機關檔案室的歸檔工作

丁蘭菊

摘要：機關檔案室是集中管理本機關檔案的機構。機關檔案室的收集工作，是檔案收集工作的重要組成部分，也是做好檔案館收集工作的基礎和前提。機關檔案室的收集工作是通過執行一定的歸檔制度來完成的。

關鍵詞：機關；檔案室；歸檔

歸檔是指各機關文書部門或業務部門，將工作活動中形成并辦理完畢的文件整理立卷，定期移交給本機關檔案室集中保存的活動過程。簡言之，歸檔就是按照國家規定把檔案移交給本機關檔案部門集中保存的過程。在我國，“歸檔”已成為黨和國家明文規定的一項制度，即歸檔制度。

機關文件的歸檔，是機關文書或文件工作的最后一環，也是人們將辦理完畢的文件作為檔案保存起來的第一個重要關口。因此，為了保證婦檔文件的齊全完整，必須建立本機關的歸檔制度。

歸檔制度是各機關、各單位的文件處理部門或業務部門做好文件歸檔工作，及時、科學地移交檔案的重要依據，也是機關檔案部門取得檔案，監督指導和檢查本機關、單位文件歸檔工作的必要手段。長期的實踐經驗證明，沒有歸檔制度，或者山檔制度不健全、執行制度不好，就不會為機關工作的開展積累完整、系統和高質量的檔案，就會影響機關檔案工作的有效進行以及檔案館工作的開展。所以，建立健全機關歸檔制度是非常必要的，它不僅可以使檔案資源得到有效延續和補充，為機關的各項業務工作服務.而且可以為國家積累齊全完整的檔案財富。

歸檔制度土要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷（保管單位）的質尾要求、歸檔手續等內容。

1 歸檔范圍

歸檔范圍，是指辦理完中的文件材料應當歸檔及不應當歸檔的范圍。哪些文件應該歸檔，哪些文件不應該歸檔，主要取決于文件本身的價值。一般而言，凡是反映本機關工作、生產活動，具有查專利用價值的文件材料均屆歸檔范圍。一個機關應該歸檔的文件材料，主要有四部分：

一是上級機關的文件材料，包括上級機關頒發的屬于本機關主管業務并要執行的文件，以及普發的、非本機關主管業務但需貫徹執行的法規性文件；亡級召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料；上級機關轉發本機關的文件，本機關代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上級機關、黨和國家領導人、人民代表檢查本機關工作形成的各種重要文件材料（包括音像材料）等。

二是本機關的文件材料，包括本機關召開的代表大會、工作會議、專業會議、機關黨組織及行政領導會議的文件材料；本機關頒發的各種正式文件；本機關及其內部組織機構形成的工作計劃、總結、報告、統計報表、財務與會計文件、人事工作文件，以及反映業務活動和科學技術管理的專業文件材料；本機關的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件；本機關領導人公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關帶回的與本機關有關的重要文件材料；本機關的各種規章制度，以及反映本機關成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協議、財產、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊等材料；重要的人民來信、來訪材料以及其他認為需要歸檔的材料。

三是同級機關和非隸屬機關的文件材料，包括同級機關和非隸屬機關頒發的非本機關主管業務但密執行的法規性文件，或與本機關聯系加商工作的重要來往文什；有關業務機關對本機關工作檢查形成的重要文件。

四是下級機關的文件材料，包括下級機關報送的重要丁作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表、財務預（決）算、科技文件材料以及備案性文件材料。

不屬于歸檔的文件材料主要包括：重復文件；事務性、臨時性文件：僅供參閱、參考、征求意見，不需辦理的文件；未經會議討淪，未經領導審閱、簽發的末生效文件；一般文件的修改稿以及一般的人民來信等。具體到每個機關，應根據上述要求.結合本機關的具體情況，明確規定歸檔與不歸檔文件的范圍。此外，國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

2 歸檔時間

歸檔時間指文書處理部門或業務部門將需要歸檔的文件材料向檔案室移交的時間。《機關檔案工作條例》規定，“機關文書部門或業務部門一船在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對”。對于專門性文件、特殊載體的文件、駐地分散的機關文件或形成規律較為特殊的文件，為了便于實際工作查考利用，可以適當延長歸檔時間。

內部機構簡單，或不設內部機構的小機關，工作人員少，文件又是集中處理的.文書處理和檔案工作內一人兼管，就不需要專門規定歸檔時間，只需將處理完畢的文件及時歸檔即可。

3 歸檔案卷（保管單位）的質量要求

歸檔案卷的質量要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

應歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，并組成保管單位。保管單位內的文件材料排列應當條理系統，成為一個互有聯系的有機整體。

保管單位內的文件，依次排列后編寫頁號或件號，逐件登記在歸檔目錄上。錄音帶、錄像帶、影片、照片等檔案，應當用文字標出它們的對象、時間、地點、內容和責任者等事項。

保管單位（案卷）的封面，應當按規定逐項填寫清楚。向機關檔案室移交的檔案，應當按照一定的次序排列、編號和編目。

4 歸檔手續

機關文書部門或業務部門在向檔案部門移交檔案時，交接雙方應根據歸檔目錄詳細清點。經過認真核對后，如確認無誤，交接雙方即履行簽字手續，并將歸檔目錄中的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。

將沒有歸檔和存查價值的文件材料和材料經過價值鑒定和主管領導人批準進行定期銷毀。需要銷毀的文件材料的范圍主要有以下幾種。（1）屬于不歸檔范圍的文件材料。不應歸檔的文件材料的具體范圍，在本機關文件材料歸檔和不歸檔范圍的文件中作了規定。（2）屬于歸檔范圍的立卷歸檔之后剩余的重份文件和復制文件，其中除了留下用于編制文件匯編等用途的份數之外的多余的文件材料。（3）上級機關授權閱后可銷毀的文件材料。（4）沒有存查價值的資料。定期銷毀沒有存查價值的文件材料，可以騰出或節省文件柜、文件盒，消除無用信息的干擾，提高辦公效率，有利于保守秘密。

應銷毀的文件材料登記后，應將登記表送秘書部門負責人審核，再送本機關主管領導人審核簽批，本機關主管領導人批準簽字后，文件材料方可銷毀。需銷毀的文件材料較多，可用碎紙機將文件材料切碎，然后裝包送造紙廠化成紙漿；需銷毀的文件材料較少，或者很機密，可以焚毀。對保密文件實行二人監銷制度，保證不丟失、不漏銷、不泄密。個人不得擅自銷毀保密文件。需要銷毀的文件材料，不準當廢紙出售給廢品收購部門或個人。

在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的小機關，不需要履行上述歸檔手續。但在檔案人員調動工作時，應當參照上述辦法辦理交接手續。

同時，檔案工作者還要隊識到，科學管理已接收檔案，積極開發檔案信息資源，為機關相社會提供檔案服務，是對收集工作的最好宣傳。因此，要團實做好檔案的科學管理工作和信息開發工作。

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