基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理與傳統(tǒng)采購(gòu)管理的對(duì)比

大唐華銀株洲發(fā)電有限公司物資部 李江

ERP是Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計(jì)劃)的簡(jiǎn)稱(chēng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它是從MRP(物料需求計(jì)劃)發(fā)展而來(lái)的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴(kuò)展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。

ERP系統(tǒng)主要包括了財(cái)務(wù)、物流、人力資源等核心模塊，具有以下特點(diǎn)：

(1)數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間高度共享，所有源數(shù)據(jù)只需在某一個(gè)系統(tǒng)中輸入一次，保證了數(shù)據(jù)的一致性。

(2)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，改善與優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程。

目前，國(guó)內(nèi)90%企業(yè)實(shí)施ERP時(shí)主要運(yùn)用于物流管理，其目的主要是通過(guò)利用ERP對(duì)信息強(qiáng)大的、快速的處理能力，從而實(shí)現(xiàn)物流成本的降低。本文將針對(duì)ERP系統(tǒng)平臺(tái)下的采購(gòu)管理模式與傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式進(jìn)行詳細(xì)的論述。

1 基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理模式

以國(guó)內(nèi)某大型電力公司的ERP系統(tǒng)為例，對(duì)ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理模式進(jìn)行概述。

1.1 采購(gòu)管理模塊內(nèi)容

該采購(gòu)管理模塊主要包括：需求計(jì)劃管理模塊、詢(xún)/報(bào)價(jià)管理模塊、合同管理模塊、采購(gòu)訂單管理模塊、采購(gòu)接收和驗(yàn)收管理模塊、采購(gòu)付款管理模塊、供應(yīng)商評(píng)估管理模塊等七個(gè)部分。

1.2 采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程

生產(chǎn)部門(mén)編制物料需求計(jì)劃—物資采購(gòu)部物料綜合平衡—庫(kù)存物資庫(kù)存領(lǐng)用—無(wú)庫(kù)存物資編制采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單—編制詢(xún)價(jià)單，上傳網(wǎng)上報(bào)價(jià)平臺(tái)—供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)—接收?qǐng)?bào)價(jià)，編制報(bào)價(jià)單—確定供應(yīng)商—簽訂供貨合同—編制采購(gòu)訂單—物資到貨驗(yàn)收—驗(yàn)收不合格辦理退貨—驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)辦理接收—編制付款申請(qǐng)單—發(fā)票、接收單、驗(yàn)收單、合同、付款申請(qǐng)單送交財(cái)務(wù)辦理結(jié)算—供應(yīng)商評(píng)估管理。

1.3 ERP系統(tǒng)下采購(gòu)管理的特點(diǎn)

結(jié)合ERP系統(tǒng)中采購(gòu)管理模塊內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程，可以針對(duì)該系統(tǒng)平臺(tái)下采購(gòu)管理模式的特點(diǎn)歸納如下：

(1)整個(gè)管理系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主體，嚴(yán)格按照既定流程模式進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的，采購(gòu)人員必須按照設(shè)定的采購(gòu)流程逐級(jí)執(zhí)行并提交審批，才能完成整個(gè)業(yè)務(wù)。在這一流程管理模式下，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程與采購(gòu)數(shù)據(jù)可以達(dá)到監(jiān)督與共享，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)陽(yáng)光化。

(2)以計(jì)算機(jī)為媒介的ERP系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)物料采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總，對(duì)比分析，可以較好地掌握物料流轉(zhuǎn)的規(guī)律，對(duì)物料的采購(gòu)價(jià)格趨勢(shì)進(jìn)行把握，從而為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)物料的集中化采購(gòu)，集約化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

(3)在系統(tǒng)中，要對(duì)每一種物料規(guī)定最大儲(chǔ)存量和最長(zhǎng)儲(chǔ)存期限。當(dāng)庫(kù)存超過(guò)最大值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出提示信號(hào)，以便采購(gòu)人員采取糾正措施，確定經(jīng)濟(jì)訂貨量。

(4)網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)有效地縮短了采購(gòu)時(shí)間，降低采購(gòu)成本，內(nèi)置的完善的網(wǎng)絡(luò)評(píng)估機(jī)制，可以收集與保存采購(gòu)信息，便于對(duì)交易數(shù)據(jù)進(jìn)行搜索與統(tǒng)計(jì)分析。

(5)采購(gòu)合同訂立，采購(gòu)訂單制作完成后，系統(tǒng)可以提供多種查詢(xún)途徑，及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況。

(6)ERP系統(tǒng)內(nèi)的各種物料的入網(wǎng)供應(yīng)商，都必須經(jīng)過(guò)認(rèn)證，資質(zhì)審查合格才能建檔，否則ERP系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行。

(7)嚴(yán)格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行一系列的對(duì)比，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量、交貨日期是否與采購(gòu)單一致，報(bào)價(jià)單與發(fā)票金額是否一致。必須幾方面都相符才能執(zhí)行付款程序，嚴(yán)格控制不良資金流出。

2 傳統(tǒng)采購(gòu)管理的模式特點(diǎn)

與基于ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理模式不同，傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式主要是以人為主體的一個(gè)采購(gòu)管理流程，采購(gòu)計(jì)劃從申請(qǐng)到執(zhí)行整個(gè)過(guò)程由采購(gòu)人員全權(quán)負(fù)責(zé)完成。其主要特點(diǎn)歸納如下：

(1)按需采購(gòu)。由于傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，采購(gòu)計(jì)劃的制定沒(méi)有嚴(yán)格的管理要求，因此，采購(gòu)人員直接根據(jù)需求部門(mén)的需求申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃，執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。

(2)傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，采購(gòu)人員詢(xún)價(jià)與報(bào)價(jià)多采用電話(huà)、傳真等方式與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，有時(shí)甚至是上門(mén)采購(gòu)。

(3)采購(gòu)過(guò)程中，由于缺乏供應(yīng)商統(tǒng)一評(píng)估與管理系統(tǒng)，采購(gòu)人員通常可以任意選取物料供應(yīng)商，有較大的自由度與隨意性。

(4)采購(gòu)信息(如報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資質(zhì))與原始采購(gòu)記錄保存困難，信息透明度不高，業(yè)務(wù)人為操作因素影響較大。

3 基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理與傳統(tǒng)采購(gòu)管理的對(duì)比

基于上述對(duì)ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理模式和傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式所列舉的各自特點(diǎn)，可以發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理比傳統(tǒng)采購(gòu)管理的模式要完善與先進(jìn)，能夠適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化管理的要求，其主要表現(xiàn)在以下幾方面。

3.1 改進(jìn)管理流程，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作

ERP系統(tǒng)不僅是一套先進(jìn)的管理軟件，同時(shí)它也是一種現(xiàn)代化的管理理念。它的設(shè)計(jì)思路、設(shè)計(jì)方案、模塊建立都是經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)次的摸底、調(diào)研、改進(jìn)而形成的，其充分利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息處理能力，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的繁文縟節(jié)，建立了相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的流程模型，可以促使企業(yè)必須根據(jù)模型對(duì)管理流程的全過(guò)程進(jìn)行理順與完善，摒棄不規(guī)范的運(yùn)作模式，去除冗余和無(wú)效的工作環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化、統(tǒng)一工作程序，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行進(jìn)行再造，使之更趨合理與有效。

3.2 “事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”是ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理與傳統(tǒng)采購(gòu)管理最明顯的區(qū)別

(1) “事前控制”。在庫(kù)存控制方面，傳統(tǒng)的采購(gòu)行為雖然也要求按照庫(kù)存量的要求進(jìn)行采購(gòu)，但是，由于物料的品種范圍廣泛，采購(gòu)人員心有余而力不足，另一方面，由于在采購(gòu)過(guò)程中較大的采購(gòu)數(shù)量將獲取價(jià)格折扣，因此促使采購(gòu)人員在執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃中多是憑經(jīng)驗(yàn)、憑感覺(jué)采購(gòu)；但在ERP系統(tǒng)平臺(tái)下，由于每種物料的安全庫(kù)存量已經(jīng)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定，需求計(jì)劃一旦進(jìn)入系統(tǒng)將自動(dòng)實(shí)現(xiàn)綜合平衡，采購(gòu)人員只需按照系統(tǒng)提供的參考數(shù)據(jù)執(zhí)行采購(gòu)，既提高了工作效率，降低了庫(kù)存資金占用，同時(shí)也有利于加強(qiáng)業(yè)務(wù)的監(jiān)督與控制。

(2) “事中監(jiān)督”。在采購(gòu)執(zhí)行的過(guò)程，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使企業(yè)的整個(gè)采購(gòu)過(guò)程能夠在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的既定流程下運(yùn)作，其采購(gòu)信息、采購(gòu)價(jià)格等數(shù)據(jù)信息都在系統(tǒng)內(nèi)直觀的顯示出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)實(shí)時(shí)的全方位監(jiān)督與監(jiān)控，有利于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程的“陽(yáng)光化”。

(3) “事后分析”。與傳統(tǒng)的采購(gòu)管理方式不同，在ERP系統(tǒng)下，所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需一次錄入便可以實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的共享，這有利于保證各種數(shù)據(jù)的一致性、及時(shí)性和真實(shí)性。

3.3 業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)

在傳統(tǒng)的采購(gòu)管理中，原始采購(gòu)信息保存困難，數(shù)據(jù)資料會(huì)隨業(yè)務(wù)人員的變動(dòng)而流失。在ERP系統(tǒng)平臺(tái)下，可隨時(shí)查詢(xún)?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)，新來(lái)的業(yè)務(wù)人員便可以盡快接手后續(xù)工作，減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素。

3.4 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系

傳統(tǒng)采購(gòu)重視交易過(guò)程的供應(yīng)商的價(jià)格比較，通過(guò)供應(yīng)商多家競(jìng)爭(zhēng)，從中選擇價(jià)格最低的作為合作者。ERP模式下的采購(gòu)及其特點(diǎn)是需求拉動(dòng)模式，從一般買(mǎi)賣(mài)關(guān)系向戰(zhàn)略伙伴關(guān)系轉(zhuǎn)變。

3.5 物流管理和資金流管理分離

將采購(gòu)資金總體預(yù)算的職能和通知財(cái)務(wù)付款職能放到財(cái)務(wù)部門(mén)，體現(xiàn)資金流隨物流而動(dòng)的管理思路，限制了盲目采購(gòu)的行為。

3.6 全方位的監(jiān)督與監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光采購(gòu)”

與傳統(tǒng)的采購(gòu)管理不同，在ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理是在監(jiān)控與監(jiān)督下，依照既定的、規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)化的程序進(jìn)行的“陽(yáng)光采購(gòu)”，防止腐敗現(xiàn)象的滋生。

4 結(jié)語(yǔ)

ERP管理系統(tǒng)的引進(jìn)，是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重大的變革，它整合了企業(yè)管理的理念，對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了再造，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)處理過(guò)程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化。

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[3]謝勤龍,王成,崔偉.企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)作精要——企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)的采購(gòu)優(yōu)化[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2002(09).