數字校園下高校科研管理信息系統的優化

王 鳴

（華南師范大學經濟與管理學院，廣東 廣州 510006）

一、數字校園下對科研管理信息系統的要求

數字校園，即數字化校園，旨在實現校園管理數字化、教學數字化、產學研數字化等，為教師和學生帶來一站式的服務體驗。目前國內大部分高校已啟動或建成數字化校園。科研管理信息系統作為數字校園一個重要的組成部分，與其他系統的協同、對資源的整合和利用、對用戶需求的及時響應、對各類數據的集成和應用等，都關乎數字校園建設的成效。以科研管理信息系統與人事系統、財務系統的協同為例，如果能將人事信息直接作為科研管理人員信息的來源，并協同財務處對該人員的科研經費進行管理，將極大提高各系統的運作效率，避免信息獲取的低效和多頭管理的混亂。

事實上，隨著高校管理信息化的開展，如今大部分高校和科研院所都陸續啟用了科研管理信息系統，以適應高等教育的發展和數字校園的建設。然而，工作在一線的科研秘書或者科研管理人員在使用這些系統的過程中，仍會碰到種種用戶體驗不佳的問題，從而影響工作效率的提升。本文對常見的一些缺陷進行梳理，并提出改善建議。

二、當前科研管理信息系統存在的問題

1.對科研用戶需求缺乏廣泛調研

科研管理信息系統的很多缺陷，很大程度上源于開發該系統初期對科研用戶的需求分析不足。需求分析是系統設計非常重要的階段，然而很多高校在購買或開發這一系統時，往往自上而下，只收集來自學校科研管理部門主要人員的意見和需求，而忽視對系統的基層用戶，比如廣大科研人員和科研秘書的需求調研。等系統設計完成后，才由學校將該系統推行至基層。這種做法的直接后果，即系統推行階段，各種問題頻頻出現，廣大基層用戶提的各種改進建議很難再融進系統，因為改動架構會牽一發而動全身，代價甚至比改動業務流程大得多。最終，基層滿意度較低，系統并不能帶來管理效能的真正提升。

2.對業務流程缺乏優化和整合

目前，很多高校在建設科研管理信息系統的過程中，往往只注意到將原先流程搬到網絡，而忽視了在設計階段重新審視現有流程，進行必要的改進和優化。對于科研管理信息系統的整個設計過程，清晰充分的數據分析和設計，直接影響到數據庫的數據結構設計能否滿足要求。數據庫設計得好，即使增加新的業務或變更現有的業務流程，都容易實現。此外，不同的業務需求和系統工程，有不同的數據需求、關聯和分析。因此，應該在需求分析、設計階段盡可能做好工作，避免在開發過程中臨時修補或者投入使用后反復維護。

3.對科研數據缺乏協調和統一

數據的收集和分析整理是影響科研管理系統實施成敗的關鍵。然而，當前大部分高校科研管理信息系統還只停留在系統自身的運作上，盡管有部分高校的系統已經放在數字校園的平臺上，但系統里一些基礎數據仍無法共享，比如人員基本情況數據，科研管理部門和人事部門仍各自填報和審核。這種問題可能源于系統設計階段沒有對數據和數據之間、業務和業務之間、數據和業務之間的相互關系進行相關清晰的描述，也沒有進一步詳細分析出哪些數據是公用的數據，哪些數據是某項業務特有的、哪些數據是對外數據交換所需的等種種情況。主要業務與數據關系，不僅需考慮數據的產生和應用之間的層次關系，而且應詳細描述各種業務數據的產生、輸出和獲取之間的流向和關聯，對于業務之間如何協同、數據如何有效管理這些問題沒有清晰說明。

4.系統內部缺乏數據挖掘功能

當前大部分的科研管理信息系統，主要立足于科研成果的管理；在科研成果管理的功能中，又只關注各類成果自身數據的標準化和完整性，而忽視了成果之間的各種關聯，比如著作、論文、專利、鑒定成果等科研成果沒有與科研項目關聯，成果獲獎沒有與成果關聯等。而這些關聯卻是發揮科研管理信息系統為高校領導部門提供決策依據的基礎，決策層應該從積累的科研數據中得到更多的信息。另一方面，科研管理信息系統內部，系統響應時間、各用戶的操作記錄，以及它們與用戶信息之間都具有關聯關系。比如，系統顯示某段時間科研用戶對某類關鍵詞的查詢頻率較高，則從某個方面反映了用戶的需求，科研管理部門可挖掘此類數據，完善其服務職能。然而，當前很多系統都缺乏這方面數據挖掘的功能。

5.移動辦公和服務功能不足

目前絕大多數科研管理依賴的辦公形式和功能設計還是圍繞辦公電腦的方式。這種方式有如下局限性：（1）無法及時審批。很多科研管理項目的申報等事項需要科研管理人員或者相關領導審批，由于開會、出差、節假日等原因，往往無法及時得到處理。（2）辦公效率有待提升。以申報信息提醒為例，大多數的系統仍停留在系統提醒功能上，即科研人員需首先登錄系統，才能看見系統首頁的信息提醒。一旦科研人員離線或未登錄，則無法及時獲取該提醒，錯過項目課題申報的材料提交時間等，造成延誤。（3）移動服務功能不足。無法提供移動查詢方式，科研人員無法方便地查詢到自己的科研成果以及各類公共信息，如學院的科研概況等。

6.對用戶需求變更缺乏系統應對方案

科研管理信息系統存在很多導致需求變更的因素，主要有：（1）高校管理體制改革帶來的組織架構調整，要求系統的框架應具有動態組織架構、動態角色和權限、動態業務流程等方面的靈活性，為日后持續不斷的組織結構與業務流程優化整合提供彈性支持；（2）臨時性的統計需求。如上級政府部門每年都有不同角度、維度和深度的調查、統計活動，需要靈活的自定義報表統計功能以及靈活的調查問卷生成、收集、存儲和處理功能；（3）不斷變動的對外接口需求。對外接口的傳輸對象、信息內容、傳輸協議都有可能變動，需要框架中數據庫設計和接口設計部分具有很好的適應能力，比如與上級科研管理部門的信息對接等。然而，由于對這些可能導致需求變更的因素考慮不足，系統缺乏應對方案，靈活性不足。

三、高校科研管理信息系統的優化

1.充分收集和分析用戶需求

對用戶需求的廣泛調查和對關鍵用戶需求的深入調研是系統構建的首要步驟，甚至關系系統運行的成敗。該項工作瑣碎和繁復，需要專業人員對用戶需求進行分解和定義。因此，我們建議在系統設計階段，選取各級用戶若干，分別代表不同的崗位、職稱、年齡、科研活動活躍度、專業、操作偏好等等，由需求分析人員對他們的需求進行詳細詢問、記錄、分析和整理，最后在各種需求中找到一個整體的、較為平衡的需求體系，由此確定該系統的主要功能。這是基礎性工作，不僅費時且很繁瑣，工作量很大，但非常重要，需要科研管理部門從中組織和協調，引導廣大教師和二級單位科研秘書積極配合。

2.梳理整合各項業務流程

業務流程的優化和整合分析是對前面的業務數據分析整理工作的進一步深化，將會直接影響概要設計和系統開發。這一環節有較大設計難度，必須根據需求分析調研結果，在業務數據、業務流程的對比分析和關聯分析的基礎上，考慮到學校政策、機構編制設置等因素，進行歸納整理，提出業務流程的優化建議，并與科研管理人員討論、溝通，并達成一致意見，形成正式的需求文檔。由于涉及到眾多的現有信息系統的遷移以及歷史數據的轉換，需要實施人員有較強的歸納整理能力。因此，設計人員和科研管理人員需保持深入溝通，挖掘數據方面的需求，以數據為核心，仔細梳理數據的具體內容以及數據之間的關聯關系，在需求文檔中更詳細地描述。為了便于讓系統分析人員弄清楚“做什么”的問題，應該在需求分析階段就畫好數據流圖（DFD）。

3.構建數據一體化服務平臺

隨著數字校園的深入，目前，相當一部分高校建設的是一體化科研信息服務平臺，核心在于數據一體化。也就是說，并不能將原先分散的業務簡單照搬到現在這個平臺，或者僅將原先手工辦理的業務信息化，而是需將科研統計、項目申報、各大主要的科研部門網站（包含信息發布、網上業務辦理功能）的主要業務用數據關聯協調和統一起來。通過信息系統的建設，提高科研業務辦理效率，促進管理服務流程的進一步優化整合，為科研機構和崗位職責的設置提供重要參考，促進科研管理改革的深化。另外，需要考慮到數據管理的問題，如紙質文檔與數據庫的銜接功能。一體化服務平臺上線運行后，依然存在些在業務辦理過程中需要紙質存檔的資料（如身份證復印件、企業營業執照復印件、人事檔案等），以及這些資料如何和數據庫的相關數據關聯起來，這些都是需要注意的。

4.加強數據挖掘等輔助決策功能

科研管理信息系統的數據主要源于四個維度：人員、成果、活動、時間。四個維度通過多種組合，可衍生出16類數據，如人員——成果、人員——活動、人員——時間、人員——人員等等。比如特定的成果與特定的人員、活動、時間相關聯，同理兩兩相關，由此揭示出科研管理的一些規律。如果將特定的人員與特定的活動相關聯，即人員——活動，則可分析特定人員組織或參與的活動，由此可揭示諸如“學術明星是否積極參與學術活動”等規律；而活動——人員，則可分析特定活動的人員組成，由此可揭示“積極參與學術活動的人員有無特定的特征”。而將兩者結合起來，再配合時間維度，可分析“學術明星的成長規律之學術活動的作用”問題。當前高等教育系統正經歷深刻的變革，資源正向更具效率的領域傾斜，學科建設成為擺在各大高校面前的重要課題，而科研管理就是其中一個決策領域。科研管理信息系統不能只發揮管理作用，還應承擔輔助決策的功能。所以，有必要加強系統的數據挖掘功能設計，同時還應注意數據挖掘的可視化展示，以利于高校制定更科學可行的科研政策。

5.適應新媒體時代工作方式的轉變

作為一種新的辦公方式，移動辦公有著隨時隨地、方便靈活的特點，目前，智能手機、平板電腦、上網本等移動辦公設備的普及也為這種辦公方式提供了良好的物質基礎。電話、短信群發、郵件群發甚至視頻溝通的形式是智能手機的基本功能，已經相當完善，并且還可以對通話進行錄音保存、用手機QQ的形式保持隨時在線、待辦業務的定時提醒、新的待審批事項的實時提醒等。如果科研管理系統提供了移動辦公的方式，則可以將業務功能和聯系溝通無縫連接起來，極大地提高工作效率。科研人員和管理人員采用移動辦公的形式處理業務，需要開發能安裝于移動辦公設備上的應用軟件，此軟件包含科研管理信息系統的核心功能，能進行查詢、審批、提醒等。比如系統發布新的申報信息后，科研人員能第一時間接到短信或郵件通知，及時申報。

6.增設系統應對方案以提高靈活性

在系統設計階段，結合系統用戶的實際情況進行完整分析。對調研中發現的可能變動的需求，應在文檔中單獨明確提出，并與科研人員、科研管理部門及相關領導討論溝通，作為后期架構設計階段時的重要參考。在架構階段，與相關人員進一步溝通，對可能變動的需求設計相應的應對方案，以保證系統架構足夠的靈活性，適應高校管理體制改革帶來的組織架構調整、業務流程優化整合，滿足臨時性的統計和決策輔助需求，以及不斷變動的對外接口需求。

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