新形勢下高校檔案管理工作淺議

鄒晏秋 高鵬程

（吉林化工學院，吉林 吉林 132022）

檔案管理工作是高等學校的基礎工作的重要組成部分。高等學校檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動[1]。在高等教育快速發展的新形勢下，高等學校的檔案管理工作必須緊跟時代步伐，運用先進的電子設備和技術手段，把檔案管理工作引入法制化、科學化、規范化的軌道上來，打開高校檔案管理工作的全新局面。

1 新形勢下高等學校檔案管理工作的特點

1.1 法制化特點

《中華人民共和國檔案法》的頒布實施為高等學校檔案管理工作依法管理檔案提供了保障，同時提高了檔案管理部門的法律意識，做到懂法、守法，嚴格按照國家政策和法律進行規范管理。使高等學校檔案管理工作有法可依、有章可循，加快了檔案管理工作的法制化建設的進程。

1.2 科學化特點

我國高等教育改革的不斷深化，高等學校規模的不斷擴大，高等學校檔案管理業務量的不斷增加，這一切離不開科學有序的管理。高等學校檔案的種類比較繁多，內容包羅萬象，立卷歸檔的任務比較繁重，因此檔案管理工作要注入科學管理的理念，科學有序的完成檔案管理的每一步工作，做到環環相扣、科學規范，在圓滿完成檔案工作任務的同時，大大的提高了檔案管理工作的效率。

1.3 專業性較強

高等學校檔案管理工作具有較強的專業性，高等學校主要從事高等教育工作，為國家培養高級專門人才，在高等學校的教育工作、管理工作和各項活動中會形成大量的圖文、音像資料，最終都需要通過檔案室的具體工作進行收集整理和鑒別保存，這就需要檔案管理工作發揮自身的專業性特點，有針對性的突出教學檔案，為學校教育工作做好歷史記錄和資料儲備工作。

1.4 服務性較廣

高等學校檔案管理工作服務于高等學校教育事業的發展，為教學、科研及各項管理工作提供服務，經歷此過程，檔案管理工作也在不斷的探討、不斷的積累、不斷的完善，漸進的認識檔案管理工作的服務性質，逐漸提高服務質量。

2 新形勢下高等學校檔案管理工作的措施

高等學校的文件和檔案是密不可分的，又是有所區別的。文件是在高校各項黨政管理工作中形成的文字材料，不僅數量大，而且種類繁雜。檔案是通過鑒別具有利用價值的、需要集中統一歸檔保存的文字、圖片、音像等資料。文件形成以后，要通過檔案管理工作程序按立卷要求進入歸檔保存，轉化成檔案。為了全面的記錄學校的發展歷史，我們需要把文件轉化成檔案，但是要通過鑒別工作把無保管價值的、不符合保管期限的、不在保管范圍的文件進行剔除，劃清了文檔的界限，保證了館藏檔案的精良品質。

高等學校檔案管理工作的發展需要不斷的進行基礎設施建設，新的時期帶動新發展，對檔案管理基礎設施建設就會有新的要求。在保證防盜、防火、防腐等安全存檔的同時加大投入，擴大庫房面積、引進先進的技術設備、及時更新損壞設備，為現代化的高等學校檔案管理工作創造有利條件。

營造良好的檔案管理工作環境和氛圍，新形勢下高等學校的檔案管理工作需要干凈整潔、空氣清新的工作環境，檔案的閱檔室、工作室、庫房根據標準面積和實踐需要，進行統一計劃性分配，庫房內的檔案的存放要布局合理、查找方便，每天進行常規的清潔和整理工作，保持室內衛生，溫度、濕度等要全面達標，抓好日常工作不放松。

3 新形勢下高等學校檔案管理工作的現代化建設

高等學校檔案工作要逐步實行網絡化管理，各個部門也通過計算機進行操作，部門的文件和資料進行電子版傳送，檔案館將歸檔范圍和意見及時反饋給各個部門，形成了良性的現代化循環，既簡化了歸檔程序又提高了檔案管理的工作效率。

計算機網絡技術的迅猛發展，給高等學校檔案管理工作開創了嶄新的局面。檔案館引進高端技術和新的應用型管理軟件，從基本檔案信息的輸入，到網上查詢，逐漸的進行完善，把檔案管理工作的每一道程序都納入了現代化管理，為實現高等學校檔案計算機網絡建設打下了堅實的基礎。

新形式檔案改變了以紙張為載體的傳統型檔案，高等學校檔案管理通過實踐證明，利用計算機開發軟件，再運用到檔案管理中去，可以降低手工操作易造成的失誤，減少了重復性的勞動，使檔案管理工作不容易受到客觀的條件和主觀因素的影響，不權提高了工作效率，而且提升了檔案的管理質量和水平。

高等學校檔案管理現代化建設，借助信息網絡技術進行檔案的快速匯總。根據現代化檔案管理的目標，運用現代化的管理手段，及時準確的將學校在各項工作和活動中形成的信息資料進行系統化收集整理，使高等學校檔案形成新的管理模式，推動了檔案管理工作的現代化步伐。

高等學校檔案管理工作的現代化建設打破了檔案信息服務范圍的局限性。傳統的管理方式只對本校內部進行檔案服務，通過信息網絡這一平臺，創建現代化的檔案數據庫，建立網絡檔案管理系統，在安全可靠的網絡環境下，有一事實上權限的用戶可通過審核后的密碼指令獲得相關的檔案信息，體驗了檔案的現代化管理，提高了檔案的利用率，實現了資源共享。

4 新形勢下高等學校檔案管理人員的素質要求

檔案工作是一門管理科學，要實行檔案的科學化、標準化、規范化管理，檔案人員除了具備良好的政治、道德素養外，還應有精明強干的業務素質和能力，只有這樣，才能在技術上做到精益求精，不斷提高檔案管理工作的服務質量[2]。

新形勢下高等學校檔案管理人員思想觀念更新，是檔案管理工作適應現代經濟社會發展的要求，改變傳統的思想觀念，主動學習和研究新的工作方式方法，通過網絡等多種渠道了解檔案管理現代化的信息，根據社會需求培養先進理念，形成創新服務意識，優化服務措施，使檔案管理工作發揮更大作用。

現代化的高等學校檔案管理工作要求檔案工作人員不僅要學習專業知識和熟悉復制、掃描、打印等電子設備的應用，還要學習現代化技術的應用等新的學科理論和技術，主動了解檔案工作領域的現狀及發展動態，拓寬檔案人員的知識面，結合檔案館工作的實際需要，運用新理論、新技術、新方法來改進檔案工作，把傳統的單一型管理轉變為現代化的復合型管理。

總之，新形勢下高等學校檔案工作要加強自身建設，為學校的各項建設和發展提供準確的檔案信息，現代化的檔案管理建設是高等學校檔案管理工作的新目標，切實做好調查研究等相關工作，推動高校檔案管理工作的全面發展。

［1］李長江.高校檔案管理的現代化建設研究[J].長治學院學報,2010(4):84-87.

［2］吳熱.論提高高校檔案管理人員的素質[J].內蒙古財經學院學報,2009(1):115-119.