淺談電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

劉麗華

一、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，目前大多數(shù)機(jī)關(guān)都形成大量的電子文件。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。大量電子文件的產(chǎn)生，對檔案工作來說既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。加強(qiáng)電子文件管理刻不容緩。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：

（一）電子文件信息的非人工識讀性。

（二）對系統(tǒng)的依賴性。

（三）電子文件信息與載體的可分離性。

（四）電子文件信息的易逝性。

（五）電子文件信息存儲的高密度性。

（六）電子文件多種信息媒體的集成性。

（七）電子文件的可操作性。

二、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象

（一）應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響

（一）對檔案本質(zhì)屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。

（二）對檔案來源原則的影響。來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

（三）對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響。檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（四）檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。另外檔案人員還應(yīng)加強(qiáng)電子文件的保密工作，確保檔案不丟失不失竊，不被修改，確保電子文件的真實(shí)性。

（五）與紙質(zhì)文件并存的方式。由于電子文件可以隨時進(jìn)行數(shù)據(jù)的更改，所以要建立一套對電子文件使用的記錄制度，對于數(shù)據(jù)的每一次使用或修改都必須記錄在檔，確保有據(jù)可查。由于電子文件受電腦、磁盤載體的不安全性的影響，可能由于電腦病毒或者磁盤損壞等原因造成數(shù)據(jù)的丟失，所以建議電子文件與紙質(zhì)文件并存的方式來進(jìn)行檔案的管理。通過電子文件和紙質(zhì)文件的兩套并存確保檔案的原始性和真實(shí)性。

（六）制定電子文件管理制度。建立一套完整、科學(xué)、嚴(yán)格的電子文件管理制度，從每個環(huán)節(jié)杜絕數(shù)據(jù)的流失、造假，是維護(hù)電子文件數(shù)據(jù)真實(shí)性的最重要措施。電子文件由于牽扯到流程較長，環(huán)節(jié)較多，信息量較大，所以如果哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將勢必影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性。因此要制定出細(xì)化的管理制度，要求檔案人員嚴(yán)把每一關(guān)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的審查，核實(shí)。對于電子文件的歸檔范圍，歸檔內(nèi)容，歸檔時間，歸檔要求和存檔方式都要有明確的制度要求，避免對電子文件的管理工作造成極大的危害和影響。