高校出國學生檔案翻譯工作初探

陳小春 楊 苓 蹇文燕

（四川師范大學檔案館 四川 成都 610101）

石渠、蘭臺、東觀、甲庫、皇史宬，歷代封建王朝檔案庫，書為帝王將相立，案為朝廷府衙用。隨著社會的發展進步，現在的檔案工作以人為本，為民而著?？佳小⒕蜆I、入黨、提干、出國、立史，都與檔案工作有關。本文就以高校出國學生檔案翻譯利用工作為題，談談在工作實踐中的一些思考。

一、出國學生檔案翻譯利用現狀

2008年開始，我國出國留學生人數保持在20%左右的年增長速度，2011年人數達33.97萬人[1]，2012年人數約40萬。隨著中國經濟的迅猛發展，出國留學已由小眾精英向平民大眾發展，在出國留學人員中，公費留學的不足一成，而自費留學的達到了93%。在這種背景下，在高校因出國留學的個人檔案利用者也越來越多。例如，四川師范大學2011年檔案利用中，個人利用1148次，工作考查153次，編史修志2次，宣傳教育1次，學術研究4次。可見在檔案利用中以個人利用為主。而在個人利用中，從2010年和2011年的成績翻譯分別有120次和88次，證書翻譯有130次和104次[2]?？梢娫絹碓蕉嗟膫€人出國檔案利用給傳統的檔案查閱利用工作也帶來了越來越大的壓力。同時利用者對檔案的翻譯要求也越來越高。但檔案館往往存在工作人員少且不夠專業的現狀。因此在實踐中，就出現兩個方面的問題。一是利用者對檔案館提供的翻譯證明中某些翻譯的專業性有質疑；二是因為量大檔案館不能及時提供檔案翻譯證明。

我們感覺，要解決好這兩個問題，需要做好兩個方面的工作。一是提高翻譯質量，使英文成績單或證書翻譯得準確到位；二是搞好網絡建設，以提高工作效率。

二、檔案翻譯準確到位

在翻譯實踐中，課程名稱翻譯都是通過網絡詞典，如金山詞霸或有道詞典來翻譯，特別是有道詞典還給出一些翻譯的實例，因而是比較準確的。但是網絡詞典主要地還只是字面的直譯，要達到“信、達、雅”的原則，還是很不夠的。而且不同的工作者對于課程名稱的翻譯可能譯得很不一樣。王超認為工程數學譯為Mathematics of Engineering,不如譯為Linear AlgebraCalculusProbability&Statics明了；金融系的“計算技術”譯成Computational Technology不如Abacus確切；而系統結構譯成System Structure不如Computer Architecture準確[3,4]。可見，課程名稱的翻譯，不能只是依照字面來翻譯，而是需要對課程內容乃至整個課程體系有全面而深入的了解。但是要全面深入地了解全校各個專業的設置及各門課程的教學內容是不現實的，可以想見，課程名稱的翻譯工作如果由檔案工作人員來做，既不專業也做不好。

事實上，各個高校都有完備的教學計劃和課程大綱。課程大綱由主管教學的副院長統籌規劃，由教研室主任負責實施，由主講教師執筆編寫，編好后再由教研室主任和學院領導審定。教研室主任和主講教師對于課程內容和大綱最清楚，也最專業，在課程大綱里面有完整的課程名稱、課程英文名稱、課程編號、學時數及學分、教材名稱及作者、出版社、出版時間、課程目的要求與任務、基本內容及學時分配、與其他課程的關系、考核方式、參考書目等信息。每年各個學院都可能對教學計劃和大綱進行修訂，修訂后由教務處匯編成冊。應該說，依據這個冊子對課程名稱的翻譯是最為準確和權威的。例如，按照王超的意見，把工程數學譯為Linear AlgebraCalculusProbability&Statics，我們會發現，經濟數學內容的構成一樣，也得譯成Linear AlgebraCalculusProbability&Statics，顯然這是很糟糕的事。高等數學課作為公共課，在高校的課程體系里面往往是成系列的，理工科要求的數學一般是高數（一），可直譯作College Mathematics（1），而經濟專業的數學一般是高數（五），可直譯作College Mathematics（5），這種翻譯既簡單，也與國外的課程名稱是相通的。同樣地，不同專業所學的普通物理，也分普通物理（一）、（二）等，我們也只需要譯作General Physics(1),(2)等。

總之，要使課程名稱的翻譯得準確到位，最好去翻教務處出的教學計劃和教學大綱，但是每次都去翻歷年的冊子，工作也很繁瑣。為了提高效率，我們就需要基于WEB技術，實現翻譯工作的高效化乃至自動化。

三、基于WEB技術，建設檔案信息系統

（一）傳統的出國學生檔案利用的業務流程

按照管理信息系統業務流程重組的基本原理，我們需要對業務流程進行分析，找出業務流程中耗時耗力，而又易于用計算機和網絡技術使之自動化處理的關鍵環節，并針對關鍵環節加以解決，使之極大地提高工作效率。傳統的出國學生檔案利用的業務流程如下：

1.利用者在檔案利用流水簿上進行登記；

2.利用者填寫委托單；

3.檔案查閱人員根據委托單在電腦數據庫里查找案卷編號；

4.根據案卷編號在檔案室里查找案卷；

5.根據案卷翻譯制作英文成績單，出具證明并打?。?/p>

6.利用者到辦公室交費后現場領取或郵寄成績證明。

在以上業務流程中，最為繁瑣的工作是翻譯制作英文成績單和查找案卷，因此這兩項工作是業務流程重組的關鍵環節。在實際工作中，查閱室工作人員負責在檔案室查找案卷，再由專門負責翻譯的工作人員翻譯制作成英文成績單或英文學歷證明。在傳統的工作模式下，這兩項工作勞心勞力，效率低下?；赪EB的檔案信息系統（AIS）需要主要針對這兩個環節使之網絡化和自動化。另外，利用者的登記和委托單填寫也可通過B/S模式，在校園網內進行預約，這也有利于工作時間安排。

（二）開放檔案信息系統建立后，檔案翻譯自動處理的業務流程設計

陸勇、紀愛玲提出了一個基于Web的學生學歷證明、成績自動翻譯系統的設計和實現[5]。該系統的后臺是ASP+ADO技術，采用B/S模式和MD5加密算法，可實現用戶管理、成績翻譯表和證書套打的自動處理，具有很好的參考價值。畢建新、陳峰君以東南大學學生成績翻譯系統為例，介紹了系統設計目標和系統三大功能模塊，即委托、成績制作與打印、以及系統設置[6]。但是，檔案信息系統并沒有像財務軟件南金碟、北用友那樣通用的商業軟件。由于高校檔案的復雜性，各個高校的檔案信息系統基本上是自行開發的。像我們學校，解放前、解放后，學校由于拆分兼并，形成了五個全宗。九十年代，高校產業化后很多開辦了內設或非內設二級學院，隨著高校的評估工作的需要，又形成了多個校區，這些都為檔案管理工作帶來了不少的困難。在實踐中，考慮到檔案的形成是由各部門、各院系歷史形成的，為了充分實現數據共享，我們應該打破校內部門區隔，基于公共數據平臺，整合資源，通過業務流程重組，實現檔案信息共享，構建開放檔案信息系統（OAIS）[7]。

開放檔案信息系統建立后，成績翻譯自動處理的業務流程如下：

1.用戶在網上登記預約填寫委托單，或到現場登記填寫委托單。

2.檔案工作人員登錄系統，輸入委托人信息，查找委托人檔案是否存在。若不存在，則告知委托人，工作終止。若檔案存在，則進入檔案翻譯模塊。

3.在翻譯模塊輸入委托人姓名，系統顯示委托人歷年成績，點選需要翻譯成績，系統自動調用教務信息系統數據庫或研究生信息系統數據，生成英文成績單和套打證書。

4.委托人交費后，打印蓋章，確認無誤后交給委托人。

四、結束語

為了適應日益增長的因出國學生檔案利用工作的需要，我們需要建立新的檔案信息系統，以實現成績翻譯的規范化和自動化，系統建立后，可極大提高工作效率。當然，在系統建立過程中，有大量原始數據的錄入和部門間的協調工作需要完成，更需要領導的統籌和經費上的支持。

[1]王輝耀.國際人才藍皮書：中國留學發展報告（2012）[M].社會科學文獻出版社，2012.

[2]陳小春.高校檔案利用的存在的問題及思考[M].蘭臺世界，2012（5）：44-45.

[3]王超.做好學生成績檔案翻譯利用工作的對策[J].蘭臺世界，2006（4）：43-44.

[4]王超.對高校學生成績檔案翻譯利用工作的幾點思考[J].檔案世界，2006（10）:14-15.

[5]陸勇，紀愛玲.學生學歷證明、成績自動翻譯系統的設計與實現[J].中國教育信息化，2008（3）：47-49。

[6]畢建新，陳峰君，基于WEB的高校學生成績翻譯系統設計[J]，蘭臺世界，2007（16）：17-18.

[7]陳小春，淺議高校檔案信息系統建設[J]，群文天地，2012(5):125-126.