如何加強醫療衛生檔案的管理分析

摘要：醫療衛生檔案的管理是醫院檔案管理工作的重點，是醫療衛生事業研究中的重要依據，建立完整、系統的管理方案，對提高檔案管理的水平，做到完整、安全的管理，對促進醫學的發展有重要作用。

關鍵詞：醫療衛生 檔案管理 促進醫學發展

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）02（b）-0233-01

在醫療衛生的管理工作中，醫療衛生檔案的管理是重要的環節，醫療衛生檔案是一項具體的工作，是在長期的臨床、教學或科研過程中，積累的有價值的文字，并通過具體的圖表或聲像保存記錄體現的，為保存完整和查閱方便，建立完整的管理體系，是有必要的，臨床和教學、科研相關的資料進行整理，匯總，管理，并要求安全性和完整性，以及查閱的快捷性。

1.醫療機構和技術人員檔案的收集和管理

1.1檔案的收集

醫療衛生檔案包括醫療機構檔案、醫療衛生技術人員的檔案和技術檔案三類。

（1）醫療機構檔案管理具體的表現形式醫療機構，包括名稱、地址、法人，批準機關、經營性質、類別、級別、診療范圍等基本情況。另外，在感染管理、消毒管理、醫療廢物管理、衛生監督管理、傳染病防控、外來醫生的進修學習等方面進行統一的規范化管理，做到有章可循，有理可依。

（2）技術人員的檔案包括醫療機構內的成員，即醫師、護士、技師，個人經歷和技術職稱等，包括機構中的執業和外聘的醫師、護士、技師情況。包括每個人的性別、姓名，出生年月，工作經歷，參加過的相關衛生培訓、考試情況，所獲得的證書類別，證書的注冊時間，期間的成就、晉級時間，從業期間對法律法規的遵從，以及衛生監督處有無處理意見備案。要完整收集個人工作報告，論文材料，職稱評聘，獲得獎項等材料，是技術人員的思想道和業務能力的綜合總結和評判。材料盡量完整，并可根據年限、類型等進行分類，為查找、借閱提供準確的途徑。技術檔案包括發表的論文、研究的成果，專利和獎項，以技術性的資料為主。

1.2檔案的管理方法

健全檔案管理制度，根據材料的內容進行歸檔，可羅列索引，詳細把所收集的材料的所屬人姓名、年齡（出生日期）、所屬科室、歸檔時間、歸檔時職稱，按照檔案法的規定進行整理。對從業的有執照的醫師、護士技師的工作情況統一管理，并分卷、冊、年代，按順序排放。

健全檔案管理網絡按部門職責的不同，進行分門別類的管理。并可在各科室抽選一名責任心強的人員協理，使全部門的檔案可以有序統一。傳統的方式是手工管理，但因為手工管理的效率低、誤差大，為保管和日后調閱帶來很大麻煩，甚至許多有價值的資料因保管不善缺失，成為不可彌補的損傷。現在，用計算機進行輔助管理，用專業的檔案管理軟件，對檔案的檢索、匯編進行管理，方便查找，且效率高，檢索全面。在管理中，要靈活運用插頁，使其日臻完善。

建立電子化檔案隨著計算機在各領域的廣泛應用，在醫療檔案管理中，也起到重要作用，用專業的軟件，可以做到檔案一體化，并能遠程建立電子文件，使建檔歸檔程序應用方便，并能實現資源共享，隨時供調取。在錄入時可用臨時人員，將軟件的使用詳細講解，逐一錄入，錄入后要由3位專業管理員審查，合格可生成系統，如有不合理，要及時更正補充更新。電子化檔案和文字化檔案同時錄入和應用，定期更新。本管理系統屬內部保密資料，可供該院內部人員的查閱，并可在上級部門檢查時，通過電子檔案，對本機構的基本情況做到了解，提高效率。用電子檔案時，對每次修改要報批，經批準后方可進行修改，并且每次有詳細記錄，便于查對。2醫療設備檔案的收集和管理

為提高醫療設備的使用壽命，提高經濟效益，對醫療設備的檔案進行集中和管理是必要的。首先對各科室的醫療設備進行登記，包括儀器的名稱，用途，購入時間，型號，數量，金額，保修時間，責任人等，將購置的合同和保修單、附件、售后服務電話等統一管理，以免丟失，如有損壞、維修、更新或調換、報廢的時間和理由，經手人，責任人等，進行詳細登記，并用專業軟件進行統計，登記。如有臨時的調用，要如實記檔。

這一項舉措對有效節約資源，減少浪費起到推動作用。摒除了以往新設備無人管，舊設備無人修的現象，使每項設備物盡其責。

3.醫療病案的管理

傳統的病案是紙質書寫，在患者出院后，由責任醫生和護士對其在院的病案進行整理，交給檔案庫，檔案庫要為其歸檔，即將在該院各科室的資料統一收集，整理。現在用電子病歷書寫，然后為所有的該患者的資料進行整理歸類，對其治療手段、手術方法、術后狀況、復查等實事求是的填寫，包括用血、用藥、感染、并發癥、所進行的檢查等多方面。通過檢索即可查看，在查找時，只需輸入病歷的關鍵術語，就可找到，方便簡捷，并能縱觀全面，在診查時，能多方位考慮，不至于以偏概全；用電子病歷，歸檔更容易，更全面，但要注意書寫的規范化，并加強管理的技能，要做到安全、全面。在對醫療病案統一管理后，對患者就醫情況有了更完整的認識，對患者的診斷有了更科學的判斷，為治療提供了依據。

4.檔案管理的改革

隨著社會步入信息時代，人們的工作更要求時效性，在醫療檔案的管理中也體現出來，運用電子醫療檔案，滿足了檔案信息的系統化和完整化，其實用性和價值性得到體現，并且，在日常醫療工作、臨床教學和科學研究等方面，表現更為突出。利用掃描儀、計算機或數碼相機、幻燈片等多種現代化設備收集信息，進行系統的加工和整理，然后輸入到系統，并注意信息的安全保護措施，在局域內實現多方享用，共同建立一個完整的網絡服務平臺，為加快醫療衛生的經濟建設，提高為患者服務，發展科技化的醫學建設，有重要的作用。這是適合檔案管理在新形勢下開展，完善和保護醫院檔案管理的信息化的新途徑。