檔案安全管理淺析

趙月

（黑龍江省東煤建筑基礎工程有限公司 黑龍江 哈爾濱 150008）

檔案是單位在生產、經營、管理、科研等活動中形成的具有保存價值的不同載體的歷史記錄,是單位資產的重要組成部分,是維護單位經濟利益,合法權益和歷史面貌的重要憑證,是不可再生資源。因此，檔案的安全保管是檔案工作最基本的任務。尤其是近些年自然災害頻發，大量檔案被掩埋在廢墟之中，損毀嚴重、無法彌補。檔案安全管理已經迫在眉睫、刻不容緩，必須引起高度重視。筆者試從檔案安全管理入手談一些粗淺的認識。

一、檔案安全管理的內涵

檔案安全管理是確保檔案實體和信息安全的基礎設施和制度規范。包括檔案安全政策法規及規范保障、物質保障和制度保障，檔案館建設、檔案搶救與保護、檔案工作突發事件應急處置、檔案信息安全管理和檔案合理開放利用控制等檔案安全的各個環節。基礎設施是硬件，制度規范是軟件。檔案安全管理包含三個層面：一是確保檔案實體的安全，不損毀，不丟失；二是確保檔案信息的安全，不失密，不泄密；三是確保檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限，這一層面尤為重要，它不僅涉及到現有檔案的安全，也涉及到今后檔案征集、保管、利用的各個方面，是一項更具全局意義和歷史意義的工作。

二、檔案安全保密工作現狀

1.思想上的弱視。一些單位的領導和工作人員檔案安全保密意識淡薄,認為只要按照國家的相關法律規定管理檔案,就能杜絕檔案信息泄密,放松了對安全隱患的警惕。

2.基礎設施落后。目前,在通信和計算機網絡泄密隱患很多:一是信息與網絡安全的防護能力較弱;二是對引進的檔案信息技術和設備缺乏保護信息安全所必需的有效管理和技術改造;三是網絡管理滯后,保密技術防范設施落后。

3.法律法規滯后。我國關于檔案保密方面的法律法規體系還不健全,檔案保密工作欠缺法律規定,涉密計算機的管理規定落后于現代計算機和網絡的發展。

三、如何做好檔案管理工作

1.加強檔案管理專業技能培訓。對全體檔案工作者進行信息安全素質教育。無論是新入的人員或是已經從業多年的老檔案管理者都應根據掌握的檔案管理知識的不同進行相關培訓。檔案工作者的工作崗位、職責和承擔的任務不相同，進行培訓時應當對檔案工作者區別對待，從培訓的時間、內容、考核等多方面體現出培訓差異。檔案工作者在掌握了信息安全技術后，應當明確自己承擔的社會責任和義務，遵守國家的相關法律法規，自覺抵制違法行為，尊重他人的知識產權和個人隱私，合理地使用信息安全技術，提高信息檔案管理質量。

2.建立健全檔案利用安全規章制度。各級檔案部門要根據形勢下檔案工作的新特點，對現有規章制度進行認真清理，對檔案借閱、保密、查詢、登記等制度進行認真梳理、補充和完善；建立健全檔案保管、利用、保護、保密等方面的規章制度；嚴格檔案調歸卷制度，規范檔案提供利用過程中借閱登記和及時歸卷的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度等；對規章制度執行情況加強督促和檢查，并進行定期考核，確保各項規章制度落實到實處。

3.利用現代化技術，做好檔案原件的保護工作。檔案利用工作應本著科學、規范、高效的原則，充分利用計算機管理和刻錄、掃描、復制等現代化技術手段，提高檔案的檢索速度，減少對檔案原件的利用次數，最大限度的延長檔案的壽命。因此，實行檔案信息數字化是保護好檔案原件的有效辦法，盡管數字化信息檔案和紙質檔案載體不同，但他們記錄的信息并沒有本質的差別，它能代替紙質檔案提供利用而避免紙質檔案反復利用被損。檔案信息數字化即可以大幅度降低檔案管理難度，提高檔案檢索的速度和效率，又有效保護了具有原始性的紙質檔案。

4.正確處理好檔案利用與保密的關系，眾所周知，檔案中有部分檔案為機密檔案，各級檔案部門應處理好檔案利用與保密的關系，制定相關規章制度，明確規定機密文件的控密時間，降密時間和解密時間，確保檔案信息安全，同時，要嚴格執行國家有關檔案開放的法律法規，做好檔案鑒定工作，科學、準確的判定檔案開放與控制使用范圍。凡是有利于黨、國家、民族、人民利益的檔案，都應該積極、盡早和最大限度的加以開放利用；凡是不利于開放利用的檔案，都要毫不猶豫的加以控制，確保檔案中的國家秘密不被泄露，國家利益不受損害。

檔案是黨和國家的寶貴財富。要讓每個檔案工作者感覺到自己的崗位無尚光榮，讓每個檔案人員都能為檔案事業的全面、協調、持續發展貢獻力量，這是以人為本構建和諧的關鍵和目的所在，是建設檔案工作安全管理的重要基礎。