淺談檔案管理的網絡化

邱麗艷

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

1.前言

科技的日新月異，為我們的生活帶來了便利。其中最大的一項成果就是網絡的普及。現今是知識爆炸的年代，為了讓各項建設工作順利進行，電子計算機的的使用范圍越來越廣，大到航空航天，小到超市購物，我們已經完全進入了電子時代。而社會各行各業的發展都離不開檔案的保存。這些檔案既是行業發展的見證，也為行業今后的發展提供了經驗保證。因此，為了做好檔案的管理，將網絡技術引進檔案管理是十分必要的。我們不僅要認識到檔案管理網絡化的重要性，還應該不斷優化檔案的網絡化管理。

2.傳統檔案管理存在的問題

檔案管理是一項具有機密性和專業性的管理工作，不論是哪個行業的檔案管理都應該認真對待，明確其重要性。然而，隨著時代的發展，傳統的檔案管理逐漸顯現出弊端，主要表現在管理意識、硬件設施和專業素質上。

2.1 檔案管理意識不強

一直以來，相當多的管理者對檔案管理的認識存在偏差，認為檔案管理就是檔案抄寫和整理，不需要什么技術含量。然而，事實并非如此，檔案管理不僅包括檔案抄寫和整理還包括檔案分類、裝訂和保存等，需要專門的檔案管理人才來進行管理。所以，為了提升檔案管理的質量和水平，糾正這些領導干部的錯誤思想是十分必要的。他們應該充分意識到檔案管理的重要性，將檔案管理落到實處，引進優秀的管理人才，提升檔案管理的質量。

2.2 檔案管理的硬件設施落后

做好檔案管理工作不僅需要有清醒的檔案管理意識，還需要給檔案管理提供必要的硬件設施。傳統的檔案大多是紙質材料，為了保存好這些材料，應該準備一個專門的檔案室進行儲存。然而，有些單位沒有專門的檔案室，檔案、文件堆放雜亂，極易造成檔案丟失或損壞。而有些單位雖然有檔案室，但是檔案室的防潮、防霉條件不容樂觀，這就容易造成檔案的蟲蛀、霉變，破壞檔案的干凈和完整。所以，對于檔案室的硬件設施應該定期檢查、更新，做好檔案的保存工作。

2.3 檔案管理人員的專業素質不強

傳統的檔案管理與一般的行政管理不同，它的管理對象是紙質材料。紙質材料的保存難度較大，需要專業的人員進行養護。但是，現今的檔案管理人員大多缺乏檔案管理的專業素質，對如何進行檔案分類、裝訂、養護、保存缺少必要了解，這就使得日常的檔案管理成為一紙空談。而在日復一日的忽視中，紙質檔案逐漸損壞，這些檔案中有些沒有備份，一旦損壞就難以修復，這種損失是十分巨大的。因此，提高檔案管理人員的專業素質是勢在必行的。

3.優化檔案管理網絡化的策略

3.1 加強對檔案管理人才的培養

現今，檔案管理的網絡化趨勢明顯增強，電子檔案逐漸取代紙質檔案，是檔案的管理“從單一的舊信息的管理模式下解脫出來，向多重管理模式過度”[1]。為了做好電子檔案的管理，需要培養出一批優秀的電子檔案管理人才。這可以從兩個方面入手：第一，引進專業能力強，管理能力好的高素質人才，優化檔案管理的員工隊伍，讓他們互相學習共同進步；第二，對現有的檔案管理人員進行職中培訓，請專業的檔案管理人才對企業員工進行專業能力的培訓，讓他們掌握最新的管理技術，與時俱進。

3.2 建立健全電子檔案的管理制度

無規矩不成方圓，任何行業要取得發展都需要有一個堅實的制度保障，電子檔案的管理亦是如此。我們可以從三個方面入手，全面完善電子檔案的制度管理。第一，明確分工。檔案管理包含的層面很多，不僅有檔案的錄入，還包括檔案的整理、分類等，應實行專人負責制。第二，制定出明確、合理、科學的檔案分類歸檔標準，這既便于檔案的整理，也便于日后的檔案查閱。第三，對檔案的真實性予以嚴格鑒定，電子檔案在發送和接受時要通過電子網絡，信息的安全難以保證，所以檔案管理人員在接收檔案時要對檔案的內容進行嚴格鑒定，避免出現虛假檔案。

3.3 嚴格監控電子檔案的使用和轉換

電子檔案和紙質檔案相比，可操作性更強，對檔案的修改也更容易。因此為了保證檔案的機密性，在對檔案實行操作之前，要嚴格審查操作人員使用權限，確保檔案的安全性，避免檔案遭到惡意修改。另外，電子檔案的資源共享性較強，在傳輸的過程中可以出現在不同的載體上，為了保證檔案的原始性，我們應該對檔案進行加密。例如“將檔案的文件模式設置為只讀，或對整個檔案加密”[2]。而且，電子檔案應該及時備份，避免出現檔案丟失的事件。

4.結語

綜上所述，檔案管理的網絡化為我們的生活帶來了極大的便利，做好檔案管理信息化的建設，是我們今后努力的方向。我們應該從人才培養、管理制度和使用控制三個方面出發，全面提升檔案管理質量，加快檔案管理的網絡化建設。

[1]王江紅.網絡化管理是國營農場檔案管理的必然趨勢[J].辦公室業務，2011，（12）:50-51.

[2]張雪花.淺談數字時代的電子檔案管理[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2012，（4）:51-52.