論高校圖書館檔案管理新思路

郭振

摘 要：圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，本文首先闡述了高校圖書館檔案的特點，其次分析了圖書館檔案的作用，接著分析了當前高校圖書館檔案管理工作中存在的問題，最后提出了優(yōu)化檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案管理；新思路

高校圖書館檔案管理是高校圖書館工作的一個重要組成部分，是保存高校圖書館各項工作和活動原始記錄的載體，它從高校圖書館成立之日起就開始積累，隨著圖書館的發(fā)展而發(fā)展，客觀真實地記錄著高校圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。

一.高校圖書館檔案管理的作用

（一）對讀者開展宣傳和教育的重要教材

高校圖書館的檔案資料來源于圖書館在教學(xué)、科研、管理以及服務(wù)等各項工作，廣大讀者可以通過這些檔案信息了解整個圖書館的情況，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料，也是向讀者開展宣傳教育活動的重要教材。

（二）領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)完整的檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供很多信息

高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)在工作中需要了解館內(nèi)的工作情況和一些有關(guān)圖書館發(fā)展的數(shù)據(jù)時，可參考館內(nèi)保存的檔案材料；其次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)想要了解學(xué)生的讀書喜好，掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)動態(tài)，也可以通過參考圖書館保存的學(xué)生借閱方面的檔案來獲取一定的信息。同時，針對舊有管理制度的問題提出建議，不斷完善圖書館各項規(guī)章制度。

（三）做好圖書館服務(wù)、提高工作效率的依據(jù)

隨著時代的發(fā)展，高校圖書館的工作內(nèi)容也發(fā)生著變化，其中，為廣大讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是當前圖書館工作的一項重要內(nèi)容，也是未來高校圖書館的重點發(fā)展方向。其中，圖書館的檔案管理對做好服務(wù)工作有非常重要的作用。檔案管理工作的主要任務(wù)就是將圖書館的每一份重要文件、每一項重要工作和活動真實、完整地記錄在案并妥善管理。在對高校圖書館服務(wù)工作的探索過程中，檔案管理人員完整地收集并記錄服務(wù)工作發(fā)展過程的重要文件資料，如服務(wù)工作思路、組織情況、經(jīng)驗和教訓(xùn)等。這些資料可以為圖書館改進服務(wù)質(zhì)量提供可靠的信息價值。

（四）檔案是高校文化建設(shè)的需要

檔案是一個學(xué)校文化建設(shè)的歷史記憶，是傳承學(xué)校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個部分，作為學(xué)校的文化發(fā)展和展示窗口，是信息和知識的集散地。因此，高校圖書館檔案建設(shè)具有重要的文化價值，對高校文化建設(shè)發(fā)展有著很重要的意義，同時也是國家和民族文化建設(shè)的重要組成部分。

二.高校圖書館檔案管理的新思路

（一）增強檔案管理意識

一定程度上說，圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考價值，因此，上至高校領(lǐng)導(dǎo)、圖書館領(lǐng)導(dǎo)，下至圖書館檔案管理工作人員都應(yīng)該重新認識檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領(lǐng)導(dǎo)認同的基礎(chǔ)上，逐步將圖書館檔案管理工作規(guī)范化。筆者認為，確定固定的檔案管理員編制負責(zé)全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

（二）健全檔案管理制度

高校圖書館檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案利用等八個具體環(huán)節(jié)。如此眾多的環(huán)節(jié)，如不制定具體的規(guī)章制度給予規(guī)范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好檔案管理工作的前提條件。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

選擇優(yōu)秀的檔案管理人員。最好選用事業(yè)心強、并有較高學(xué)歷的人才，具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人才更好。檔案人員一經(jīng)落實，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不要隨意變動，有利于保持檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，為使管理水平跟上不斷發(fā)展變化的檔案管理工作新形勢，應(yīng)該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。

（四）優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)

高校圖書館應(yīng)當重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發(fā)展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續(xù)關(guān)注。圖書館檔案工作還應(yīng)重視非文字資料，如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，是比較有價值的佐證資料。

（五）科學(xué)鑒定檔案

對需要歸檔的檔案進行逐一鑒定，區(qū)別不同檔案的性質(zhì)和價值，然后根據(jù)檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔，這樣才能使檔案存放科學(xué)合理，節(jié)省存放空間，節(jié)約管理費用，同時也便于檔案的查找、開發(fā)和利用。

（六）充分開發(fā)利用檔案信息

檔案的開發(fā)和利用是高校圖書館檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館檔案才有存在的價值，檔案管理工作才有意義。在開發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點：一是檔案管理人員應(yīng)積極配合高校及館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)決策，根據(jù)工作需要及時準確提供相應(yīng)的檔案資料，為圖書館發(fā)展做好服務(wù)，實現(xiàn)檔案價值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案信息利用率。傳統(tǒng)的重藏輕用思想很大程度上制約著圖書館檔案作用的有效發(fā)揮。因此，應(yīng)該更新管理觀念，加強對圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館檔案的價值和意義，提高檔案的利用機會。

（七）大力推進管理手段的現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理手段是現(xiàn)代化圖書館檔案管理工作所需，也是時代發(fā)展的要求。筆者認為，要實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化，應(yīng)該建立起開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫，這是管理手段現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

總之，檔案是高校圖書館管理工作的基石，圖書館的許多工作都離不開檔案管理工作的支持。不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務(wù)工作更好地發(fā)展。■

參考文獻

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