辦公信息管理系統在企業信息化管理中的應用探究

陳穎

摘 要：辦公信息管理系統具有綜合性的特點，更是一項辦公管理系統工程。這種系統包括各個辦公大樓，并有無數個工作崗位，它的數據通訊不僅是快速的，還能共享其信息，它不僅可以把每個部門的內部信息傳播到企業網上，還能加強各部門和各成員之間的聯系，從而提高工作效率和保持信息暢通。

關鍵詞：辦公信息管理系統；企業信息化；管理；應用

中圖書分類號：F274 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2012）32-0084-02

自20世紀80年代中期以來，我國就開始發展辦公自動化技術，在很短的時間里，辦公自動化技術得到了迅速發展并且普及全國各地，現在已經成為計算機領域中的重要組成部分，有很多的政府部門、機關團體和工廠企業都對其進行了計劃，并且加大了對其的建設。同時，隨著各種技術的發展，包括數據庫技術、中文信息處理技術、多媒體技術、網絡和數據通信技術等，使得管理信息系統和決策支持系統得到了開發和應用，這在一定程度上擴大了辦公自動化系統的功能，形成了多種功能相結合的綜合系統，包括辦公事務、管理業務和決策支持這些功能，也就是所謂的辦公信息管理系統。

1 辦公信息管理系統的設計原則

辦公信息管理系統和其它計算機應用系統相差不大，為了滿足企業的各種需求，就需要加大對它的發展，計算機軟硬件技術是它發展的基礎。根據社會信息化的發展，辦公活動做不到獨立。企業為了能夠讓辦公信息在很大的范圍里實現集成化，就需要進行有效地決策、合作并及時地了解情報，這也能夠提高辦公效率和效能，為了使辦公信息系統變得媒介化，除了字符形式信息有要求外，還應該對聲音、圖象這些熟悉的形式有所要求，這些都是信息的媒介。同時，為了進一步提高辦公信息系統的功能，還應該對辦公信息管理系統智能化。在建設系統的初期，除了要綜合考慮系統外，還應該為了使業務得到發展，加大系統的可擴充性，這就需要企業建設的系統滿足業務發展的需求，其時間一般都規定在3～5 a里，還要根據各行業的實際情況，符合其發展。同時要力求技術先進性，考慮到適應性這些方面。所以，在設計系統結構時，應該注意以下幾個原則：

①在設計系統時，要堅持系統工程設計思想的原則，把軟件工程設計當作準則，從而達到實用效率的目的，根據實際情況，通過了解業務的特點，在不違背系統建設總體規劃的基礎上，重點進行深化應用，使其得到提高和發展。

②多采用新技術，包括國際標準和計算機、網絡這些方面的技術，讓網絡的發展符合世界發展的潮流，具有先進性和開放性等特點，便于擴充和升級，同時盡量滿足系統的完整化和標準化。

③充分利用現有的軟件、硬件資源和系統集成技術，努力集成網絡、數據和應用程序。在集成時，要讓原有系統的運行盡量不中斷，系統在集成后，終端用戶的使用方法和習慣不應該改變太多。

④對系統的統一管理和監控能力應加強，對網絡資源實行的管理要有效，對數據安全性和系統運行的可靠性要加以提高。

⑤不可忽視各地的辦公系統和遠程通信網絡的連接，這是為了把分布在不同城市的組織機構連接成一個整體。

2 辦公信息管理系統在企業信息化管理中的應用

在建設信息化時，在經歷了辦公信息管理系統曲折過程之后，就可以為企業發展信息化積累很多經驗，同時也總結了一些教訓，通過在實踐中的認知，就會給企業發展信息化帶來一些啟示，特別是在企業結構和企業文化這些單位中有所體現。

①開展企業信息化時以信息和數據為中心。為規劃信息化應用體系的建設，就需要打通信息渠道和數據渠道，這是抓住了信息化建設的中心。企業的辦公信息管理系統正是遵循了這個原則，才能發展的如此之快，通過對這個系統的推廣應用，并且對其他企業的咨詢和參觀，辦公管理系統就有助于收集數據和積累信息，更為企業的發展搭建了一個良好的信息發布和集成的平臺，與此同時，還能把各個業務的系統結合其中。只有擁有了數據，才能擁有一切，如果沒有數據，那一切都是空談。

②對信息化組織加以建立。不管是請別的公司來實施，還是企業內部自身開發實施，都不能缺少信息化組織，這是一個統領全局的機構。但是因為信息化建設項目實施的周期需要的時間較長、投入的資金也較多，牽涉到了管理和技術這些領域，所以它一旦失敗，那就會影響到很多方面，其成功更是受到諸多因素的影響，這就需要企業承擔的風險較大，這就需要優化和重組企業的業務流程，以免影響到企業的組織結構。就因為其涉及范圍廣，就需要全體員工參與。如果建立了組織機構，就可以讓信息化有了源頭，有階段和有步驟的進行規劃、組織、開發和實施。

③對企業信息化中的標準和制度加以健全。有些企業在實施的過程中，沒有關注企業的規章制度和標準的制定，這就會產生很多問題，例如，在審核信息發布的標準時，那在整合信息資源時就會帶來一些困難。如果沒有制定有關服務的規章制度，那服務人員的服務質量也不會太高。如果在物流管理應用的初期對物資編碼制定標準，那就不會使得物資編碼混亂。

④制定相關的培訓原則。在企事業單位里，要提高職工的計算機水平和對信息化的認識程度，在對其進行培訓的過程中，不僅要有耐心，還應該制定相關的培訓原則，這不管是對企業內部還是對應用客戶都有很大的作用。另外，要大力支持企業信息化和企業領導，要完善企業的基礎設施，并且提高全員的參與積極性。

3 辦公信息管理系統的效果

辦公信息管理系統能夠連接整個信息管理系統，如果對此項系統應用的較好，那就能達到上傳下達和政令暢通的效果。在收集信息時，還能保證信息的準確性和可靠性，這能夠為辦公信息管理系統實現服務功能創造前提條件，還能對各種信息進行處理和匯總，提供給領導一些處理好的信息，從而讓領導決策科學；還能把相關信息及時傳遞給車間和部門，對車間和部門正確執行和落實廠部的決議和決定有重大意義。

①管理電子文件。電子文件不僅能被計算機系統識別、處理還能用一種格式存儲在磁帶、磁盤或光盤這些介質上，還能在網絡上傳送數字代碼序列。它能夠容量信息的空間大，但自身占用空間卻小，共享性也較強，這就使得多個查詢者都可以同時利用一份電子文件，和紙質文件相比，就提高了信息的利用率。在管理電子文件中，為保證電子文件的原始性和真實性，就需要利用加密技術、電子簽名技術、身份驗證技術、防火墻技術和防改寫措施這些。管理者管理收文和發文時還能在網上進行。

②管理辦公目標。美國管理學家比得德魯克最先提出來目標管理這個概念。他認為，企業要把目的和任務當成目標，每個員工都要知道自己的目標是什么，企業在進行獎勵時，就要依據他們對總目標的實現所負有的責任和做出的貢獻。目標管理就需要讓每個員工都明確企業的目標任務。也就是說，每一個員工都要安排自己的工作，并制定相應的目標，從而干好本職工作。從微觀上來看，辦公管理較為復雜和偶然因素較多；從宏觀上來看，辦公管理有條理、運轉有章法。所以，辦公管理為了解整體情況，就需要制定目標，制定工作計劃，以保證工作任務如期完成。

③管理公共信息。這就需要對生產管理數據全面和及時地收集，然后再找出對企業最有價值的信息，并進行科學分析和預測，在了解企業的生產管理狀況后，還應該制定對策。然后還應該把業務部門當作主導，在運作和管理時使用網絡技術實。這要從部門的特點出發，再制定相應的業務流程和管理框架，讓管理者了解各部門的流程和要求，更好的溝通信息和配合工作。

4 結 語

綜上所述，發展辦公信息系統有利于使我國的辦公手段和方法變得現代化，從而提高辦公效率和質量，實現經濟效益和社會效益的統一。但是，我國大部分企業的辦公信息系統仍處在低層次階段，投資效益也不好，對軟硬件資源的利用率更是不高。大多數企業的應用都處于起步或緩慢階段，這就需要加強辦公信息管理系統在企業信息化管理中的應用。

參考文獻：

[1] 黃憲東.辦公自動化技術與實踐[M].北京：中國人民大學出版社，2009.

[2] 張建明.辦公自動化系統建設[M].西安：陜西電子雜志社，2010.