醫(yī)院文書檔案管理存在問題及對策

摘要：文書檔案管理是醫(yī)院的綜合檔案室或辦公室最經(jīng)常以及最基本的工作之一，是醫(yī)院為患者提供良好醫(yī)療條件的前提。醫(yī)院的文書檔案管理一般包括醫(yī)院文書檔案的收集，整理，統(tǒng)計、立卷、歸檔、查閱以及銷毀等工作。文書檔案管理是醫(yī)院不斷提高管理水平的需要，是醫(yī)院管理向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化等方向發(fā)展的重要標(biāo)志。醫(yī)院文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展過程，反映著醫(yī)院不同時期的各項重要人物、重要活動以及重要工作等事件，是醫(yī)院發(fā)展的見證。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 文書檔案管理 存在的問題 對策

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）02（b）-0235-01

醫(yī)院文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案，其記錄了醫(yī)院所從事的各項管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案通常是指由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，是用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體系的信息資料。文書檔案包括各類民主選舉的選民登記和選票，簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書和會議記錄，還有醫(yī)院和上級部門印發(fā)的各類正式的紅頭文件，以及照片、錄音、錄像和各種電子檔案等。

1.醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1.1文書檔案管理重視程度不夠

由于醫(yī)院文書檔案管理工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院一般都對文書檔案管理意識比較淡薄，同時還可能會存在一定程度的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識，有的人甚至認(rèn)為文書檔案管理工作十分簡單，技術(shù)含量不高，利用價值不大，沒有存在的價值。由于對文書檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，很容易造成文書檔案的信息資源開發(fā)不足，從而使文書檔案的利用率下降。

1.2文書檔案管理人員素質(zhì)不高

在醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中，一般都重視醫(yī)療技術(shù)人員的教育培訓(xùn)，卻忽略了醫(yī)院文書檔案的管理人員的學(xué)習(xí)情況。文書檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展。有的醫(yī)院文書檔案管理人員本來也不是學(xué)習(xí)文書檔案管理專業(yè)的，而是從事行政、護(hù)理、計算機等工作的，但是由于各種不同的原因，在經(jīng)過一段時間的培訓(xùn)后，便開始從事文書檔案管理的工作。但是由于他們?nèi)鄙賹I(yè)的文書檔案管理知識，所以很難勝任規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理工作。

1.3文書檔案管理制度不完善

醫(yī)院一般都制定了完善的醫(yī)院管理制度，但是卻對醫(yī)院的文書檔案管理工作內(nèi)容卻沒有明確的要求和管理模式，更沒有制定統(tǒng)一的規(guī)章制度。這就造成了有價值的文書檔案得不到應(yīng)有的重視和不能夠得到統(tǒng)一收集、整理，造成了文書檔案收集效率不高，信息管理與文書檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了文書檔案工作的完整性。

1.4檔案工作硬件投入不足

一些醫(yī)院的文書檔案室、文書檔案設(shè)備、消防設(shè)施等達(dá)不到文書檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，文書檔案管理技術(shù)落后，也制約了文書檔案管理的發(fā)展。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的要求，但受到經(jīng)濟等條件的制約，醫(yī)院的文書檔案管理工作資金投入嚴(yán)重不足，使文書檔案現(xiàn)代化管理水平得不到提高。

2.加強醫(yī)院文書檔案管理工作的對策

2.1加強學(xué)習(xí)，增強意識

加強醫(yī)院文書檔案管理人員的檔案法學(xué)習(xí)，同時還要增強醫(yī)院干部、職工的文書檔案意識，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識。還要加大力度對文書檔案管理進(jìn)行宣傳，使醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都對文書檔案管理有進(jìn)一步的認(rèn)識。因為文書檔案管理地位的提高，離不開醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的充分認(rèn)識。只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，才能加大醫(yī)院對文書檔案管理的投入。還要不斷提高醫(yī)院文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，因為醫(yī)院文書檔案管理人員的素質(zhì)的高低直接影響著醫(yī)院文書檔案管理的水平。要把文書檔案管理納為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，要每年派出文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷加強醫(yī)院檔案管理人員對基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，來提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以便適應(yīng)醫(yī)院文書檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷推動文書檔案管理工作的發(fā)展。

2.2建立健全的規(guī)章制度

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、檔案管理手段的及時更新和管理水平的逐漸提高，因此醫(yī)院必須要建立與之相應(yīng)的檔案管理體系。通過建立健全的規(guī)章制度，明確文書檔案管理人員職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價、同步發(fā)展。建立科學(xué)的文書檔案管理體系以及健全的文書檔案管理制度，是文書檔案管理的關(guān)鍵。因此醫(yī)院要根據(jù)

《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院的文書檔案工作的實際情況，建立健全的文書檔案管理的制度。制定文書檔案管理人員的崗位職責(zé)、文書檔案的保密制度、文書檔案的保管制度、文書檔案的查閱制度以及文書檔案的鑒定、借閱、銷毀等規(guī)章制度，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度的約束。

2.3加強資金投入，提高配備

加強文書檔案管理就要適當(dāng)?shù)脑黾淤Y金的投入，并引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備。要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，比如文書檔案用房、辦公設(shè)備等；同時加強防盜、防火、防潮、防霉、防蟲等防護(hù)措施，確保文書檔案的使用壽命。還要引進(jìn)計算機管理軟件，實現(xiàn)文書檔案資源的合理配置和利用。電子文件歸檔范圍可以參照有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍，確定保管年限，形成的電子文件還要及時進(jìn)行備份，避免電子文件被隨意刪除。通過計算機高速智能檢索通信網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程信息運輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)文字、圖片、聲像等不同形態(tài)檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)模化、科學(xué)化管理。還可以方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)約時間，也能夠節(jié)省人力、物力和財力，有效地提高工作效率。還可以將檔案目錄和部分內(nèi)容錄入到局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強醫(yī)院各科室之間的資源共享，以滿足醫(yī)療、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。