高校學生檔案管理工作研究

摘要 近年來，隨著信息技術和高等教育事業的迅猛發展，我國高校在招生規模、辦學規模、辦學條件等方面都有了跨越式發展，但高校檔案工作與之相比發展相對緩慢，步伐落后，其傳統管理模式面臨挑戰。

關鍵詞 高校 學生檔案 管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

2008年，國家教育部和國家檔案局聯合頒布的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號令”）首次將“學生類”檔案納入高校檔案工作范疇，明確體現了國家對高校學生個人檔案的關心和重視，彰顯了以人為本和重視民生的理念。貫徹落實27號令，堅持以人為本，使高校學生檔案管理工作真正走上科學化、規范化、專業化及現代化道路，已成為高校檔案部門的一項重要任務。

一、高校學生檔案管理內容及特點

高校學生類檔案主要記錄學生在校期間學習和生活的基本信息，主要包括新生入學登記表、成績單、畢業鑒定表、黨團組織發展材料以及學生在校期間的獎懲材料等。高校學生檔案管理工作具有工作量大、歸檔時間集中、材料涉及多部門等特點。高校學生檔案不只是學生階段性的記錄，一旦過時就毫無用處，而是反映一個人在學生階段德、智、體及家庭政治、經濟狀況的可靠文件，更是學校教育、培養和管理學生的真實記錄，也是國家和社會選拔、任用人才的重要依據。因此，高校學生檔案是檔案館藏的一個重要組成部分，加強對高校學生檔案的管理，對促進高校可持續發展具有重大意義。

二、信息化背景下檔案管理面臨的機遇與挑戰

信息化背景下學生信息的價值越來越大，因此學生檔案管理工作越發重要。信息技術在學校各部門的廣泛應用，給學生檔案管理帶來了全新的局面。電腦的大量使用，一方面提高了學生檔案的收集、整理、查詢效率，但另一方面更多的給檔案管理人員提出了新的挑戰。

1、對傳統工作觀念的挑戰。傳統學生檔案管理僅僅是單純的保管工作，信息技術的應用，要求學生檔案工作應改被動為主動，積極建立學生電子檔案管理系統。

2、對傳統管理方式的挑戰。隨著信息社會的發展、各種信息技術的應用，檔案載體形式發生了很大變化，人們不再停留在紙質辦公的環境下，使傳統的紙質學生檔案發展為多種載體形式檔案，特別是學生電子檔案。積極探索學生電子檔案的歸檔標準、保證其真實性、原始性以及完整性成為檔案管理人員的首要考慮問題。

3、對工作人員素質的挑戰。依靠數字化技術，檔案工作人員從傳統的繁重的手工操作中解放出來，這就要求學生檔案工作人員不僅具有檔案管理專業知識，還要提高自己的計算機水平，能夠靈活地操作高校學生檔案管理系統。

三、高校學生檔案管理的現狀

1、檔案內容不完整。目前，大多高校的學生檔案內容千篇一律，缺乏反映學生綜合素質的新材料。而隨著社會的發展和進步，用人單位更看重的是學生的團隊合作精神、組織協調能力、誠信及心理素質等方面信息。因此，學生檔案內容的不足，不僅制約著用人單位選拔人才，而且限制了學生的全面發展。此外，高校對學生檔案材料的缺失與否未加標記，容易發生同名、同姓、同專業、同地區等因素造成的材料誤裝，給畢業生轉檔帶來麻煩。

2、管理制度缺乏不斷創新和完善。改革開放以來，專門以學生檔案為中心的法規政策不多，造成高校學生檔案有的由院（系）保管，有的由學生處保管，有的由檔案部門保管這種管理混亂的局面。在實際工作中，缺乏詳細、統一、符合自身發展、可以遵循的高校學生檔案管理實施細則，使得學生檔案的質量不能從根本上提高。

3、檔案的宣傳力度不夠，學生的檔案意識淡薄。許多學生對檔案的內容、重要性不清楚，加之現在就業形勢多樣化，有的學生畢業后進入私企，更加認為有沒有檔案無所謂，甚至檔案丟失也不管，豈知在自己升職、出國等需要檔案時才后悔莫及。

4、管理技術落后，管理隊伍素質較低。目前大多高校的學生檔案仍以紙質檔案為主，以手工管理為主，檔案一旦丟失，補辦程序費時費力，甚至造成無法彌補的損失。此外，檔案管理人員缺乏專業性人才，有的高校甚至聘用臨時工，造成檔案資料殘缺不全，保管工作不到位，查詢效率低等現象。

四、加強高校檔案管理工作的對策

高校學生檔案是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。為使學生檔案管理跟上時代步伐，必須進一步改革學生檔案管理制度，更好地發揮檔案服務人才、服務社會的作用。

1、擴大學生檔案收集范圍，加強用人單位對學生的認識了解。除了學生的高考成績以及在校期間的入團、入黨、學習成績等學籍材料外，還要對反映學生政治思想、品德作風、學識水平等方面的材料進行收集征集，如大學生心理素質測試、各類技能考試、知識競賽證書、社會實踐報告、身體健康體檢卡等。對收集到的檔案材料以“件”為單位，建立卷內目錄，在學生獎懲目錄方面，要嚴格按照學生是否獲得情況進行標記，防止檔案材料丟失，確保其完整性。

2、建立健全學生檔案管理的規章制度。高校應根據自己的實際情況，制定出適合學校發展的學生檔案管理制度，明確檔案管理責任。實行“統一領導、分級管理”，將學生檔案納入學校檔案工作管理體系，由學校檔案部門負責組織實施，可以建立學生檔案分室，由專人管理。根據學生學籍管理規定對學生檔案進行合理分類，并根據用人機制和選拔人才的實時變化，擴大學生檔案的歸檔范圍。隨著電子信息的不斷發展，高校還應制定適合學生電子檔案的標準規范，特別是針對電子檔案的安全及真實性問題。

3、建立網絡化的學生檔案信息管理系統，實現學生檔案電子化管理，使學生和用人單位能夠隨時隨地查詢學生的相關信息，實現學生檔案信息資源共享。筆者所在學校在這方面做出了成績，例如，西建大研發的學生檔案郵寄系統，能夠及時準確的投遞學生紙質檔案到用人單位。西建大參與開發的陜西省科技廳項目《學生檔案信息管理系統》，已經成功應用在校學生檔案室和華清學院綜合檔案室。該系統為每位學生建立自己的信息卡并進行實時管理，主要包括學生的基本信息、學籍變動信息及實習、獎勵、處分、出國、工作等其他信息。首先由學生填寫自己基本信息并上報給所在院系，然后由院系按照學校要求對學生的獎懲、出國等檔案進行補充并審核上報給學校檔案管理部門，最終由學校檔案管理部門進行建檔，在學生信息審核、轉檔、創建學生賬戶等方面，系統還提供了批量處理功能，大大減少了檔案管理人員的工作量。另外，系統對各類使用人員進行了權限設置，如學生可以查詢自己的檔案材料，但是無權修改和刪除相關材料。此系統在今年省教育廳舉辦的高校檔案工作檢查中得到檢查組的充分肯定，并且在全省高校中進一步的推廣應用。

4、加強檔案管理人員隊伍建設。首先，要求我們學校領導能夠給予足夠的重視，聘請學生檔案管理專家對檔案工作人員進行業務培訓，各院系要定期開展學生檔案管理工作研討會，提高學生檔案管理人員的業務水平；其次，學生檔案管理人員要擺脫被動的你保管我查詢服務理念，主動承擔責任，提供人性化服務。通過各種形式的檔案宣傳，提高全校師生對學生檔案的認識；第三，建立獎懲制度，明確責任分工，激發學生檔案管理人員的工作活力，營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進學生檔案工作良性發展；最后，學生檔案部門要積極參加全國高校及省檔案局、省高校檔案學會開展的學術交流活動，不斷加強學生檔案管理人員的在職培訓和繼續教育，使其拓寬視野，擴充專業知識，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進學生檔案管理工作，進一步提高我校學生檔案管理水平，使學生檔案信息資源更好地為學校改革、發展服務。

五、結論

高校學生檔案工作是一項專業性強、涉及面廣、工作量大而又較為復雜的一項工作，它已成為高校檔案管理工作的一個重要組成部分，不僅反映學校的人才培養機制，而且為社會選拔人才提供依據。因此，加強高校學生檔案管理工作，特別是學生電子檔案工作，充分挖掘學生檔案的潛在價值，對學生自身發展以及學校發展都具有重要的意義。

本文針對新形勢下我國高校學生檔案管理工作中存在的問題，主要包括內容單一、制度不完善以及管理技術落后等，結合筆者多年來的實際從業經驗，從不同方面提出了加強我國高校學生檔案管理工作的政策建議。相信本文的研究結論將能為加強和提高相關高校的學生檔案管理工作提供一定的實際借鑒意義。□

（作者單位：西安建筑科技大學綜合檔案室）

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