìn)行導(dǎo)入、導(dǎo)出?；A(chǔ)檔案可選擇檔案的具體某個(gè)字段進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出，以解決集團(tuán)總部與分部之間的數(shù)據(jù)權(quán)限及數(shù)據(jù)保密性的要求。導(dǎo)入、導(dǎo)出單據(jù)時(shí)用戶輸入過(guò)濾條件后，系統(tǒng)將滿足條件的單據(jù)顯示在屏幕上，提供用戶再次選擇并確認(rèn)單據(jù)的功能。

11.出入庫(kù)成本：用戶可按各種單據(jù)分別設(shè)置單據(jù)單價(jià)及金額來(lái)源。錄入出入庫(kù)單時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)計(jì)算單價(jià)、金額。例如出入庫(kù)單用戶可選擇自動(dòng)帶入存貨的參考成本、最新成本、計(jì)劃單價(jià)或根據(jù)計(jì)價(jià)方式自動(dòng)帶入單價(jià)。

12.替換件：出庫(kù)時(shí)，如果存貨可用量不足，用戶可選擇用存貨的替換件進(jìn)行出庫(kù)。

13.單據(jù)應(yīng)收應(yīng)發(fā)數(shù)：入庫(kù)單增加應(yīng)收數(shù)量和應(yīng)發(fā)件數(shù)兩列，出庫(kù)單增加應(yīng)發(fā)數(shù)量和應(yīng)發(fā)件數(shù)兩列，以解決不同部門(mén)之間的分工協(xié)作及權(quán)限劃分的問(wèn)題。如采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)由采購(gòu)員填寫(xiě)應(yīng)收數(shù)，庫(kù)管員根據(jù)實(shí)際入庫(kù)情況填寫(xiě)實(shí)收數(shù)；產(chǎn)成品入庫(kù)業(yè)務(wù)，車(chē)間生產(chǎn)完工后，由車(chē)間人員填寫(xiě)產(chǎn)成品入庫(kù)單的應(yīng)收數(shù)，庫(kù)管員根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)情況填寫(xiě)實(shí)收數(shù)。對(duì)于庫(kù)存調(diào)撥業(yè)務(wù)，調(diào)度員填制調(diào)撥單，調(diào)撥數(shù)即為調(diào)出倉(cāng)庫(kù)的應(yīng)發(fā)數(shù)和調(diào)入倉(cāng)庫(kù)的應(yīng)收數(shù)，調(diào)入倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)管員根據(jù)實(shí)際收貨情況，填寫(xiě)實(shí)收數(shù)。

14.最高最低控制：最低庫(kù)存量也稱保險(xiǎn)儲(chǔ)備，是指保證生產(chǎn)正常運(yùn)行時(shí)的最低物資儲(chǔ)備量，低于此儲(chǔ)備量將出現(xiàn)生產(chǎn)中斷的最低儲(chǔ)備量。最高儲(chǔ)備量是指在控制周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)次數(shù)的最高庫(kù)存量，最高最低物資庫(kù)存量報(bào)警和預(yù)警可按該種物資的庫(kù)存量進(jìn)行控制，也可周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)次數(shù)進(jìn)行控制，用戶在選項(xiàng)中設(shè)置。

15.各種賬表，過(guò)濾條件中如果有存貨，則可按存貨的16個(gè)自定義項(xiàng)作為過(guò)濾條件。

16.單據(jù)表頭表體增加自定義項(xiàng)，存貨檔案增加自定義項(xiàng)，庫(kù)存的賬表查詢要相應(yīng)增加自定義項(xiàng)。

17.收發(fā)存匯總表、存貨分布表等報(bào)表增加金額列，用戶可選擇按參考成本、最新成本、計(jì)劃價(jià)（售價(jià)）查詢金額。

18.實(shí)物賬：如果用戶以審核作為實(shí)物出入庫(kù)的標(biāo)志，則審核日期為實(shí)物實(shí)際出入庫(kù)的日期，為了查詢實(shí)物賬，因此收發(fā)存匯總表、出入庫(kù)流水賬等賬表的過(guò)濾條件中加審核日期的起止范圍條件，既可按存貨實(shí)際出入庫(kù)的日期（即審核日期）進(jìn)行查詢，也可按單據(jù)日期進(jìn)行查詢。

19.收發(fā)存匯總表、流水賬按項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)：可按單據(jù)上的項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。如查詢各項(xiàng)目存貨的出入庫(kù)情況。

20.現(xiàn)存量查詢：用于查詢存貨的最新現(xiàn)存量信息。可按倉(cāng)庫(kù)、存貨、批號(hào)、貨位、條形碼等關(guān)鍵字進(jìn)行組合查詢。

21.不合格品備查簿：用于查詢不合格品的發(fā)生及處理情況。

22.入庫(kù)跟蹤表：用于查詢出入庫(kù)跟蹤的存貨的來(lái)源及去向。取消原批次結(jié)存表。

四、物資程序化管理的目的和意義

物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)從統(tǒng)一采購(gòu)管理的角度出發(fā)，以生產(chǎn)為龍頭，合理地平衡、制定需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，合理安排配套物資的搭配比例，科學(xué)降低庫(kù)存資金占?jí)海蛊髽I(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。運(yùn)用信息化的平臺(tái)，將分散的倉(cāng)庫(kù)物資管理信息通過(guò)聯(lián)網(wǎng)集中及時(shí)傳送，解決了倉(cāng)庫(kù)多而散、管理難的問(wèn)題，并以此為契機(jī)，幫助企業(yè)強(qiáng)化管理，真正達(dá)到提高物資管理水平、控制成本和提升生產(chǎn)效率的目的。

物資程序化的推動(dòng)和實(shí)施，使自身的業(yè)務(wù)流程得到優(yōu)化，管理進(jìn)一步提升。為了進(jìn)一步提高效率、優(yōu)化管理。建議使用計(jì)算機(jī)軟件物資管理模塊系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)系統(tǒng)的信息化管理。