高校出國學(xué)生檔案翻譯工作初探

陳小春 楊 苓 蹇文燕

（四川師范大學(xué)檔案館 四川 成都 610101）

石渠、蘭臺、東觀、甲庫、皇史宬，歷代封建王朝檔案庫，書為帝王將相立，案為朝廷府衙用。隨著社會的發(fā)展進步，現(xiàn)在的檔案工作以人為本，為民而著。考研、就業(yè)、入黨、提干、出國、立史，都與檔案工作有關(guān)。本文就以高校出國學(xué)生檔案翻譯利用工作為題，談?wù)勗诠ぷ鲗嵺`中的一些思考。

一、出國學(xué)生檔案翻譯利用現(xiàn)狀

2008年開始，我國出國留學(xué)生人數(shù)保持在20%左右的年增長速度，2011年人數(shù)達33.97萬人[1]，2012年人數(shù)約40萬。隨著中國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，出國留學(xué)已由小眾精英向平民大眾發(fā)展，在出國留學(xué)人員中，公費留學(xué)的不足一成，而自費留學(xué)的達到了93%。在這種背景下，在高校因出國留學(xué)的個人檔案利用者也越來越多。例如，四川師范大學(xué)2011年檔案利用中，個人利用1148次，工作考查153次，編史修志2次，宣傳教育1次，學(xué)術(shù)研究4次。可見在檔案利用中以個人利用為主。而在個人利用中，從2010年和2011年的成績翻譯分別有120次和88次，證書翻譯有130次和104次[2]。可見越來越多的個人出國檔案利用給傳統(tǒng)的檔案查閱利用工作也帶來了越來越大的壓力。同時利用者對檔案的翻譯要求也越來越高。但檔案館往往存在工作人員少且不夠?qū)I(yè)的現(xiàn)狀。因此在實踐中，就出現(xiàn)兩個方面的問題。一是利用者對檔案館提供的翻譯證明中某些翻譯的專業(yè)性有質(zhì)疑；二是因為量大檔案館不能及時提供檔案翻譯證明。

我們感覺，要解決好這兩個問題，需要做好兩個方面的工作。一是提高翻譯質(zhì)量，使英文成績單或證書翻譯得準確到位；二是搞好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以提高工作效率。

二、檔案翻譯準確到位

在翻譯實踐中，課程名稱翻譯都是通過網(wǎng)絡(luò)詞典，如金山詞霸或有道詞典來翻譯，特別是有道詞典還給出一些翻譯的實例，因而是比較準確的。但是網(wǎng)絡(luò)詞典主要地還只是字面的直譯，要達到“信、達、雅”的原則，還是很不夠的。而且不同的工作者對于課程名稱的翻譯可能譯得很不一樣。王超認為工程數(shù)學(xué)譯為Mathematics of Engineering,不如譯為Linear AlgebraCalculusProbability&Statics明了；金融系的“計算技術(shù)”譯成Computational Technology不如Abacus確切；而系統(tǒng)結(jié)構(gòu)譯成System Structure不如Computer Architecture準確[3,4]。可見，課程名稱的翻譯，不能只是依照字面來翻譯，而是需要對課程內(nèi)容乃至整個課程體系有全面而深入的了解。但是要全面深入地了解全校各個專業(yè)的設(shè)置及各門課程的教學(xué)內(nèi)容是不現(xiàn)實的，可以想見，課程名稱的翻譯工作如果由檔案工作人員來做，既不專業(yè)也做不好。

事實上，各個高校都有完備的教學(xué)計劃和課程大綱。課程大綱由主管教學(xué)的副院長統(tǒng)籌規(guī)劃，由教研室主任負責實施，由主講教師執(zhí)筆編寫，編好后再由教研室主任和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審定。教研室主任和主講教師對于課程內(nèi)容和大綱最清楚，也最專業(yè)，在課程大綱里面有完整的課程名稱、課程英文名稱、課程編號、學(xué)時數(shù)及學(xué)分、教材名稱及作者、出版社、出版時間、課程目的要求與任務(wù)、基本內(nèi)容及學(xué)時分配、與其他課程的關(guān)系、考核方式、參考書目等信息。每年各個學(xué)院都可能對教學(xué)計劃和大綱進行修訂，修訂后由教務(wù)處匯編成冊。應(yīng)該說，依據(jù)這個冊子對課程名稱的翻譯是最為準確和權(quán)威的。例如，按照王超的意見，把工程數(shù)學(xué)譯為Linear AlgebraCalculusProbability&Statics，我們會發(fā)現(xiàn)，經(jīng)濟數(shù)學(xué)內(nèi)容的構(gòu)成一樣，也得譯成Linear AlgebraCalculusProbability&Statics，顯然這是很糟糕的事。高等數(shù)學(xué)課作為公共課，在高校的課程體系里面往往是成系列的，理工科要求的數(shù)學(xué)一般是高數(shù)（一），可直譯作College Mathematics（1），而經(jīng)濟專業(yè)的數(shù)學(xué)一般是高數(shù)（五），可直譯作College Mathematics（5），這種翻譯既簡單，也與國外的課程名稱是相通的。同樣地，不同專業(yè)所學(xué)的普通物理，也分普通物理（一）、（二）等，我們也只需要譯作General Physics(1),(2)等。

總之，要使課程名稱的翻譯得準確到位，最好去翻教務(wù)處出的教學(xué)計劃和教學(xué)大綱，但是每次都去翻歷年的冊子，工作也很繁瑣。為了提高效率，我們就需要基于WEB技術(shù)，實現(xiàn)翻譯工作的高效化乃至自動化。

三、基于WEB技術(shù)，建設(shè)檔案信息系統(tǒng)

（一）傳統(tǒng)的出國學(xué)生檔案利用的業(yè)務(wù)流程

按照管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程重組的基本原理，我們需要對業(yè)務(wù)流程進行分析，找出業(yè)務(wù)流程中耗時耗力，而又易于用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使之自動化處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并針對關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以解決，使之極大地提高工作效率。傳統(tǒng)的出國學(xué)生檔案利用的業(yè)務(wù)流程如下：

1.利用者在檔案利用流水簿上進行登記；

2.利用者填寫委托單；

3.檔案查閱人員根據(jù)委托單在電腦數(shù)據(jù)庫里查找案卷編號；

4.根據(jù)案卷編號在檔案室里查找案卷；

5.根據(jù)案卷翻譯制作英文成績單，出具證明并打印；

6.利用者到辦公室交費后現(xiàn)場領(lǐng)取或郵寄成績證明。

在以上業(yè)務(wù)流程中，最為繁瑣的工作是翻譯制作英文成績單和查找案卷，因此這兩項工作是業(yè)務(wù)流程重組的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在實際工作中，查閱室工作人員負責在檔案室查找案卷，再由專門負責翻譯的工作人員翻譯制作成英文成績單或英文學(xué)歷證明。在傳統(tǒng)的工作模式下，這兩項工作勞心勞力，效率低下。基于WEB的檔案信息系統(tǒng)（AIS）需要主要針對這兩個環(huán)節(jié)使之網(wǎng)絡(luò)化和自動化。另外，利用者的登記和委托單填寫也可通過B/S模式，在校園網(wǎng)內(nèi)進行預(yù)約，這也有利于工作時間安排。

（二）開放檔案信息系統(tǒng)建立后，檔案翻譯自動處理的業(yè)務(wù)流程設(shè)計

陸勇、紀愛玲提出了一個基于Web的學(xué)生學(xué)歷證明、成績自動翻譯系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)[5]。該系統(tǒng)的后臺是ASP+ADO技術(shù)，采用B/S模式和MD5加密算法，可實現(xiàn)用戶管理、成績翻譯表和證書套打的自動處理，具有很好的參考價值。畢建新、陳峰君以東南大學(xué)學(xué)生成績翻譯系統(tǒng)為例，介紹了系統(tǒng)設(shè)計目標和系統(tǒng)三大功能模塊，即委托、成績制作與打印、以及系統(tǒng)設(shè)置[6]。但是，檔案信息系統(tǒng)并沒有像財務(wù)軟件南金碟、北用友那樣通用的商業(yè)軟件。由于高校檔案的復(fù)雜性，各個高校的檔案信息系統(tǒng)基本上是自行開發(fā)的。像我們學(xué)校，解放前、解放后，學(xué)校由于拆分兼并，形成了五個全宗。九十年代，高校產(chǎn)業(yè)化后很多開辦了內(nèi)設(shè)或非內(nèi)設(shè)二級學(xué)院，隨著高校的評估工作的需要，又形成了多個校區(qū)，這些都為檔案管理工作帶來了不少的困難。在實踐中，考慮到檔案的形成是由各部門、各院系歷史形成的，為了充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，我們應(yīng)該打破校內(nèi)部門區(qū)隔，基于公共數(shù)據(jù)平臺，整合資源，通過業(yè)務(wù)流程重組，實現(xiàn)檔案信息共享，構(gòu)建開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）[7]。

開放檔案信息系統(tǒng)建立后，成績翻譯自動處理的業(yè)務(wù)流程如下：

1.用戶在網(wǎng)上登記預(yù)約填寫委托單，或到現(xiàn)場登記填寫委托單。

2.檔案工作人員登錄系統(tǒng)，輸入委托人信息，查找委托人檔案是否存在。若不存在，則告知委托人，工作終止。若檔案存在，則進入檔案翻譯模塊。

3.在翻譯模塊輸入委托人姓名，系統(tǒng)顯示委托人歷年成績，點選需要翻譯成績，系統(tǒng)自動調(diào)用教務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫或研究生信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，生成英文成績單和套打證書。

4.委托人交費后，打印蓋章，確認無誤后交給委托人。

四、結(jié)束語

為了適應(yīng)日益增長的因出國學(xué)生檔案利用工作的需要，我們需要建立新的檔案信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)成績翻譯的規(guī)范化和自動化，系統(tǒng)建立后，可極大提高工作效率。當然，在系統(tǒng)建立過程中，有大量原始數(shù)據(jù)的錄入和部門間的協(xié)調(diào)工作需要完成，更需要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌和經(jīng)費上的支持。

[1]王輝耀.國際人才藍皮書：中國留學(xué)發(fā)展報告（2012）[M].社會科學(xué)文獻出版社，2012.

[2]陳小春.高校檔案利用的存在的問題及思考[M].蘭臺世界，2012（5）：44-45.

[3]王超.做好學(xué)生成績檔案翻譯利用工作的對策[J].蘭臺世界，2006（4）：43-44.

[4]王超.對高校學(xué)生成績檔案翻譯利用工作的幾點思考[J].檔案世界，2006（10）:14-15.

[5]陸勇，紀愛玲.學(xué)生學(xué)歷證明、成績自動翻譯系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].中國教育信息化，2008（3）：47-49。

[6]畢建新，陳峰君，基于WEB的高校學(xué)生成績翻譯系統(tǒng)設(shè)計[J]，蘭臺世界，2007（16）：17-18.

[7]陳小春，淺議高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)[J]，群文天地，2012(5):125-126.