論醫院醫保會計檔案信息資源的開發利用及對策

王新虹

（連云港市第一人民醫院 江蘇 連云港 222002）

1.醫保會計檔案的管理模式、特點和重要作用

1.1 醫院醫保會計檔案是一種在醫院醫保會計活動中形成的具有保存價值的會計記錄。它是從憑證到賬簿，從賬簿到報表連續地記錄和反映醫院醫保經濟業務的重要史料和證據。它按照“日清月結年結算”的程序立卷，由財務部門立卷后保存一年，再移交歸檔。收集的范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他專業資料等。

財政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實施的《會計檔案管理辦法》，針對電子計算機技術迅速發展的新形勢，規定凡是實行電算化會計核算的單位都應當保存打印出的紙質會計檔案，同時對磁性介質會計檔案予以肯定。根據辦法規定和醫院現代化建設的實際情況，以同時歸檔保存電子和紙質兩種會計檔案為特征的電算化會計檔案雙套制，已經成為幾乎所有醫院會計檔案的管理模式。實行雙套制管理，有利于解決電子檔案原件鑒定的難題，有利于消除由于電子文件信息內容的可更改性所引起的電子檔案合法性的疑慮，因而有利于會計檔案法律憑證作用的實現[1]。

1.2 醫院醫保會計是一項復雜繁瑣、細致嚴密的工作。在醫院醫保會計核算中，會計憑證、會計賬簿和財務報告等專業資料有機地構成一個不可分割的會計核算體系，并充分體現在會計檔案中。醫院醫保會計檔案具有以下特點：

（1）內容專業性。以醫保收支數字為基本內容，并在會計核算中形成。這種與其他會計檔案所不同的特殊內容和專門手段，賦予醫保會計檔案較強的專業性特點。

（2）程序的嚴密性。先有會計憑證，然后依據憑證登記賬簿，最后根據賬簿編制財務報告，環環相扣，相互制約。

（3）來源的普遍性。在醫院，凡有醫保財務活動的地方，都會產生醫保會計檔案。醫保會計檔案參與廣泛的醫保經濟活動。

1.3 經過多年改革，以職工醫保、城鎮居民醫保、農村新農合為主體的基本醫療保險已經覆蓋到機關、企事業單位、非公有制企業和部分靈活就業人員，參保人數增長近80%。據北京市衛生局調查，2012年上半年公立醫院醫保患者患者數已占到患者總數的50%以上[2]，顯示醫保收入已在公立醫院財務收入中占據重要地位。醫保越發展，醫保會計檔案所承載的信息越豐富，對醫院經營管理越重要。其主要作用是：

可以讓管理者了解醫院每一項醫保會計業務的來龍去脈，為研究和提高醫院醫保的經營管理水平提供參考；可以檢查一個醫院是否遵守醫保政策規定和醫保財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違規違紀的行為，并提供有力的證據；可為醫院加強醫保工作的經營管理和監督提供客觀可靠的原始數據；可為國家深化公立醫院改革，加強醫保資金的投入控制，提供真實可靠的會計信息；是醫院編制醫保財務預算和醫保財務收支計劃的重要依據。

2.醫保會計檔案信息開發利用的重要性和利用方式的多樣性

2.1 檔案工作的根本目的就是在安全保存檔案信息的基礎上，向社會提供豐富的檔案信息，為人們的社會實踐服務，最大化地實現檔案信息的作用，最大限度地滿足社會對檔案的需求，實現檔案的價值[3]。

檔案管理工作，從文件立卷歸檔到收集、整理、保管、鑒定和統計工作的各個環節，都是圍繞檔案利用這一中心展開的。保存檔案是為了在現在和將來提供利用。因此，在醫保會計檔案工作的各個環節中，利用工作是非常重要的一環，是檔案工作為各項事業服務的直接手段，代表整個檔案工作的成果，是衡量檔案業務工作水平的主要標志，集中體現檔案工作的方向和作用。

2.2 要完成檔案利用的行為，首先要有可供利用的檔案資源。醫保會計檔案是一種可資利用并能創造經濟價值的信息資源，涵蓋了醫院醫保資金的管理、醫保成本費用管理、預算管理、資產管理等多方面的內容，為檔案利用提供了可靠的客觀基礎。通過醫保會計檔案的不斷重復利用，有助于醫院進行多方面的創新，不斷產生和形成新的信息，創造和提高醫院的經濟效益。醫院醫保會計檔案信息的開發利用主要通過以下途徑來完成。

2.3 當前參保人員的就醫觀念、就醫方式發生轉變，費用意識增強，客觀上要求公立醫院建立健全自我約束機制。從檔案利用的角度講，就是要充分發揮醫保會計檔案的資料作用和查考作用，經常查閱利用以往工作中形成的原始記錄作為參考，了解情況，啟發思路，總結經驗，不斷提高醫院的工作效率。

比如，醫院推行住院病人一日清單制，要求病人或者病人家屬在清單上簽字，并對醫保賬目、收費項目標準和藥品價格實行公示；將醫保服務態度、醫療質量和費用控制等列入醫院定期管理考評內容；加強病房管理，經常檢查有無掛床和冒名頂替現象，對不符合要求的病人，醫保科不予審批；加強科室收費及醫務人員監督考核，對違規行為及時查處，并及時予以通報和曝光；要求醫務人員熟練掌握醫保政策及業務，規范診療過程，合理檢查，合理用藥，杜絕不規范醫療行為，自覺接受群眾監督，讓病人清清楚楚就醫，明明白白消費。這些有益的經驗和做法，都是醫院醫保管理工作實踐中曾經存在和發生過，并且通過會計信息在會計檔案中留下真實客觀記錄的歷史事實，對于維護醫院形象，提高醫院的社會和經濟效益，無不具有重要的資料和借鑒查考價值。通過這些信息的反復利用，將好的管理經驗發揚光大，有利于醫院自我約束機制的不斷完善。

2.4 資料作用、憑證查考作用和憑證作用都是會計檔案的主要作用。由于會計憑證包含了醫保業務往來資金、患者看病消費、職工工作信息等內容，可以為醫保業務往來單位提供票據核對，清查已結和未結的往來資金項目，健全和完善醫院的財務管理；可以為患者單位或家屬提供查找服務，提供票據證據，幫助患者解決醫療保險報銷的問題，促進醫患關系的和諧；可以在解決醫療糾紛中查清問題的責任歸屬，為解決糾紛提供法律依據，維護醫患雙方的正當權益。因此，充分發揮和實現檔案的憑證作用，是開發利用醫保會計檔案信息的一個重要途徑。

2.5 經常性地開展內部審計和外部委托審計，是加強醫保會計檔案信息開發利用工作的重要措施。有的醫院經濟資料不僅存在錯誤，甚至存在有意造假現象，在醫保資金管理上不同程度存在“超劑量用藥，自行加收費用，不合理檢查，將自費項目改為醫保內項目”等問題，損害參保市民利益，造成醫療資源浪費，影響醫保政策的實施”。在檢查和審計中，通過調閱和審核醫保會計檔案，及時發現會計資料中的錯誤和有意造假、舞弊等違規違紀行為，揭露醫保經濟活動中的各種不正之風，追究有關負責人的責任，考察有關管理人員的政治和業務素質，制約醫保經濟活動中的各種消極因素，促進、服務于宏觀經濟管理，有助于醫院發現制度本身的完善程度、履行情況及責任歸屬等問題，并向有關方面反饋信息，促進內控制度的進一步完善，協調各方面經濟利益關系，維護正常的醫保經濟利益，促進各種醫保經濟責任的正確履行和醫保工作的健康發展。

2.6 由于電算化會計檔案存在保密和安全不好控制的難題，因此還需要采取必要的安全措施，對其檔案信息的利用方式加以適當限制，以避免因泄密和不安全給醫院和患者帶來損失。

3.加強醫院醫保會計檔案信息開發利用的對策

3.1 增強服務意識，提高檔案利用工作水平。服務性是檔案工作的根本屬性和根本要求，檔案利用工作正是檔案服務部門服務性的集中體現。因此，為以病人為中心的醫院醫保工作服務，為利用者服務，是醫院會計檔案工作的立足點和社會價值的重要體現[3]。為此，要正確處理利用與保密，利用與基礎工作的關系，增強檔案意識和服務意識，改善服務態度，研究利用工作的新情況、新特點，解決利用工作的新問題，替利用者著想，為利用者提供方便。努力開發醫保會計檔案信息資源，并把推動醫院醫保工作改革作為醫保會計檔案利用工作的服務方向，為醫保工作創新提供必要條件，為加強醫保經營管理提供準確信息和有效保證。

3.2 熟悉檔案，了解需要，使檔案利用工作更具主動性。檔案工作人員在開展檔案收集、整理、鑒定保管、編制檢索工具和編撰科研成果總結的過程中，隨時注意了解和熟悉檔案。通過開展日常檢查或有計劃地查閱某些重要檔案來熟悉庫藏。同時要注意用戶需求研究，了解利用者的需要，加強檔案利用工作的針對性和有效性，掌握檔案利用工作的效果和動態，最大化地滿足用戶的利用需求，并在用戶的實踐中發揮作用[4]。

3.3 加強醫院醫保會計檔案管理的基礎工作。從源頭上保證檔案資料的真實性，并依托基礎數據建立醫院會計檔案基礎數據庫，管理更新并實時跟蹤各種預警數據指標，為醫院及時修正經營管理策略提供可靠信息[5]。還應指定專人負責醫保會計檔案的裝訂立卷和歸檔保管、開發利用工作。建立健全醫保會計檔案的歸檔管理制度，明確歸檔范圍、歸檔程序、歸檔要求以及歸檔保管和保密制度，采用先進手段和科學策略保管檔案，明確責任，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

3.4 努力提高檔案人員的知識和綜合素質。需要通過加強崗位培訓和后續教育等途徑，努力提升醫保會計檔案人員自身的專業知識和綜合素質，不僅需要具備檔案學和財會學方面的基本知識，能夠熟練運用計算機技術，還應具備必要的歷史、經濟、社會學知識以及文書學、秘書學、心理學、公共關系學等多方面的專業知識，全面了解歸檔保管的檔案數量、成分、內容和歷史時期，了解有關檔案工作和醫保工作的方針政策，熟練掌握收集、整理、鑒定、保管、統計等各方面的檢索工具，提高檔案工作的法制意識和依法歸檔的觀念，才能滿足利用者不斷增長的利用需求。

[1]姚軍.檔案館室工作基礎[M].內蒙古人民出版社，2001，6:288～369.

[2]安徽廣播網.北京公立醫院改革見成效，患者門診次均費用少花 26元[N].http://www.ahradiocom.cn，2012，7，31，11:56.

[3]林越陵.檔案學理論基礎[M].內蒙古人民出版社，2001，6:80～81.

[4]于曉慶.企事業單位檔案管理基礎[M].內蒙古人民出版社，2001，6:241～243.

[5]李雪梅.醫院會計檔案的管理和作用[J].中國當代醫藥，2012，19（05）:144.