高校檔案管理創新探索

陳蘇麗

（塔里木大學 檔案館，新疆 阿拉爾843300）

0 引言

隨著計算機技術和網絡技術的發展和日益普及，現代社會已逐步進入信息化的社會，尤其是在高校中，信息化已經滲透到了學校中的各項工作中，在這個大的背景下，高校的檔案管理工作如何適應信息化的要求，這就需要對高校檔案管理工作進行創新性的改變，轉變檔案管理工作的傳統理念， 把檔案作為一種信息資源去為學校的教學、科研等工作服務，使傳統的檔案管理理念由管理為主變革為以提供信息服務為主。

1 高校檔案管理工作的現狀及分析

1.1 檔案管理理念保守落后

對檔案管理都是“以藏為主，重藏輕用”。 在檔案使用方面大多都是“束之高閣，被動服務”。 造成這種現狀的原因一方面和傳統的檔案管理制度有關，另一方面也和長期不被重視，投入嚴重不足，專業人才缺乏有關。

1.2 管理方式單一

當前的檔案管理方式主要都是針對紙制類檔案、聲像檔案、電子檔案三者并重的歸檔整理， 大多采取手工操作管理； 檔案的查找、檢索、借閱等基本還是人工操作方式。整個管理工作的效率較低，無法適應大批量文件查閱和異地查詢的要求。

1.3 孤立、靜態的檔案內容

每個檔案資料的歸檔分類由于延續的是傳統的歸檔整理的方法，每個檔案大多都是孤立的，即使有聯系也只是有限的縱向聯系。 而實際上很多檔案之間不但有縱向的關系，也有橫向的關系，但在現有的檔案管理中很難體現出來這些關聯關系。

1.4 缺乏共享機制

在國內都會有幾所或更多相同類型的高校，高校間設置相同專業的很多。 每年各高校都會有很多的科研項目和課題研究，由于高校檔案管理基本上都是自我封閉的，這就導致很多的科研項目或課題被不同的高校重復投入，這是對人、財、物的極大浪費。

1.5 檔案呈現方式單一

現在大多數檔案仍然是以紙質方式呈現的。 雖然檔案電子化、數字化的概念已經提出了，但對于檔案電子化、數字化如何去做存在著不同的理解， 再加上這項工作本身前期需要投入大量的人力和財力，使這項工作基本上仍停留在口頭上，并沒有實際操作。

1.6 缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理工作是一個綜合性很強的工作， 對于檔案管理部門，除了需要對檔案管理相關的法律法規和工作流程熟悉的人員以外，還需要有了解計算機、網絡、數據庫、多媒體和信息等技術的人員。 而實際情況卻是檔案管理部門就連專業的檔案管理人員都很少，更惶論其他專業技術人員了。

2 高校檔案管理工作創新性的探索

“以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以明得失”，一個完善的檔案管理就是一面鏡子，通過檔案我們可以了解一所學校校園文化的傳承歷程， 一所學校在成長過程中的跌宕起伏，也可以了解學校在教學、科研、學生管理等方面的得失。要做成一個完善的檔案管理系統，就需要打破現有的檔案管理理念，引入現代化的管理方法和管理工具，使檔案管理的信息化建設合理布局，為高校的信息化建設做好信息服務工作。

高校檔案管理工作創新性的核心是檔案管理的信息化建設。檔案信息化建設的基礎是檔案的電子化和數字化。檔案管理信息化建設不是簡單將檔案數字化就可以，而是需要對數字化后的檔案進行綜合分析利用，讓這些檔案連起來、動起來，讓檔案管理由被動服務轉為主動服務。 具體可以從如下幾個方面進行創新性的變革：

1）檔案管理理念的變革。 檔案從其概念上講就是保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。 但從信息學的角度去看，這些原始的記錄卻包含了大量的信息。這就需要對檔案管理的理念轉變為信息管理，將每一份檔案作為一條或多條信息去對待，從信息管理的角度去建設檔案管理系統。

2）建立檔案信息資源庫。高校的檔案部門最大的優勢就是收藏了大量的原始檔案，這些原始檔案就是一個巨大的信息資源庫。 通過對檔案信息的優化組合的處理， 提取檔案中有價值的信息建立信息庫，在信息庫的基礎上進一步開發利用，就可以為學校的教學、科研、學生管理等日常工作提供信息服務的支持。 在建立信息庫的同時，需要考慮信息庫的資源共享問題。 可以先在同類高校間建立縱向聯系，實現信息的共享，然后可以與本地的圖書、科技情報中心、數據中心或相關企業建立橫向的信息共享。 通過建立縱向和橫向的信息共享機制，使高校的檔案管理在服務高校本身的同時也服務了社會，這也與國家的信息化建設的要求相符合的。

3）引入新的管理方式。 在人工管理基礎上，引入計算機和網絡技術，提高工作效率。對所有的檔案信息和用戶進行分級設置，然后根據用戶級別開放相應的等級的檔案信息。對檔案信息提供多種智能化的查詢方式，同時增加信息的關聯性和交互性。

4）建立立體化的檔案管理系統。 檔案的建立歸檔，其所記錄的信息，并不是孤立的。每一信息都有其特定的環境、時間、人物等元素。要正確的解讀其中的內容， 就要對一份檔案建立一個立體化的關系結構，使檔案信息在時間、空間中完整呈現，讓用戶在解讀的過程中，通過背景元素的立體呈現，確定檔案中信息的實際價值。 比如高校的校史檔案，除了時間的節點外，還有外部環境、人文環境等元素，只有將這些信息元素完整的結合起來才能對校史的發展有全面真實的了解，從中發現有價值的經驗和教訓。

5）動態化的檔案管理。每年高校都有學生畢業，新生入學。每年都有大量的科研項目和課題立項和結題。高校的科研項目或課題隨著學生的畢業而停止或重復的不在少數，這造成了大量的人、財、物的浪費。 為了避免這樣的情況發生，就需要建立一個動態的檔案信息跟蹤機制，這樣就為科研項目的工作提供了可追溯性的信息，有效避免損失。

現在社會最重要的資源就是人力資源。高校的學生恰好就是高校最大的人力資源庫。 學生雖然畢業了，但學校不能因此而中斷了學生信息管理，而應該通過各種方式不斷補充學生畢業后的信息，通過這些后續的信息的補充，高校可以在校企合作、項目推廣中迅速找到合適的合作伙伴，拓展高校的科研活動空間。

6）建立信息服務意識。 從高校領導到具體的檔案管理人員，都需要將檔案管理意識從硬管理向軟管理轉變。 即從簡單的保存、被動服務轉變為信息生產、設計和主動服務。通過對檔案信息的提取整理，可以為高校教職員工和學生提供方便快捷的信息查詢、閱讀、檢索的服務。 比如通過建立相關高校相同專業的畢業生就業信息庫，就可以通過對這些信息的分析，預判社會上對各專業的需求趨勢，從而為今后的招生規模進行調整。

7）調整檔案管理者的角色定位。高校的檔案管理者在建立信息化檔案管理系統之后，其角色已不單純是一個管理者的角色，而是信息的生產者、設計者和維護者，是檔案信息資源和用戶之間溝通的橋梁和紐帶。 檔案管理者的專業化程度、素質高低、工作積極性、主動性和創造性都將直接影響檔案信息系統的使用效果。 所以必須要重視檔案管理者，充分發揮檔案管理者在檔案信息系統中的主體作用。

高校檔案管理在信息化社會中，必須打破常規、改變管理理念，只有進行創新性的工作，才能改變目前檔案管理工作的現狀，使高校檔案管理真正成為高校教學信息中心、科研信息中心、人才信息中心。