基層檔案交接工作存在的問題和對(duì)策

摘要：單位基層應(yīng)該要做好“檔案交接”工作，不僅是要明確檔案方面工作人員的責(zé)任的相關(guān)的問題，更加是要維護(hù)好檔案安全性以及完整性的重要工作，是要確保檔案工作有條不紊的進(jìn)行的情況下，也是《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》所要賦予給檔案工作人員非常重要的工作職責(zé)問題。

關(guān)鍵詞：基層檔案 交接工作問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）02（b）-0228-01

基層的檔案工作員工如果要進(jìn)行相關(guān)的工作調(diào)動(dòng)的情況下，基層單位一定要辦理好檔案工作交接手續(xù)才可以離崗，此項(xiàng)規(guī)定是《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》里面重要的規(guī)定事宜，但在基層單位檔案工作人員的工作當(dāng)中一般會(huì)忽視這一項(xiàng)非常重要的工作的環(huán)節(jié)，一般存在以下幾點(diǎn)問題。

（1）關(guān)于檔案工作交接非常不及時(shí)的相關(guān)問題。大部分相關(guān)的基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于本單位的檔案交接工作重視程度不夠，往往單位的領(lǐng)導(dǎo)們不嚴(yán)格的進(jìn)行把關(guān)。資歷老的檔案工作人員離崗時(shí)，新的檔案工作人員進(jìn)了工作崗位，但是，往往檔案的工作交接的相關(guān)的手續(xù)并沒有辦理好，有些出現(xiàn)了單位檔案數(shù)量及工作方面的相關(guān)的問題，出現(xiàn)了分不清責(zé)任并且界限也不清等問題。這其中，部分的基層單位領(lǐng)導(dǎo)以及于單位的人事干部等等，一般為認(rèn)為檔案交接工作單單只是一串鑰匙交接這種簡單的問題，因而致使一部分的做為基層單位的檔案工作前后的檔案工作的脫節(jié)的相關(guān)的問題。

（2）基層檔案交接工作，上級(jí)的監(jiān)管交接工作非常的不嚴(yán)格。大部分單位的基層的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是把相關(guān)的檔案工作的交接問題，當(dāng)作為普通的事務(wù)性的工作來處理，往往認(rèn)為是檔案人員本身之間的工作交接的事情，因而對(duì)基層檔案工作交接的準(zhǔn)備工作及交接工作等，并不進(jìn)行過問，現(xiàn)在而言，檔案監(jiān)交的時(shí)候，相關(guān)的基層領(lǐng)導(dǎo)也是不管不問的，所以導(dǎo)致基層單位的檔案監(jiān)交的工作并不能嚴(yán)格的把關(guān)，基層檔案交接工作程序也不夠完整。

（3）檔案交接工作的時(shí)候，文件傳輸程序不能夠嚴(yán)密控制。檔案工作人員的相關(guān)工作性質(zhì)和職責(zé)比較特殊，檔案工作文件傳輸工作，應(yīng)當(dāng)是一個(gè)非常的細(xì)心，程序也非常嚴(yán)密而且責(zé)任重大的重要工作，但在一些基層的單位的檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)的調(diào)動(dòng)以后，檔案工作交接工作并沒有按照正常的程序來進(jìn)行，并且基層領(lǐng)導(dǎo)也不進(jìn)行相關(guān)的工作檢查，從而導(dǎo)致了一些基層的單位的文件傳輸工作出現(xiàn)問題，部分單位出現(xiàn)了檔案交接工作只有一串鑰匙的現(xiàn)象，大大的忽視了其中重要的交接內(nèi)容，在文件傳輸當(dāng)中，部分工作人員忽略了文件傳輸?shù)幕拘缘囊蟆?/p>

檔案工作文章傳輸?shù)墓ぷ魇且髾n案工作人員責(zé)任心非常強(qiáng)，不但要保持檔案文件的完整性，更要確保檔案工作有條不紊的進(jìn)行，怎樣來做好檔案移交工作，采取了以下措施。

（1）檔案工作文件傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)包括于的基本的單位日程工作的安排問題，工作程序問題和檔案工作的相關(guān)規(guī)定等。檔案文件傳輸工作是在做為基層單位檔案管理當(dāng)中的一個(gè)重要的工作環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)引起單位基層領(lǐng)導(dǎo)的重視，特別是部分基層單位應(yīng)當(dāng)把負(fù)責(zé)文件傳輸?shù)漠?dāng)作為重要的工作日程，應(yīng)當(dāng)采取在檔案工作人員休假以及于轉(zhuǎn)移工作單位的時(shí)候，檔案工作人員離開工作的時(shí)候，要進(jìn)行相關(guān)程序的工作方面的交接工作，檔案工作人員交接工作并且把文件轉(zhuǎn)移到單位的相關(guān)的工作系統(tǒng)，基層單位行政主管進(jìn)行部門的監(jiān)督檢查，部分存在問題的工作人員，要查明相關(guān)原因，并且分清工作責(zé)任，對(duì)于不遵守的員工依律處理。

（2）基層檔案工作人員工作交接問題，一般分為傳輸以及接收兩個(gè)重要的方面，對(duì)于工作交接儀式，正式移交工作之前一般要做好以下的五點(diǎn)問題：①一般要進(jìn)行全面的清理工作文件的工作，；②貸款文件要及時(shí)的催還，并且在欠條上注明原因以及逾期情況要進(jìn)行相關(guān)的工作整理；③未完成的工作檔案文件要進(jìn)行分類的存放，并且要清理好秩序，做好相關(guān)工作系統(tǒng)的順序；④檔案移交工作要求工作人員有明確的文據(jù)以及表格；⑤撰寫檔案交接工作說明。對(duì)于工作接收方來說，在接收之前一般做好以下三項(xiàng)重要工作：一方面是了解工作交接單位職能活動(dòng)內(nèi)容以及工作活動(dòng)情況；二方面是向前任檔案工作人員了解檔案保管以及檔案工作情況；三方面必要時(shí)要了解以及檢查檔案交接準(zhǔn)備工作的情況。只有交接工作準(zhǔn)備充分，才能夠保證好交接工作能夠順利的進(jìn)行。

（3）要認(rèn)真的做好檔案監(jiān)交方面的工作。監(jiān)交工作起到了檔案交接工作核查以及監(jiān)督的文件傳輸，并且要做好人事檔案工作方面的監(jiān)督問題，認(rèn)真的履行好自己的工作職責(zé)，堅(jiān)持工作原則，一定按照程序來進(jìn)行工作。一般檔案工作的人事要調(diào)動(dòng)，檔案機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)監(jiān)交的文件組織人，負(fù)責(zé)檔案工作以及于檔案行政管理部門等，要送進(jìn)監(jiān)交工作程度。一般檔案工作人員工作交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)的相關(guān)負(fù)責(zé)人要交接，可以由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以于檔案行政管理部門派人進(jìn)行工作監(jiān)交。

（4）不斷的加強(qiáng)檔案工作交接人員的思想教育方面的工作。基層檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不只是一個(gè)簡單的工作業(yè)務(wù)質(zhì)量的問題，而是基層檔案工作人員原則問題，近幾年，部分基層的單位檔案工作忽視了對(duì)于員工的思想教育工作，致使部分基本的檔案工作人員，責(zé)任心不強(qiáng)。因而，要補(bǔ)上這一課，在檔案交接工作時(shí)，檔案交接工作要有正確的思想教育意識(shí)，要提高工作的認(rèn)識(shí)，并且要明確職責(zé)，要增強(qiáng)憂患的意識(shí)，責(zé)任感以及于奉獻(xiàn)的精神，并且要嚴(yán)格按照檔案工作的相關(guān)規(guī)定，以確保工作交接的完整性。