論高校學生檔案管理模式的創新

高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，翔實地記錄每位學生在校期間學習、生活及參加校內、外社會實踐活動經歷，是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。因此，高校學生檔案對大學生今后的人生起著重要的作用。

2008年8月根據檔案法和有關規定，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），首次將高校學生檔案納入高校檔案管理與利用的范圍，表明高校學生檔案管理工作有了國家層面的制度化規范。《教育部關于做好2012年全國普通高等學校畢業生就業工作的通知》中指出，要創新就業管理和服務模式，認真做好畢業生檔案投遞，也表明學生檔案的管理工作意義重大。

一、高校學生檔案管理現狀

1、對學生檔案管理工作不夠重視

學生檔案是學校檔案的重要組成部分，但有些高校往往只重視教學檔案的管理，而嚴重忽視了學生檔案管理。出現了對于學生檔案工作的重要性認識不足，對于學生的檔案管理工作重視程度不夠等問題。由于長期的認識不足，造成了學生檔案管理工作難以有效開展。

2、學生檔案管理的基礎設施較差

有的高校把辦學經費都投入到教學科研一線，對檔案室的設施設備的更新、添置不重視，導致許多高校的檔案管理設施落后，甚至個別高校沒有專用檔案室。有些高校檔案室狹窄、潮濕“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。學生檔案管理人員專業知識亟待提高。一些高校不重視學生檔案管理工作的重要性和專業性，檔案管理人員穩定性較差，變動頻繁。大部分人員只是兼職管理者，對學生檔案管理的業務技能不熟悉，缺乏專業知識，專業性和規范性較差，對檔案工作精力投入不足。這就在一定程度上影響了學生檔案管理工作的發展，不能滿足日常工作開展的需要。

3、科學化水平不高，信息化程度較低。

學生檔案管理模式陳舊，技術落后，缺乏創新，仍限于手工操作，還停留在紙質管理層面。數據庫、網絡等現代化檔案管理工作條件不具備，雖輔助以計算機管理，但未能形成紙化電子檔案，這些都與當前檔案工作現狀嚴重不符，嚴重影響了學生檔案工作的發展進步和創新。

4、學生檔案管理體制不完善

目前，高校畢業生就業實行“市場導向、政府調控、學校推薦、雙向選擇、自主擇業”的市場化機制，用人單位和畢業生實行實行雙向選擇，不少用人單位都以檔案為錄用大學畢業生的參考依據，因此，高校學生檔案對大學生今后的人生起著重要的作用。但是，我國高校學生檔案管理體制不完善，管理模式和運作方式落后，使得學生檔案的一些歸檔材料沒有得到及時更新，用人單位在審查學生檔案時候，出現檔案材料不全，檔案信息不準確等問題。高校招生規模的擴大也使得學生檔案管理工作量不斷增大，現有的檔案管理模式已經不適應形勢發展需要。

5、檔案轉遞情況復雜，查詢手段相對落后

根據《檔案法》及相關規定，學生檔案應通過機要交通轉遞或派專人送達，不準郵寄或交本人自帶。因為機要交通的機密性特點，學生檔案轉遞情況不能像特快專遞一樣上網查詢，查詢手段相對落后。另外，在實際工作中，因有些用人單位或研究生報考學校急于獲得學生檔案，要求學生自帶或用特快專遞郵寄檔案，這給檔案工作人員增加了管理上的困難。

二、創新高校學生檔案的管理模式

1、創新學生檔案管理體制

目前，一些高校并未設立單獨的機構對學生檔案進行集中統一管理，有的歸屬于學生工作處（部），有的歸屬于就業指導部門，更有甚者，學生檔案歸學生輔導員個人管理。隨著高校管理體制改革的深化，應當重視學生檔案管理工作的地位和作用，將學生檔案從那些附屬部門中脫離出來，成立專門的學生檔案管理部門，由被動變主動，將對促進高校學生檔案管理變革產生重要影響。

2、創新學生檔案管理內容

學生檔案管理人員，應采取積極主動的收集方式，除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料，這些材料更是能夠反映學生在校期間的學習、生活以及綜合素質的表現，更能作為用人單位考察學生綜合能力的依據。

3、創新學生檔案管理方式

學生檔案管理工作的好壞，要通過對管理水平的評價來確定，主要應該看其是否為高校畢業生就業提供了服務，是否為用人單位錄用人才提供了依據。首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于學生檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現高校學生檔案管理的標準化、規范化。做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。

4、創新學生檔案管理隊伍

在學生檔案管理工作中，人員配備是基本條件，因此高校要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要不。不斷加強工作隊伍的建設，通過形式多樣內容豐富的業務學習和培訓，不斷提高現有工作人員的專業技術水平，通過人才引進，不斷提高工作隊伍的整體素質和層次，為加強學生檔案管理工作提供人才保障。

5、創新學生檔案管理手段

學生畢業后，高校將學生檔案通過機要形式寄往畢業生工作單位或工作單位掛靠的人才交流中心。學生到單位后通常會來電話查詢檔案去向，我們只要輸入學生姓名或學號，通過Excel表中的查找與替換，很快就能查到檔案去向、機要號等相關信息。隨著計算機在檔案應用中日益成熟，對檔案工作人員的要求也越來越高，它需要檔案工作者不僅要熟練操作計算機，懂得規范準確地使用軟件，還要具有創新意識，跟上現代化的步伐。因此，檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法、掌握新技巧，善于用現代科學管理手段管理檔案，這樣檔案工作的地位和作用也就可以相應地得到提高和推廣。

總之，高校學生檔案管理模式的創新工作是一個系統工程，只有不斷更新觀念，更新知識，創新管理，樹立科學化、現代化管理意識，充分利用現代化手段，與時俱進，以創新為主題，才能促進高校學生檔案管理工作的發展。

參考文獻：

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作者簡介：李平（1985—），女，河南安陽人，管理學碩士，單位：燕山大學里仁學院綜合檔案室，研究方向：學生檔案管理。