淺談醫院檔案的利用與服務工作

趙美玉

（牡丹江市第一人民醫院 黑龍江 牡丹江 157011）

醫院檔案的利用與服務工作是醫院檔案工作的出發點和歸宿。做好醫院檔案的利用與服務工作是實現醫院檔案信息資源價值、發揮檔案信息資源效益的根本體現，是檔案工作緊密圍繞醫院的中心工作和服務醫院兩個文明建設的迫切需要，同時也是檔案事業適應時代發展要求的必然選擇，更是檔案工作真正實現有為才能有位的必由之路。我們要開拓思路、與時俱進，充分認識醫院檔案利用與服務工作的重要性與必要性，努力地把醫院檔案利用與服務工作不斷地推向深入，把他作為當前和今后一個時期檔案部門的一項主要任務。

一、目前醫院檔案利用與服務工作存在的問題

自《檔案法》頒布實施以來，醫院檔案機構的社會地位和服務功能在不斷提高，從室藏門類、檔案數量到服務手段、信息開發，都在發生著深刻的變化。醫院檔案部門正由管理型向管理服務型轉變，職能作用得到了較好的發揮，實現了一定的社會價值。檔案利用與服務對象也由單一地服務醫院中心工作開始向社會轉變，計算機查詢正逐步代替手工查詢，網絡化服務功能不斷增強，檔案利用與服務工作向規范化、現代化過渡。隨著醫院檔案利用的服務方式不斷深化，檔案的潛在價值在不斷提高，檔案價值深層次的開發不斷涌現。然而，醫院檔案工作也還存在著諸多不適應形勢發展需要，影響自身發展的薄弱環節，制約了利用服務工作的開展。主要反映在以下幾方面：

（一）室藏檔案匱乏

從室藏結構上看雖然稱得上“門類齊全”，但通常只被文書檔案占了大多數，科技檔案、特殊載體檔案、會計檔案、人事檔案、病歷檔案、電子檔案等卻很少，從檔案內容上看，真正具有查考價值的檔案實在不多，可為社會公眾所用的檔案就更少了。

（二）檔案編研工作滯后

編研工作一直是醫院檔案部門的一個薄弱環節，檔案室編研工作起步較晚，檔案編研成果偏少，而且缺乏深度和連續性，因此檔案價值也難以得到應有的發展。

（三）檔案管理方法落后

醫院在檔案管理方法上一直是手工操作，有用計算機管理檔案的醫院也只限于檔案工作內部輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索等。

（三）檔案員素質偏低

由于受醫院機構編制等原因，醫院各部門的檔案員都是兼職人員，對檔案工作不熟悉，不了解，結果在檔案工作上非常被動，影響了檔案工作正常開展。

二、做好醫院檔案利用與服務工作的幾點思考

檔案的利用與服務工作是檔案工作的重要環節，搞好檔案利用與服務工作需要多方面的條件。比如要有內容豐富結構合理的室藏檔案、豐富的檔案編研成果、先進適用的管理方法和素質較高的管理人員等。

（一）創造條件、豐富室藏

沒有豐富的室藏檔案，要想實現檔案室社會功能就成為一句空談。豐富室藏檔案，一是要注重質量。多年來，由于認識不足，片面地理解豐富室藏檔案只是室藏數量的增加，量的多少成為檔案室是否壯大的標志，從而導致了室藏量的大幅度增加，給檔案鑒定工作造成了很大困難。因此豐富室藏檔案必須克服重量不重質的缺陷，將確實具有保存價值的檔案接收進檔案室；二是要做好檔案征集工作。征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富室藏檔案的重要途徑。從實踐上看征集工作不像接收工作那樣受時間的限制，在時間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣，不只是面對本單位還要面向社會。所以通過征集方式收進檔案室的檔案，從價值上來說更具有社會性，這就為檔案室發揮社會功能奠定了基礎。開展征集工作是一項比較有難度的工作，它要求征集人員必須具有強烈的責任心和極大的工作熱情，要有正確判斷被征集檔案價值的能力，要及時收集有關信息確定征集目標，要具有一定心理學知識，正確處理與被征集者的關系，還要將征集工作作為一項經常性、長期性、連續性的工作，只有這樣才能保證征集工作的有效開展。

（二）提高編研工作水平

編研工作是檔案利用工作的較高形式，是開發室藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低直接影響到檔案室社會功能的發揮。從目前醫院檔案室要提高檔案編研水平，一是要加強編研力量。編研工作開展起來周期長見效慢，目前，醫院檔案室未得到領導的高度重視，無論在機構的設置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開展增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入，為編研工作開展創造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開展，不斷提高編研工作的水平；二要提高編研產品質量。撰寫出具有較高使用價值、實用性較強，易于傳播的編研成品，才能說明編研工作在檔案室社會功能的實現中發揮了應有的作用。提高編研產品的質量，要求編研人員必須堅持實用性的原則。這一原則應貫穿編研工作的整個過程。

（三）提高檔案室現代化管理水平

電子計算機的高效、準確有助于實現檔案室的社會功能。一要實現計算機進行管理，以便提高工作效率。現在檔案室雖然配備了電子計算機錄入了不少檔案信息，并編制了各種專題目錄，但并沒有真正實現計算機管理。原因是由于購買的計算機管理軟件適用性需要進一步改進，另一方面是一些領導把計算機在檔案管理方面的應用看作是實現現代化管理的擺設，尚未認識到實現計算機管理檔案的迫切性。因而檔案室工作效率低影響了其社會功能的實現；二要建立醫院檔案信息網實現檔案信息資源共享。檔案作為一種信息若要充分發揮其作用，必須建立信息網絡，這是實現檔案室社會功能的最佳手段。一方面通過醫院內部信息網，開展檔案在線服務，實現檔案信息資源共享。做好檔案信息的安全保護，在應用過程中，充分保證檔案的安全性和保密性，有效預防和杜絕網上泄密、侵權和違法行為，更好地保護和利用檔案，促進溝通交流，提高工作效率，提升醫院形象為醫院發展提供高效服務。另一方面盡快加入公共信息網，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性，最大限度地發揮檔案室的社會功能。

（四）進一步提高檔案工作人員的素質

新的時代要求檔案工作人員必須投身于社會，把自己的知識、才學奉獻給社會的同時將新的形象展示給社會。檔案工作人員的新形象應是具有較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質。檔案工作人員應以良好的職業道德贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案室的社會地位，更好地實現檔案室的社會服務功能。同時要加強檔案管理現代化知識的學習，檔案管理現代化涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強檔案人員這方面知識的培養，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網絡知識和操作技術，不斷提高檔案人員的知識水平和業務素質，實現檔案管理由手工操作向現代化管理轉變。