網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

當(dāng)今的社會(huì)信息需求量日益增長(zhǎng)，信息與科技共同推動(dòng)社會(huì)向前迅猛發(fā)展，人們對(duì)信息的索取和利用的急迫程度超乎想象。檔案作為最具原始性，最具真實(shí)可靠性的信息資源，其大眾需求已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出檔案館現(xiàn)有的服務(wù)范圍，檔案館傳統(tǒng)的服務(wù)理念和服務(wù)方式已滿(mǎn)足不了大眾的需求。在科技日新月異的時(shí)代，檔案館必須拓展職能和強(qiáng)化服務(wù)，推陳出新，迎合時(shí)代發(fā)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，塑造檔案信息服務(wù)的新形象，讓檔案信息服務(wù)切實(shí)步入老百姓的學(xué)習(xí)、工作和生活當(dāng)中。

一、重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著如同何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開(kāi)展服務(wù)的問(wèn)題。檔案部門(mén)必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開(kāi)展多層次、多渠道的檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益；同時(shí)，還要注重宣傳檔案信息，為檔案信息開(kāi)發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開(kāi)發(fā)與利用服務(wù)。

在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)的沖擊，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的突破與變革；積極應(yīng)用實(shí)踐；利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門(mén)所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿(mǎn)足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。為此，檔案部門(mén)要在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，具體研究我國(guó)檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點(diǎn)，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給檔案現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了諸多好處。

1.為檔案信息利用者提供方便、快捷的服務(wù)

在互聯(lián)網(wǎng)上建立公開(kāi)文件信息網(wǎng)，將檔案以數(shù)字化的形式傳輸?shù)接?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)傳輸。網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)快捷化、信息共享化的多功能作用。檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)揮了在其信息傳輸上的分散性?xún)?yōu)勢(shì)，使眾多用戶(hù)可利用網(wǎng)上終端，跨時(shí)空、跨地域利用檔案信息。避免了傳統(tǒng)查閱檔案時(shí)帶來(lái)的繁瑣，大大節(jié)約了檔案利用者的時(shí)間，提高了檔案服務(wù)工作的效率。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)上辦展覽，網(wǎng)上公布檔案編研成果。使利用者可以足不出戶(hù)，就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享，為檔案信息利用者提供了極大的方便。

2.為檔案工作者提高了工作效率

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案全文數(shù)字化，檔案工作者的工作幾乎完全在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行。傳統(tǒng)查閱檔案方式是用戶(hù)與檔案工作者面對(duì)面進(jìn)行直接交流，先確定保管期限，再查目錄，最后才能找檔案，又或是通過(guò)信函、電話(huà)等形式提出咨詢(xún)要求。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在關(guān)于檔案信息的網(wǎng)站上可以設(shè)立一個(gè)小板塊兒，專(zhuān)門(mén)用來(lái)解答有關(guān)檔案工作的問(wèn)題或檔案信息的咨詢(xún)，減輕了檔案工作者的工作量。送稿單位可以利用網(wǎng)絡(luò)將所需內(nèi)容傳送到檔案局，檔案編研工作者可以直接采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的信息，減少了檔案工作人員把稿件向微機(jī)錄入的環(huán)節(jié)。并且避免了向各單位催稿的繁瑣，也減輕了送稿人的負(fù)擔(dān)。縮短了《年鑒》、《大事記》、《市志》等重要書(shū)籍的出版時(shí)間，必要時(shí)也可直接發(fā)表在網(wǎng)絡(luò)上，讓利用者先睹為快。

3.檔案信息的公開(kāi)有利于提高檔案館的地位

利用網(wǎng)絡(luò)傳播檔案信息，可激發(fā)社會(huì)檔案意識(shí)，提高檔案的社會(huì)開(kāi)放與利用程度，強(qiáng)化社會(huì)化服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。檔案信息的公開(kāi)不僅是社會(huì)對(duì)檔案館的要求，同時(shí)也顯示了檔案館的開(kāi)放程度。允許部分檔案信息公開(kāi)，滿(mǎn)足了檔案利用者的需求，必將受到廣大群眾的認(rèn)可，檔案也就創(chuàng)造出了社會(huì)價(jià)值。檔案信息服務(wù)工作將不再是一項(xiàng)可有可無(wú)的例外工作，而是代表機(jī)關(guān)的工作效率與服務(wù)水平的工作，從而使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，有了領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)對(duì)檔案工作的肯定，檔案館的地位將會(huì)不斷提高。

三、做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)

檔案信息的安全問(wèn)題是值得關(guān)注的大問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放式系統(tǒng)，許多應(yīng)用系統(tǒng)處于不設(shè)防狀態(tài)，具有極大風(fēng)險(xiǎn)性和危險(xiǎn)性，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和自我保護(hù)功能又非常薄弱。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不安全的一個(gè)主要方面是計(jì)算機(jī)病毒的危害。它具有很強(qiáng)的傳染性、潛伏性、破壞性以及主動(dòng)攻擊性和衍生性等。因此保護(hù)好檔案信息安全是當(dāng)務(wù)之急。

1.制定相關(guān)檔案信息利用制度

檔案部門(mén)在網(wǎng)上向社會(huì)公開(kāi)發(fā)布的檔案信息，必須是依法確定為對(duì)外開(kāi)放的檔案。國(guó)家檔案局公布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》對(duì)檔案的開(kāi)放原則作了具體的規(guī)定，中華人民共和國(guó)成立以前的檔案及中華人民共和國(guó)成立以來(lái)形成的檔案，自形成之日起滿(mǎn)30年的向社會(huì)開(kāi)放；經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案，可隨時(shí)向社會(huì)開(kāi)放。檔案開(kāi)放原則確定了人們有利用檔案信息的權(quán)利。檔案館不能只為了自身的利益，拒絕公民與其他組織的合理利用要求，將該開(kāi)放的檔案未開(kāi)放，損害了利用者的利益。但對(duì)于不允許開(kāi)放的檔案信息，要明確指明。防止將不該開(kāi)放的檔案信息開(kāi)放出去，造成泄密，損害個(gè)人利益或集體利益。

2.建立信息檢索網(wǎng)頁(yè)和數(shù)據(jù)庫(kù)

為了便于眾多用戶(hù)在網(wǎng)絡(luò)信息資源中搜索到所需的檔案信息，需要建立一個(gè)科學(xué)的、系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)合理的配套檔案信息檢索網(wǎng)頁(yè)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作上的自動(dòng)化，制作一個(gè)有特色的檔案宣傳專(zhuān)欄，吸引更多的網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)瀏覽。數(shù)據(jù)庫(kù)要體現(xiàn)館藏的特點(diǎn)，全面介紹檔案部門(mén)保存的檔案成份和內(nèi)容，更加方便、快捷地為社會(huì)提供全方位、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。建立方便查找的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將有關(guān)的檔案目錄先行數(shù)字化上網(wǎng)，為利用者查找、檢索提供便利。目錄內(nèi)容記載要詳細(xì)，使利用者一目了然，減少不必要的環(huán)節(jié)，節(jié)省查閱者的時(shí)間。

3.完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、檢測(cè)手段

網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)工作是保證網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的關(guān)鍵，操作系統(tǒng)安全檢測(cè)是一種基于主機(jī)操作系統(tǒng)的安全評(píng)估分析，通過(guò)對(duì)被檢測(cè)主機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)行漏洞檢測(cè)、安全配置檢測(cè)以及文件完整性檢測(cè)，能夠幫助安全管理人員及時(shí)了解主機(jī)系統(tǒng)的安全狀況和潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并利用檢測(cè)系統(tǒng)提供的檢測(cè)結(jié)果和安全建議堵塞這些安全漏洞，從而有效地保證主機(jī)系統(tǒng)的安全，保證主機(jī)上運(yùn)行的核心業(yè)務(wù)應(yīng)用和核心數(shù)據(jù)的安全。

4.檔案信息利用的安全措施

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，除了要對(duì)計(jì)算機(jī)自身做好日常維護(hù)工作以外，還要對(duì)檔案信息采取安全防范和保護(hù)，以便不影響正常的工作進(jìn)程。

（1）信息訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限控制。它主要是為了保證檔案信息不被非法訪(fǎng)問(wèn)和非法利用。

（2）信息加密措施。信息加密是為了確保不公開(kāi)檔案信息的安全，使非法查閱者達(dá)不到他們的目的。

（3）信息防改措施。是將檔案信息設(shè)置成為“只讀”狀態(tài)，使用戶(hù)只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何惡意篡改或打印。

（4）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)備份和恢復(fù)功能。建立完善的全方位的系統(tǒng)備份功能，對(duì)系統(tǒng)形成了防護(hù)，不僅能夠有效地防止物理?yè)p壞，也可以在系統(tǒng)遭受攻擊損害時(shí)，幫助系統(tǒng)盡快地恢復(fù)數(shù)據(jù)。

5.提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案館的工作已與從前的工作方式有了很大的不同，檔案工作不再是默守陳規(guī)，已經(jīng)變成互動(dòng)式的交流工作。雖然檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的熟練程度較往年有了一定的提高，但與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)相比，還是有一定的距離的。造就一支多方面高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，是檔案人才培訓(xùn)工作中的重中之重。要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開(kāi)發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。他們既要掌握檔案信息理論，對(duì)檔案工作有透徹地了解，又要能熟練地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案工作，處處離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用。今后的檔案工作是否得到檔案利用者的認(rèn)可，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)的滿(mǎn)意程度，在很大程度上取決于檔案工作者運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的程度。因此，在今后的工作當(dāng)中，如何提高自身的綜合素質(zhì)，也是從事檔案工作人員的重要任務(wù)。