學生檔案數字化管理工作的實踐探討

摘 要：高校對學生檔案的保存與利用問題日趨嚴重，以往陳舊的學生檔案管理模式已經無法滿足當前的檔案管理工作需求。本文闡述了當前學生檔案管理存在的問題，并通過深入分析實踐學生檔案數字化管理的方式，提高學生檔案的利用效率，充分發揮學生檔案的作用。

關鍵詞：學生檔案；數字化；管理

隨著當前我國的經濟與社會在不斷發展、進步，學生檔案資料在畢業生進入社會從事各項工作中也顯得越來越重要，而學生的檔案資料完整性及準確性問題也日益突出。因此，高校的學生檔案管理工作越來越受重視。然而，以往陳舊、傳統的學生檔案管理模式已經不再適應當前社會發展的需求，通過檔案的數字化管理，不僅可以有效的保證學生檔案的準確性及完整性，而且可以明顯的提高學生檔案的查閱速度，提高學生檔案的使用效率，數字化管理學生檔案將是社會經濟發展的必然趨勢與要求。

1 學生檔案數字化管理現狀及存在的問題

1.1 學生檔案數字化管理現狀

隨著當前我國科學技術與信息技術的不斷發展，各大高校的檔案管理部門都已經開展檔案數字化管理工作，從最初的學生檔案目錄數字化發展成為當前的檔案內容數字化。

目前，學生檔案的使用頻率極高，因此如何更加規范、有效、全面的管理學生檔案已成為當前的熱點問題。檔案管理的數字化工作將不僅僅局限與對學生的紙質檔案進行數字化掃描，應當重視數字化管理學生檔案的工作開展與利用，充分發揮學生檔案的作用，滿足各企事業單位等對學生檔案的利用需求。

1.2 學生檔案數字化管理的必要性

1.2.1傳統的檔案保存手段弊端較大

由于傳統的學生檔案管理中人為影響因素較大，當檔案管理人員未嚴格依照檔案管理的相關規范制度開展管理工作，極易導致學生的檔案資料信息不齊全、不準確。而且傳統的學生檔案管理模式效率較低，無法滿足當前社會的高速度及現代辦公的要求。加上傳統的紙質化學生檔案管理方式，無法將學生的檔案資料與信息進行網絡共享，浪費了大量資源，而且降低了使用者查閱學生檔案的效率。尤其是當使用地域與學生檔案存儲地距離較遠時，為使用單位帶來很多不必要的麻煩，容易在檔案資料的傳送過程中延誤或丟失，影響了檔案查閱的工作效率，為檔案管理人員增添了工作量。

傳統的學生檔案管理模式秩序較數字化管理模式混亂，在查閱檔案情況時耗時較多，效率低下；而且影響了學生檔案的文件歸檔情況，大大降低了學生檔案的及時性、完善性及準確性。通過數字化管理學生檔案，可以有效地保障學生檔案的規范性及完善性，提高學生檔案的數字化管理水平，可以有效的提高學生檔案的使用效率，充分發揮學生檔案的作用。

1.2.2學生檔案數字化管理有利于保證檔案的完整性

學生檔案本身具備原始性、憑證性及權威性的特點，其利用率也越來越高。當各企業用人單位在進行招聘工作時，可以通過查詢畢業生的檔案資料，鑒定其學歷及其他信息是否屬實，學生檔案資料還可以作為證明材料，用于畢業生的資格認證或出國深造等方面。

由于傳統的紙質檔案管理容易出現紙張松脆的現象，不僅影響學生檔案資料的完整性及查閱，而且使得學生檔案的查閱及調閱受到各方面的限制，尤其是當使用地域與檔案存儲地域距離較遠時，大大降低了檔案的查閱效率。學生檔案的數字化管理可以有效的解決學生檔案的保存與利用問題，可以有效的保護學生檔案的有效性、準確性以及完整性。

2 學生檔案數字化管理方式

2.1 優化學生檔案的數字化管理模式

在管理學生檔案時，應當具備高度的檔案數字化管理意識，嚴格按照管理制度將學生的檔案錄入生成電子文檔。將學生檔案從紙質版錄入信息系統，升級為電子文檔，各大高校及各單位都可通過局域網共享學生的電子檔案。其中，電子檔案主要包括：元數據及歸檔電子文件兩部分。

2.1.1元數據

元數據主要包括：文件的創建者、生成部門、收件者、責任者、文件主體及文件格式、文件的創建日期、歸檔日期。一般來說，可以通過六種方式獲得電子檔案的元數據：手工錄入、默認賦值、自動捕獲、半自動化賦值、從移除系統接收、自動提取。在初步生成學生電子檔案時，應當盡可能多的收集學生檔案的元數據，保證電子檔案的齊全與完整性。學生個人檔案的元數據還包括學生的個人基本信息，即學院、專業、學號、姓名等，此類信息都應當一并計入學生的檔案數據庫元數據之中。在將學生的元數據儲存進數據庫時，一般以學生的學號為主鍵，以其他數據源形成一組數據。

2.1.2歸檔電子文件

學生檔案的歸檔電子文件的儲存形式與其辦公自動化硬件存成書包的級別相關，一般主要通過一條數據形式儲存或以附件形式儲存。其中，以一條數據儲存的形式較為方便、快速，而且節省儲存空間，因為以一條數據儲存的形式可以在客戶端再恢復為歸檔電子文件格式。

2.2 調整學生檔案利用數字化服務內容

由于檔案管理信息化的服務需求越來越大，學生檔案以往的封閉式管理極易浪費大量信息資源。檔案管理部門將學生的檔案通過數字化管理，構建以網絡為基礎的學生檔案數字化利用傳輸平臺、共享平臺、管理平臺、服務平臺以及綜合應用拍拖，將學生的檔案管理實現數字化資源網絡化存取、分布式管理、開放式利用、一站式管理，提高學生檔案的利用率與查閱速度。由此可見，檔案管理部門采取數字化管理檔案，可以通過為社會公眾提供及時、全面的檔案信息服務，借以充分發揮檔案管理的自身價值。

由于學生檔案利用頻率較多，而且使用地域較為廣泛，紙質化學生檔案已無法滿足當前社會的檔案需求情況。通過將學生檔案數字化管理，可以使得學生檔案以高效、快速、簡便的形式發揮其巨大作用。通過數字化管理學生檔案，使用者不再受使用地域限制，通過網絡技術便可以快速的獲得學生的相關檔案及文件資料。使用者可以直接在客戶端微機上查詢所需的檔案，還可以打印學生檔案，或者直接在學生檔案館查詢電子檔案，既可以確保學生的檔案資料不被泄露，保護學生檔案資料的完整性，而且可以提高查詢檔案的效率，節省資源與時間，同時也降低了檔案管理工作人員的工作量。

2.3 優化學生電子檔案歸檔管理模式

通過對學生檔案采取數字化管理的模式，對歸檔的電子文件及學生信息資料進行存儲、管理、利用，可以更加有效地管理、利用學生的檔案資料。通過將學生的電子文件歸檔，并進行保存價值評估。對于有存檔價值的電子文件進行歸檔，對于沒有存檔價值的電子文件進行刪改。

將具有保存與利用價值的電子文件整理歸類，歸檔入學生的檔案數據庫之中，通過統一規范對有存檔價值學生檔案電子文件進行管理。不但可以避免電子文件的形成與歸檔脫節，還可以有效地提高電子文件歸檔的準確性及真實性。主要是因為在使用磁盤或光盤進行電子文件歸檔時，極易由于歸檔人員計算機操作失誤、或由于計算機病毒的破壞、人為更改等原因，造成所歸檔的電子文件與原檔案文件有出入，降低了電子文件歸檔的準確性。

2.4 統一規范學生檔案的數字化管理

在對學生檔案進行數字化管理時，必須嚴格按照標準化、程序規范化、應用法制化、管理制度化進行管理。因此，在進行學術檔案的數字化管理之前，必須通過建設數據庫服務，制定相關統一標準與指標規范操作體系，避免檔案管理毫無秩序，出現混亂，甚至檔案資料數據互不兼容，影響檔案資料的資源共享，降低了檔案數字化管理的效用。

另外，在進行學生檔案數字化管理時，首先，應當確保檔案管理人員具有高度專業化技術水平。檔案管理人員應當采用電子加密或數字簽名技術對電子文件進行歸檔管理。其次，檔案管理員應當對歸檔的電子文件進行備份處理，定期檢測檔案數據庫存放服務器的防毒殺毒防攻擊能力。最后，檔案管理人員應當加強學習如何將學生電子文件檔案移出進行長期保存，避免出現計算機系統損壞或其他意外事故、自然災害時，導致學生檔案的信息丟失。

3 結語

綜述所述，加強高校學生檔案的數字化管理工作，不僅有利于高校自身建設，而且有利于畢業生順利開展就業工作及用人單位的檔案查詢工作。雖然高校學生的檔案管理工作復雜而且瑣碎，但是其意義重大。尤其是隨著當前我國社會的高等教育發展及國家的相關畢業生就業政策的頒發，高校必須建立健全的檔案數字化管理規范制度，提高檔案學生檔案的使用效率，充分發揮學生檔案數字化管理的作用及實效性。

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作者簡介

周凌云（1983—），女，廣西河池人，函授本科，管理學學士，廣西財經學院助理館員，研究方向：檔案管理。