基于條形碼的醫院科研經費管理模式的建立

南京軍區福州總醫院 科訓科，福建福州 350025

基于條形碼的醫院科研經費管理模式的建立

張勝行，陳大鵬，楊小龍，凌小明

南京軍區福州總醫院 科訓科，福建福州 350025

科研經費管理是醫院科研管理的一個重要環節，文章介紹了醫院根據科研管理流程研發的數字化醫院科研管理信息系統，建立了基于條形碼的醫院科研經費管理模式，討論了該系統的主要功能以及應用體會。

科研經費管理；科研管理信息系統；條形碼；醫院信息系統

近年來，醫學研究投入不斷增加，科研經費來源日趨多樣化，其管理和使用存在的問題越來越突出[1]。在全面建設數字化醫院的新形勢下，信息化、網絡化的醫院科研管理將是在知識經濟時代生存的最基本條件[2]。依托科研信息平臺，提升醫院科研管理水平已勢在必行[3-4]。自2010年以來，我院借助于信息化建設優勢，建立了基于全流程管理的交互式科研信息管理平臺，采用基于條形碼的網絡化科研經費管理模式，有效規范了我院科研經費的管理，并帶動了科研管理水平的提高。

1 科研管理信息平臺的框架

該系統通過客戶機/服務器（Client/Server，C/S）和瀏覽器/服務器（Browser/Server，B/S）模式相結合的方式實現。前臺以B/S方式實現：項目申報/管理模塊、成果申報/管理模塊、項目評審模塊、經費管理模塊、重點學科和人才管理模塊。后臺為C/S模式，科研管理部門負責對網上申報的科研項目和科研成果進行審核并轉為正式數據，實現數據維護、統計等功能。服務器操作系統采用Windows2003，Web服務器軟件為微軟ⅡS6.0，用戶端Web瀏覽器采用IE5.0，數據庫系統使用Microsoft SQL Server2005，開發工具是Visval Studio 2005，Web開發技術使用最新的ASP.NET。科研經費管理模塊是其中最重要的模塊之一，經費管理流程，見圖1。

2 基于條形碼的醫院科研經費管理模式功能

本系統主要管理科研項目經費入賬開支，通過條形碼實現科研經費信息的查詢、統計報表的打印等功能[4]。通過條形碼還可了解各類項目的總投入、支出和結余情況，系統提供了詳細的查詢功能，可以通過模糊查詢、瀏覽或打印組合條件的方法查詢科研項目各明細的開支和結余情況，查詢的結果[5]。

圖1 經費報銷流程圖

2.1 項目負責人根據需求填寫條碼式報銷單

2.1.1 系統填報功能

項目負責人以其用戶名和密碼登陸后，可瀏覽到其所有在研項目的編號、名稱、起始年限、經費情況、項目狀態，通過點擊經費管理下拉菜單中的不同功能按鈕可實現：在線填寫科研經費報銷申請；查詢報銷經費是否通過科技處的審批；查看科研經費使用情況和每筆支出科目情況。

項目負責人根據系統提示填寫好報銷單后，系統可自動生成帶條形碼的經費報銷單[6]，條碼上匯集了報銷單上的所有信息，除了申請者的基本信息和項目信息外，還具有開支種類、開支量以及對管理部門的提示，包括經費報銷的項目、項目經費結余情況。此報銷單填寫規范、信息完整、字跡清晰，可避免因手工書寫字跡潦草、錯誤等問題[7]。

2.1.2 預警提示功能

本工作對GMZ07膨潤土及其不同摻砂率混合物的飽和試樣進行直剪試驗及掃描電鏡測試,研究試樣用不同濃度鹽溶液飽和時的強度特性,分析和總結試驗結果可得到以下結論.

系統按照各級科研經費管理辦法要求，對項目支出科目（包括研究經費、國際合作與交流經費、勞務費和管理費等）按照一定比例設限[8]，如按照《國家自然科學基金項目資助經費管理辦法》面上項目中國際合作與交流經費≤15%、勞務費≤10%、管理費≤5%等經費支出科目的比例要求，科研經費使用只能在相應的范圍內開支，當超支時系統會進行預警[9]，提示超支，且下一步操作受限。同時，項目負責人又可在系統中隨時查看到項目實際開支情況、各科目經費余額、剩余可使用經費等，從而更好地安排經費使用，減少經費使用的盲目性。

2.1.3 經費查詢功能

由于程序字段設置詳盡，每個課題的各個細節特征均可作為查詢要素，每個明細要素均可作為科研經費管理人員單獨或混合查詢的要素[10]。由于課題信息要素全面，管理人員查詢操作靈活方便，完全可以滿足平時管理和及時匯總的需要。同時，為便于課題研究人員自我查詢，軟件充分利用現有醫院信息系統（HIS）資源，設置了數據向HIS輸出功能。工作人員隨時可以將科研費使用數據上傳至HIS相應查詢模塊，研究人員通過個人ID號及密碼登陸查詢模塊，即可查詢本人各課題經費使用情況。這一功能使科研經費管理更加科學透明，同時使課題研究人員對自己的經費情況清楚明了，便于合理安排使用。

2.2 科管部門對經費登記審核

經費報銷單送達科管部門后，工作人員利用管理系統對報銷單條形碼掃描簽收，同時系統產生報銷單收到時間。對合格的報銷單實施登記確認，并進入審核環節，科管部門審核時主要對科研項目的進度、經費使用的合理性進行分析；對不合格的報銷單注明原因退回，同時通過系統給申請者消息預警。

2.2.1 科研經費錄入功能

每個科研項目經費到賬后，由科技管理部門根據上級撥款通知將具體入賬明細錄入系統。經費到賬時登記的財務科目可以根據不同的項目來源進行設置。到款登記后，可打印到款通知單，由項目負責人到財務處辦理相應的經費劃撥手續。

2.2.2 科研、財務經費自動對接功能

通過自主研發的全流程管理交互式科研信息管理平臺，利用條形碼工具，實現科研經費管理系統與醫院的財務管理系統的自動對接，并在兩者之間建立轉換工具，保證財務科目數據與科研項目預算科目數據的對應。實現了財務管理信息的有效共享，達到管理環節的相互協調、相互依托、相互滲透，有效地解決科研經費管理各部門銜接不夠和溝通不暢的問題。

2.2.3 科研經費審核功能

科研管理人員點擊審核條件按鈕，通過掃描報銷單上的條形碼，在系統界面上出現名稱、申請人、審批時間、科室等內容，并出現科研項目的經費使用情況，便于科研人員對經費使用情況進行審核。科研管理部門對每項科研經費報銷申請進行審核，如經費支出范圍、比例是否符合醫院科研經費使用管理辦法，管理部門將審批修改意見及時反饋給申請人，以便他們及時作出修改后重新遞交報銷申請。

2.3 財務部門審核報銷

2.3.1 簡化錄入功能

財務管理部門通過條碼掃描槍直接掃描條形的識別碼，可將單據的數據自動錄入系統，完成醫院財務系統與科研管理平臺的對接。財務部門根據財務管理規定對報銷單據進行檢查、審核。符合規定的即自動進入登記報銷程序，對不合格的報銷單注明原因退回，同時通過系統給申請者消息預警。項目負責人可在系統上看到報銷進程及結果。

2.3.2 自動統計功能

系統可根據需要統計項目負責人或項目等經費使用情況，實現對每個支出科目（包括研究經費、國際合作與交流經費、勞務費、管理費）經費使用累計，為今后填寫各類統計報表提供方便。

3 科研經費管理應用條形碼的體會

利用科研經費條形碼管理系統我們構建了一整套科研經費管理體系，有效地加強了科研經費使用的監管力度，使科研經費管理更加科學化、透明化、高效化[11]。

3.1 規范了科研經費管理

經費管理系統的建立，理順了科研、財務和各科室的關系，有利于縱向科研經費按合同管理，有利于科研經費的監督控制和及時評價，有效控制了人員費、會議費、差旅費、國際合作與交流費、協作研究費過多支出，提高科研經費使用效率，避免課題經費使用超支現象和預算與執行脫節的情況[12]。

3.2 強化了經費使用的監督

在科管部門、財務管理部門和課題負責人之間建立計算機網絡化管理系統，管理部門可通過網絡系統定期瀏覽和檢查每項課題經費的使用情況，了解已出現的或可能出現的問題，及時采取相應對策，加強對經費的監督控制和評價。課題負責人也可在網絡上查詢自己的科研經費使用和結余情況，減少盲目開支，另一方面在合理的預算開支范圍內，簡化了報銷流程，使項目負責人將更多的精力投入到研究中，進而提高了科研工作的效率。

3.3 方便了科研經費統計

該系統經過一年多的使用，運行穩定、可靠、方便、實用，減輕了繁瑣的日常手工統計，避免了手工操作的誤差，避免了以往因財務扣費滯后而造成的超支現象，大大方便了課題經費的管理，促進了科研經費管理的規范化、科學化。同時能為及時動態了解和分析科研工作狀態提供客觀、真實、準確的數據和科學的分析結果，有效提高了科研管理的效率。

隨著科研經費管理制度的不斷改革，醫院科研工作與社會各界的科技合作聯系將不斷加強，科研經費渠道也呈多樣化，科研資金管理范圍不斷拓展、管理內容日趨復雜,對科研經費專管人員和財務人員的管理要求也越來越高。我們將繼續優化條形碼管理模式，持續加強科研經費項目分類管理，以確保經費的合理使用。

[1] 李志光,楊濤,梁寧霞,等．基于WEB的醫院科研管理信息系統的構建[J]．中華醫學管理雜志,2009,22(20):111-112．

[2] 孫艷敏．醫院計算機網絡化的管理與實踐[J]．中國醫療前沿, 2008,3(2):50-51．

[3] 沈昭在．知識經濟時代與醫學科研管理[J]．中華醫學科研管理雜志,2000,13(2):67-68,92．

[4] 王燕妮,李劍,亢繼科,等．我院物資管理系統的設計與實現[J]．中國醫療設備,2012,27(10):102-103．

[5] 趙錦輝．計算機軟件在醫院科研經費管理中的應用[J]．衛生經濟研究,2010,(9):46-47．

[6] 邵文歡,魏祥昆．醫院使用固定資產條形碼管理的探索與實踐[J]．中國醫院管理,2012,32(5):79

[7] 曹劍峰．網絡化科研經費管理系統的建立與應用[J]．中醫藥管理雜志,2011,19(10):962-963．

[8] 佘三元．我國高校科研經費管理存在的弊端及其對策[J]．海口經濟學院學報,2008,7(4):25-29．

[9] 錢毅．醫院科研經費管理的存在問題和解決對策[J]．科技管理研究,2007,(8):84-86．

[10] 王義明．科研項目經費預算動態管理系統初探[J]．財務與會計,2005,(4):7-8．

[11] 葉雪顏．談醫院科研經費的管理[J]．中醫藥管理雜志,2007, 15(9):669-670．

[12] 于新穎,陳瑛,張煥萍,等．對醫院科研經費管理存在問題的幾點思考[J]．中華醫院科研管理雜志,2006,19(2):94-95．

Establishment of Management Mode of Scientific Research Funds Based on Barcode Technology in Hospitals

ZHANG Sheng-hang, CHEN Da-peng, YANG Xiao-long, LING Xiao-ming
Department of Technical Training, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou Fujian 350025, China

Research funds management is an important section in scientific research management. This paper introduced construction of digital hospital scientific research management information system on the basis of the scientific research management process and how to establish the barcode-technologybased management mode of scientific research funds in the hospital, and discusses the function and application of this system.

scientific research funds management; scientific research management information system; barcode; hospital information system

R197.324；R197.32

B

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.07.026

1674-1633(2013)07-0073-03

2013-04-16

2012年福建省科技擁軍項目（2012YJZ1606）。

本文作者：張勝行，主管技師，醫學碩士，主要研究方向：醫學免疫學和科研管理。

凌小明，主任醫師，醫學碩士，主要研究方向：醫院管理。

作者郵箱：fzzyyzsh@126．com