高校教學秘書角色探討

劉 聰，孫銘娟

（第二軍醫大學，上海 200433）

在高校的教學工作中，教學秘書承擔著基層教學管理工作任務，在督促、落實、檢查學校各項教學活動的過程中起著重要的作用。筆者結合實際工作體會，對教學秘書的崗位職責和教學秘書所應具備的素質進行初步探討[1]。

1 教學秘書的崗位職責

1.1 協助教研室主任和各課程負責人制訂或修訂人才培養方案、課程標準，建設、維護試題庫與專業網站

人才培養方案是學校保證教學質量和確立各專業人才培養目標的綱領性文件，是組織教學工作、安排教學計劃的基本依據。教學計劃是結合各教研室的教學資源情況制訂的各學期、各年級和各學科教學工作的整體規劃。課程標準是實施課堂教學的指導性文件。試題庫的建設與使用使得考試更為公平、公正，并加強了保密性，避免了人為因素的干擾。專業網站為教學提供了良好的互動平臺。這些課程配套體系需要教學秘書配合各教研室主任組織專人進行建設與維護。

1.2 協助教研室主任開展日常教學管理工作

教學秘書負責教學進度表（包括理論教學和實踐教學）的填寫、核對與提交工作，提醒教師課程安排的具體時間、地點，并督促其提前完成備課和試講工作，確保教學過程規范無差錯。

為了維護正常的教學秩序，對于教學過程中的突發情況，如臨時安排的停課、調課等，應及時通知相關教師及學生，避免教學事故的發生。教學秘書應確保每學期的教學準備會、教學聯席會和教學總結會按時召開，傾聽教師和學生在教學過程中遇到的困難與問題，并將收集到的信息及時反饋給教研室主任及院、部（系）教學管理負責人，以便改進工作，保證教學質量，達到教學目的。教學秘書應配合教研室安排好青年教師的培養工作，落實上新課的老教師和青年教師的試講事宜，并做好記錄，為教師的培養提供依據。

1.3 合理安排課程考試相關工作

考試是教學工作的重要環節之一，是反映教學質量與教學管理水平的指標，也是教學質量評價中重要的方法和手段。

考試管理包括試卷的命題、印刷、收發、閱卷、成績的評價與總結以及試卷的保存與查閱等工作。在試卷命題問題上應做到提前統計考試課程，通知任課教師按時完成試卷命題工作，督促各命題教師及時上交試卷。在印刷及發放過程中做到嚴格保密、高度認真，不出任何差錯，同時還要做好考試后的管理工作。此外，考試管理還涉及考試具體安排，包括確定考試時間、考場、監考人員等，以確保考試工作順利進行。

1.4 做好教學檔案的收集、整理和管理工作

教學檔案是教學評估檢查的重要衡量指標之一。在教學活動和教學改革研究中會不斷產生和形成新的文字、圖表及數據等具有保存價值的資料，這些都是教學檔案所要統計整理和保存的內容，具體包括以下幾方面：（1）綜合類文件資料，如上級下達的有關教學工作文件、教學工作總結、規章制度、會議記錄、簡報等。（2）有關理論教學和實踐教學的材料，如教學計劃、教學進度表、教案、實踐教學匯總資料、重要教學活動記錄、教學研究與改革項目和成果、學術活動等。（3）學科建設、課程建設文件。（4）課程考試相關的試卷、成績單和考試分析以及學期班級總結等資料。做好這些教學檔案的收集、整理和管理工作不僅需要有一定的耐心和責任心，還必須具備一定的檔案管理知識，以確保教學檔案的條理性、準確性和完整性，使教研室的檔案資料成為院、部（系）教學檔案的重要組成部分。

2 對教學秘書的素質要求

2.1 思想素質

教學秘書是一個具有服務性的綜合的工作崗位，其直接工作對象為高校廣大教師和學生，因此，工作中需要時時處處想師生所想、急師生所急，需要有熱情、真誠和耐心，具備甘為人梯的奉獻精神。同時，教學秘書工作具有計劃性和時間性強、內容龐雜的特點，這就要求教學秘書必須以高度的責任心，充沛的精力和愛崗敬業精神面對各項工作。

2.2 知識素質

高校教學秘書，每天面對的是教師、學生和院、部（系）級以及教研室的管理人員，他們通常都具備較高的專業知識水平，這就要求教學秘書具備較高的知識水平，能夠與各方進行很好的溝通。另外，教務管理系統信息化的推廣，要求教學秘書具備一定的文字處理和數據統計知識以及計算機軟件應用和硬件維護等方面的知識，以保質保量按時做好各項管理和呈報傳達工作。因此，教學秘書工作之余，還需不斷加強自身學習，做到與時俱進[2]。

2.3 能力素質

隨著高校教學研究與改革的深入，教學秘書所承擔的工作越來越繁重，要想在短時間內出色地完成各項工作任務，教學秘書必須具備較全面的工作能力，包括高效的學習和管理能力，良好的組織能力，勇于探索的創新研究能力，較強的語言和文字表達能力，人際交往能力，對突發事件的處理能力等。

2.4 創新意識

教學工作中突發事件、臨時通知等情況經常出現，這就要求教學秘書不僅要做好日常管理工作，還要能夠大膽創新，勇于承擔和應對各種突發情況。要敢于突破運用新的理論和方法解決實際問題，開拓教學工作新局面[3，4]。

3 高校教學秘書的崗位現狀與建議

3.1 崗位現狀

高校對于科研工作極為關注，而對教育管理工作的重要性和科學性并不重視，很多人認為教學秘書工作干得好壞對教學沒有多大的影響，對教學秘書工作缺乏足夠的重視，甚至許多教學秘書本身對于自己的崗位也缺乏正確的認識，工作態度消極，缺乏工作熱情和創新意識。目前在高校教學秘書崗位建設中，一方面，由于師資配備不足和培訓力度不夠，絕大多數教學秘書在擔任教學秘書工作之前并不具備現代教育管理思想和理念，缺乏科學的管理方法和手段。另一方面，由于教學秘書工作量大，工作瑣碎冗雜，服務性強，使他們沒有時間進行理論學習和教學研究，個人業務水平提高緩慢[5]。教學秘書雖然從事的是服務于教學的管理工作，但在管理素質和相關專業知識方面也有一定的要求，否則無法適應和很好地融合到具有專業特色的教學工作中，無法保障教學秩序。

3.2 建議

教學秘書工作的復雜性和特殊性對教學秘書提出了較高的要求，需要其擁有較高的綜合素質，這些除了要在工作中逐漸積累外，還要建立專門的培訓機制，使教學秘書能夠盡快適應崗位要求，更好地服務于教學工作。因此，要開展與教學師資隊伍建設同步的教學秘書培訓，提高其業務水平和綜合素質，從制度上保障教學秘書隊伍的可持續發展。

此外，隨著教務管理系統的信息化，采用現代信息技術進行教務管理，使原有教務管理及其流程更加科學化和規范化；信息技術實現了資源的共享和遠程訪問，使學校各部門、各單位都能夠及時獲取相關教學資源，實現了信息的公開化、透明化，信息管理的統一化，保證了信息傳遞的時效性。教學管理系統的信息化，一方面大大節約了人力、物力，提高了教學秘書的工作效率，減少了因中間環節繁多造成的工作誤差；另一方面，管理系統的信息化又對教學秘書的業務素質提出了更高的要求，督促其進一步提升計算機軟件應用技能。隨著教務管理系統信息化的推廣，教學秘書逐漸擺脫繁重的日常辦公事務，能有更多的時間去思考深層次的問題和提升個人業務水平及素質[6]。

綜上所述，高校應從實際出發，重視教學秘書這一工作崗位，充分肯定教學秘書的地位和作用，從思想上理解、支持教學秘書的工作；建立相應的激勵機制，組織教學秘書參加培訓，開展經驗交流活動等，通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。同時，逐步建立具有自身特色的信息化和科學化的教務管理模式，減輕教學秘書工作量，使教學秘書能夠充分發揮其在教學質量管理中的重要作用，共同為提高教學質量，培養高素質人才做貢獻[7，8]。

[1]朱云飛.高校教學秘書素養之我見[J].遼寧行政學院學報，2008，10（1）：215-217.

[2]陳美霞.高校教學秘書素質剖析[J].云南財經大學學報：社會科學版，2008，5（5）：129-131.

[3]方建士.高校教學秘書的職能及素質要求[J].南京工程學院學報：社會科學版，2007，7（4）：27-30.

[4]陳曉慶.淺談怎樣做好高校教學秘書[J].教學實踐研究，2012，2（2）：147.

[5]李星貴.高等院校教學秘書隊伍建設的思考[J].內江科技，2008，2（2）：101.

[6]岳若惠.關于高校教務管理信息化的探討[J].大觀周刊，2011（38）：104.

[7]林歐雅.論新形勢下高校院系教務秘書工作[J].時代教育，2012（1）：89-90.

[8]朱璜潤，唐建華.教務管理信息化建設探討[J].衛生職業教育，2012，30（2）：52-53.■