淺析檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作的思考

佟小鵬

（牡丹江市政府采購中心 黑龍江 牡丹江 157000）

一、數(shù)字化檔案信息利用的優(yōu)點(diǎn)及影響因素

（一）優(yōu)點(diǎn)

1.數(shù)字化檔案信息代替原件提供利用，可以更好地保護(hù)檔案原件。人們查詢檔案主要獲取其內(nèi)容信息，數(shù)字化檔案信息提供利用，使利用者看到的是檔案原件的“電子版”，避免檔案原件特別是紙質(zhì)檔案在使用過程中造成的人為損害，如撕壞、涂改、折損、復(fù)印高溫和與空氣接觸造成的紙張老化、字跡褪變等等。

2.檢索快、效率高。這是數(shù)字化檔案信息利用最主要的優(yōu)點(diǎn)。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢索、瀏覽，速度快效率高，節(jié)省利用者大量的時(shí)間，也提高了檔案人員的工作效率。利用者查閱手工目錄十分繁瑣，有時(shí)好不容易檢索到檔案資料目錄，檔案工作人員辛苦地從庫房調(diào)出來以后，利用者一看，還不是自己需要的內(nèi)容，又不斷地重復(fù)這一笨拙簡單的過程。利用者從計(jì)算機(jī)上查閱檔案目錄再瀏覽全文信息，鼠標(biāo)一點(diǎn)，浩瀚歷史信息盡收眼底。將過去那種“利用者/檔案”的服務(wù)模式變成了“利用者/計(jì)算機(jī)/檔案”的服務(wù)模式，極大地提高了工作效率。

3.數(shù)字化檔案信息網(wǎng)上遠(yuǎn)程服務(wù)利用，極大地方便利用者，也大大提高檔案館的服務(wù)范圍。數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，沖出了檔案館的圍墻，利用者在辦公室或家中舒適地瀏覽著檔案信息，免去路途奔波之苦，難怪有“無鋪檔案館”之說。網(wǎng)絡(luò)延伸到哪里，檔案館的服務(wù)范圍就擴(kuò)展到哪里，檔案館網(wǎng)站訪問率的數(shù)字可以說明，檔案館的服務(wù)人次也大大增加，服務(wù)能力大大提高。

4.擴(kuò)展了檔案功能。收藏檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)的是信息積累、信息記憶作用以及憑證作用，而以數(shù)字化檔案信息利用為代表的數(shù)字檔案館，由于其遠(yuǎn)程快速查找利用，是“存取”型檔案館，即信息的存取服務(wù)，實(shí)現(xiàn)的是搜尋和利用館藏資源來滿足用戶檔案信息需求的作用。過去以保管為主，強(qiáng)調(diào)檔案的收藏，現(xiàn)在注重檔案信息資源的開發(fā)，要讓收藏的檔案信息資源發(fā)揮社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，從“重管輕用”到“管為用”，數(shù)字化檔案利用可以從根本上改變這一狀況。

（二）影響因素

數(shù)字化檔案信息利用效果如何，影響因素主要是：1.數(shù)據(jù)質(zhì)量。即檔案原件在數(shù)字化處理加工過程中，生成的數(shù)字化檔案信息內(nèi)容是否完整、可靠，格式是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，有無遺漏等等；2.數(shù)據(jù)庫組織。數(shù)字化檔案信息都是以數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行組織的，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以由一個(gè)或多個(gè)子數(shù)據(jù)庫組成，也可以由一地或異地分布的多個(gè)數(shù)據(jù)庫組成，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索時(shí)，都是在數(shù)據(jù)庫里搜索相關(guān)信息，數(shù)據(jù)庫是否組織得合理，也影響其網(wǎng)上檢索利用；3.搜索引擎功能。搜索引擎功能是否強(qiáng)大，直接影響檢索結(jié)果，響應(yīng)時(shí)間和查全率查準(zhǔn)率；4.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)配置。計(jì)算機(jī)軟件和硬件配置、網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置等直接影響數(shù)字化檔案信息利用的效率。

二、數(shù)字化檔案信息利用流程

根據(jù)“邊建邊用”的思想，當(dāng)前數(shù)字化檔案信息利用有兩種基本方式；一種是來館查詢，利用館內(nèi)局域網(wǎng)，以上網(wǎng)瀏覽全文代替提供原件；另一種是遠(yuǎn)程查詢利用，這是理想的方式，是我們檔案信息化建設(shè)最終要實(shí)現(xiàn)的方式。下面分別說明這兩種方式的工作流程供探討。

第一種：館內(nèi)局域網(wǎng)利用。就是利用者來館利用，先按傳統(tǒng)方式驗(yàn)明有效證件后，在機(jī)讀閱覽室上網(wǎng)查詢，以數(shù)字化檔案代替提供原件。其工作流程是：提交有效證件；填寫利用申請表。管理員引導(dǎo)上機(jī)。利用者填寫檢索條件；顯示檢索結(jié)果(文件級目錄)、瀏覽全文、復(fù)制內(nèi)容、申請下載歷查詢的內(nèi)容；管理員下載；退出。

第二種；數(shù)字化檔案信息遠(yuǎn)程利用。進(jìn)入檔案館網(wǎng)站——點(diǎn)擊“檔案查詢”——提交檔案利用申請表，身份認(rèn)證——授權(quán)口令——進(jìn)入檢索系統(tǒng)——填寫檢索條件——顯示檢索文件級目錄結(jié)果——瀏覽全文——提交下載申請、退出。

三、對檔案數(shù)字化工作建議

（一）要重視對傳統(tǒng)載體檔案的鑒選

要充分考慮哪些傳統(tǒng)載體檔案需要數(shù)字化，確保有較高利用價(jià)值的檔案在數(shù)字化后能發(fā)揮更大的作用。檔案數(shù)字化鑒選要考慮三方面的因素：具有較高利用價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便利用者能得到快捷方便的服務(wù)，充分發(fā)揮高價(jià)值檔案的作用；對形成時(shí)間早、破損嚴(yán)重的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，防止珍貴檔案缺失；企業(yè)自身形成的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，為企業(yè)未來發(fā)展提供更翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料。

（二）要重視對檔案數(shù)字化的規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須進(jìn)行成本核算，考慮投入產(chǎn)出。企業(yè)要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)。規(guī)劃中要明確哪些檔案需要數(shù)字化以及哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化。確定哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化時(shí)，要考慮四方面的因素：與行業(yè)職能密切相關(guān)、經(jīng)常查用的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化；在檔案短期內(nèi)不能實(shí)施數(shù)字化、不能提供全文檢索的情況下，應(yīng)該優(yōu)先對目錄進(jìn)行數(shù)字化，建立目錄數(shù)據(jù)庫以滿足檢索、查詢需求；對于有迫切利用需求的檔案可打破原有的規(guī)劃先行實(shí)施數(shù)字化；由于存放時(shí)間長、載體老化等原因已出現(xiàn)不同程度損壞，并且保存價(jià)值、利用率較高的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

（三）要尊重室藏傳統(tǒng)載體檔案的歷史

在檔案數(shù)字化過程中要特別重視保持傳統(tǒng)載體檔案的外部特征，因?yàn)槠浒S富的歷史信息。要注意不能用現(xiàn)在的管理思維和管理標(biāo)準(zhǔn)將企業(yè)各個(gè)歷史階段的檔案進(jìn)行數(shù)字化，抹殺檔案的歷史原貌，要對不同歷史時(shí)期的傳統(tǒng)載體檔案分階段數(shù)字化，保持?jǐn)?shù)字化前后檔案外貌特征的一致性。無論檔案分類規(guī)定歷經(jīng)多少次修改，數(shù)字化后的檔案都要體現(xiàn)室藏檔案不同階段檔案分類狀態(tài)的原貌。數(shù)字化后的檔案不能抹殺了企業(yè)發(fā)展的歷史沿革。

（四）要重視檔案數(shù)字化的成本核算

目前，將室藏傳統(tǒng)載體進(jìn)行數(shù)字化的費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后必然要支付一定的費(fèi)用，對大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)。數(shù)字化后電子文件的保存需要進(jìn)行持續(xù)管理，其中包括數(shù)據(jù)完整性的核對、載體老化的評估和數(shù)據(jù)的遷移等等。

總之，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)工作的大勢所趨，開展庫藏檔案數(shù)字化處理工作，的確有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，有利于提高工作效率，有利于方便群眾查檔，緊緊圍繞檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的目標(biāo)和要求，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)創(chuàng)新，進(jìn)一步加大檔案工作數(shù)字化管理力度，努力發(fā)揮檔案憑證價(jià)值、資源價(jià)值和歷史價(jià)值作用，力爭使數(shù)字檔案工作再上一個(gè)新臺階。

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