淺談科技檔案的管理與利用

摘 要：科技檔案管理的中心環節是積累、管理和利用，但最終目的卻是利用。本文通過介紹科技檔案在漢江下游防洪保安中的利用，闡述了建立完整、準確、系統的科技檔案則是提供其利用的前提條件。

關鍵詞：科技檔案；管理；利用

科技檔案是記述和反映一個單位的基本建設、生產技術和自然科學研究等活動，具有保存價值，并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保存起來的技術文件材料，它不僅具有積累經驗、保存歷史面貌和參考憑證等作用，而且在生產、建設和科學研究工作中具有重要的參考使用價值。而科技檔案管理的工作環節包括積累、管理和利用。就三者關系而言，積累是基礎，管理是手段，利用才是最終目的。特別是隨著社會經濟的迅速發展，科技檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大，科技檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發現。如何及時、有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為科技、生產提供及時、全面、準確地服務，已成為我們科技檔案管理工作面臨的一項緊迫任務。

1 科技檔案在防洪保安中的利用

人類一切科技和生產活動都具有很大的繼承性，而人們接受前人成果的主要途徑是依賴于前人科技活動成果的記錄——科技檔案，從社會看如此，從一個單位來看也是如此。湖北省漢江河道管理局科技檔案延續了漢江下游防洪工程建設管理歷史記錄六十余年，現有科技檔案卷宗4597件，涉及防洪工程方面的勘測設計、水文地質、工程建設、防汛抗旱、堤防管理、科學研究等，以及非防洪工程方面的跨河、穿堤建筑物等等。

湖北省漢江河道管理局肩負著漢江下游和東荊河410km河段及兩岸752.5km堤防的常年防汛及歲修任務，新中國成立以來，配合沿江地方政府戰勝了漢江、東荊河下游大洪水共計22次，在防洪保安方面做出了應有的貢獻，曾多次被省人民政府、省軍區授予集體一等功、二等功。而在歷次抗御漢江、東荊河大洪水的過程中，我局科技檔案的利用也起到了不可忽視的作用。

例如：1983年10月漢江發生了近五十年一遇的特大洪水，漢江下游防洪形勢十分嚴峻。為了給上級領導提供分洪決策的依據，我局工程技術人員提供了最具說服力的1964年10月漢江防御特大洪水運用蓄洪民垸和杜家臺分洪工程分蓄洪的檔案資料，為漢江下游實施鄧、小兩湖民垸分蓄洪和杜家臺分泄超額洪水，取得漢江抗洪勝利發揮了巨大作用。

又譬如：2011年9月漢江出現了自1983年以來最大秋季洪水，丹江口水庫累計14天入庫洪量達146.2億m3，為歷史同期罕見。由于長江漢口段水位較低，漢江下游水位落差之大及流速之快均超歷史紀錄，為確保漢江下游堤防安全，我局工程技術人員在查閱了1983年、1984年和2005年漢江下游杜家臺分洪閘分洪運用的檔案資料，特別是2005年杜家臺分洪閘首次實施小流量分流的檔案資料，為省防指決策使用杜家臺分洪閘分流以減輕漢江下游洪水沖刷提供了可靠的技術依據。在漢江下游防御歷次大洪水中利用科技檔案的實例不勝枚舉，鑒于篇幅有限就不一一介紹了。

我們在防御漢江下游歷次大洪水的過程中，不僅要考慮到上游水情、雨情和工情的變化，而且還要考慮到下游出口長江水位頂托的影響，因此，在防御措施上除上游丹江口水庫蓄泄兼顧外，下游還要采取工程措施與非工程措施并舉，才能確保漢江下游堤防的防洪安全。而在眾多技術層面上，不可忽視的一個重要因素仍然是涉及漢江防洪工程體系運用的歷史記錄——科技檔案的利用。

2 做好科技檔案管理工作，是保證科技檔案利用的前提條件

科技檔案的管理，是一個單位科技和生產管理工作的一部分，是一項專業性很強的業務工作。這項工作不僅直接關系到科技檔案形成的質量，而且還直接關系到科技、生產活動和科技、生產管理工作的質量和效率。也只有建立完整、準確、系統的科技檔案，才能滿足工程建設、工程管理及防汛抗旱工作對檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的基礎和保證。

（1）規范科技檔案管理工作。科技檔案作為科技事業單位檔案管理環節中的重要部分，建立與此相適應的管理網絡和有效運行機制，建立健全管理制度，明確科技檔案收集范圍和保管期限，規范類目劃分和檔號編制規則，保證重要資料及時、準確整理入庫，以最快、最好、最全的檔案資料為使用者提供查看、借閱服務。

（2）加強科技檔案設施建設。當今科技檔案管理已由傳統的手工紙質管理向現代化縮微管理及電子文件轉化，計算機管理檔案的方式與手工紙質管理的方式相比，在利用上更具有獨特的優越性。科技檔案管理現代化是將現代計算機技術、通訊技術、網絡技術充分運用于科技檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發利用等活動中。同時，還不僅僅是停留在實現檔案的加工、存貯、檢索計算機化，更應該是向數字化、信息化方向發展，以實現科技檔案的最大經濟價值和社會價值。

（3）加強科技檔案開發利用工作。科技檔案工作的中心環節是收集、整理、歸檔，但最終目的卻是利用。一方面要加強對科技檔案資料信息的整理、歸納和分析，總結規律，積極挖掘科技檔案信息潛在價值，做好科技檔案專題目錄分類、電子文件匯編等工作，使分散的科技文件信息資源得以優化和整合，達到資源共享的利用目的。另一方面要充分認識到科技檔案利用的重要性以及如何做好科技檔案的利用工作，要以館藏檔案信息資源為服務手段，采取多種形式和方法，開發和直接提供檔案為防洪保安、工程管理、勘測設計等服務工作。

（4）注重科技檔案隊伍建設。為了適應新的形勢發展，科技檔案管理人員不但要學習檔案理論，精通檔案業務，同時還要學習單位主行業的專業知識，熟練掌握計算機技術，不斷優化知識結構，提高自身綜合素質，成為實現科技檔案現代化合格的檔案管理人員，更好地為防洪保安、工程建設和管理服務。

3 結語

隨著科學技術的迅速發展，社會經濟文化的不斷進步，科技檔案工作的規模日益擴大，內容日益豐富，職能日益擴展，其社會作用也日益凸顯。科技檔案作為實現改革開放，促進經濟發展、加快社會主義物質文明和精神文明建設的重要載體，已經發揮了越來越重要的作用。近十年來，我們已經深深體會到運用計算機網絡技術和檔案管理軟件，為科技檔案的管理、利用帶來了無限廣闊的前景。因此，在新的形勢下，我們科技檔案工作者更要進一步提高自身素質，努力學習和掌握科技檔案開發與利用的方式方法，在實踐中不斷摸索經驗，從而使科技檔案利用工作真正發揮出應有的經濟效益和社會效益。

參考文獻

[1] 高洪英 淺談科技檔案如何分類[J]. 中國科技博覽，2012（03）.

[2] 董蕊 科技檔案標準化管理問題研究[J]. 中國電子商務，2011（03）.

作者簡介

胡麗萍（1961-），女，湖北天門人，湖北省漢江河道管理局館員，大專學歷，研究方向：檔案管理與利用。