高校檔案管理人員的素質探討

摘要：高校檔案管理是各高等院校的基礎建設工作的重要環節，是學校對教師學生進行評估的重要指標和依據。高校檔案還是高校的歷史歷程，學校發生過的重大事件都記錄在檔案里，我們要加強檔案管理工作，促進檔案管理的發展.具有高素質的檔案管理人員是保證檔案管理工作健康發展的關鍵。如何提高高校檔案管理人員的素質呢？本文為解決這個問題，從實際出發，先了解管理人員存在的素質問題，在根據問題提出解決措施，即提高管理人員的政治思想素質、職業道德、專業素質等綜合素質。

關鍵詞：高校；檔案管理；管理人員

隨著社會的發展，加強人才的培養成為世界每個國家的最重要工作，而各高校就是培養人才的搖籃，我們要注重高等院校的基礎建設工作，高校檔案管理就是其中的一項重要工作。高校檔案是通過文字、語音、影像等方式記錄的包括這個學校的歷史記錄、教師信息、學生信息等一系列信息，在進行學校評選、優秀教師及學生評選時作為評選依據，是學校具有重要價值的資料。檔案管理是指將檔案進行整理、保存、鑒定、收集、統計、利用的活動，并存放于檔案室的信息。高校檔案管理的發展需要學校各方面的共同努力，尤其是檔案管理人員的認真工作，檔案管理人員收集檔案信息，通過整理，再進行細致標注，最后放到檔案室里去。這樣可以方便學校以后進行評選或查閱時找到相應的檔案，節省時間。擁有好的高校檔案管理人員，有利于高校檔案管理工作的健康發展[1]。

1.在各高等院校的檔案管理工作中，檔案管理人員存在的素質問題

1.1高校檔案管理工作的內容越來越大，而學校對檔案管理工作的質量要求卻越來越高，這樣就使檔案管理人員的工作量加大，但是學校又沒有配備足夠的檔案管理人員，管理人員力不從心，久而久之，就會降低工作積極性，消極對待檔案管理工作。

1.2隨著社會科技的不斷更新，檔案管理手段也越來越先進，但是檔案管理人員不肯接受新的管理模式和運用新的管理手段，還是頑固堅持用筆將信息寫進檔案里，嚴重制約了檔案管理工作的進程，并讓人們在查詢檔案時耗費較長的時間。

1.3現在高校中的大多數檔案管理人員還是坐在辦公室里，等著師生將信息送到他們的手里，沒有與時俱進的工作理念，不會運用計算機將信息統一收集上來；而且這些管理人員害怕師生在翻閱檔案時對紙質檔案造成損壞，就限制師生進去查看檔案，降低了檔案的利用率。

1.4大多數高校的檔案管理人員專業素質普遍不高，大多數都是一些沒有經過專業訓練的擁有一般學歷的人，他們沒有專業的技術知識，沒有工作經驗，不熟悉檔案管理的程序和內容。這樣的人無法將檔案進行劃分、標注、分門別類的放好，會阻礙檔案管理的發展。

1.5大多數高校都不注視檔案管理工作，沒有給檔案管理人員提供晉升機會，也沒有給他們好的待遇，使檔案管理人員容易流失，工作積極性下降，阻礙了檔案管理工作的發展。

2.提高高校檔案管理人員的素質的措施

2.1提高檔案管理人員的政治思想素質

2.1.1要堅持毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表的重要思想指導，要堅決擁護黨的領導，依據黨和國家的法律法規進行檔案管理工作。

2.1.2要樹立正確的世界觀和人生觀，堅持一切從事實出發，運用辯證唯物主義理論解決檔案管理工作中出現的問題。

2.2提高高校檔案管理人員的職業道德素質

2.2.1高校檔案管理人員要踏踏實實地工作，不要好高騖遠，更不要總想著去做高官、賺大錢。高校檔案是學校最重要的資料，必須要小心謹慎保管。

2.2.2對于機密的檔案內容，檔案管理人員必須保密，不允許有一絲一毫的泄露。對于普通內容的檔案也要注重保密制度。在師生要進行檔案查詢時，檔案管理人員要按照法律以及學校規定，熱情的將檔案提供給他們，但是一般情況下，是不允許帶出檔案室的。

2.3提高高校檔案管理人員的專業素質

2.3.1高校檔案管理人員必須是學習過檔案管理的專業知識，并對檔案管理工作有一定的認識，擁有鞏固的基礎知識。但是只擁有專業的知識還是不夠的，檔案管理人員還要有一定技術水平，對于檔案管理的程序以及內容都要比較熟悉，能夠快速地進入檔案管理工作中去，這樣的管理人員才有利于提高檔案管理的工作效率。

2.3.2高校檔案管理人員要運用最新的科技手段對檔案進行管理，實現檔案管理工作的現代化。將每一份檔案信息都輸入電腦中，設立專門的校內網站，方便師生可以在校內電腦上就可以查詢到想要的信息，不用再到檔案室里到處的尋找，還可以減少對紙質檔案的損傷。運用這樣的檔案管理方法有利于學校在進行重大活動時，能夠以最快的時間找到資料，讓學校更加重視檔案管理工作，從而提高檔案管理人員的待遇。

2.4提高檔案管理人員的綜合素質

2.4.1高校檔案管理人員要具有扎實的專業知識水平和專業的基本技能。

2.4.2高校檔案管理人員是需要將檔案信息編錄檔案中去的，這就要求檔案管理人員要有比較好的文字功底。

2.4.3在檔案中易出現外國文字，這時候就要求檔案管理人員能夠看的懂并能進行一定程度上的翻譯，也要可以與國外檔案管理人員進行交流。

3.結語

高校檔案管理是各高等院校的基礎建設工作的重要環節，是學校對教師學生進行評估的重要指標和依據。高校檔案還是高校的歷史歷程，學校發生過的重大事件都記錄在檔案里，我們要加強檔案管理工作，促進檔案管理的發展就必須招聘好的檔案管理人員，應聘人員都必須擁有專業的檔案管理知識，有一定的工作經驗，可以很快的進入工作狀態，再結合應聘人員的素質以及道德意識，選取綜合素質高的人進行檔案管理工作。學校領導也要尊重檔案管理人員，提高他們的福利待遇，并定期的為他們提供培訓機會和專業座談會，提高他們專業水平以及工作積極性，讓他們能夠更好更快的工作[5]。

參考資料

[1] 郭蓉. 當前高校檔案管理人員的素質培養方法探究[J]. 通化師范學院學報.2012，（30）.

[2] 姜麗蓉 寧慶降. 關于提高高校檔案管理人員素質的幾點思考[J]. 重慶電力高等專科學校學報.2011，（15）.

[3] 伊林 龍政軍. 高校檔案管理人員的素質及其提高途徑[J]. 中國冶金教育.2010，（15）.

[4] 吳熱. 論提高高校檔案管理人員的素質[J]. 內蒙古財經學院學報.2011，（7）

[5] 翟翠萍. 試論高校檔案管理人員應具備的綜合素質[J]. 漯河職業技術學院學報。2012，（8）.

作者簡介

朱麗榮（1959—），女，遼寧鞍山，大學專科，工作于盤錦職業技術學院，館員，檔案管理。