試析高校體育檔案的管理與利用

□高培軍(江西九江學院 江西 九江 332000)

為了加強體育檔案的管理，國家體委于1986年制訂了《體育檔案工作管理試行辦法》。近三十年來，該辦法在我體育院校得到推廣實施，取得一定的成效，并根據自身的特點，形成了自己的特色檔案。

1、體育檔案的定義、特點

體育檔案是指各體育機關及其業務部門包括各訓練中心、體育院校、各種體育團體、體育科研部門和體育儀器設備生產廠等體育單位在體育活動中形成的、具有查考使用價值、經過整理立卷歸檔的紙質材料和非紙質材料(包括照片、錄音、錄像、縮微膠片及實物等)。體育檔案也是各體育單位進行各項體育業務活動的歷史記錄，是進行體育訓練、競賽、科研、教學、生產和體育場館建設等項工作的主要依據和必要條件，是廣大體育工作者辛勤勞動的結晶，是國家的寶貴財富。

體育檔案具有內容豐富、載體多樣、社會影響面大、偏重文化色彩的特點。

2、建立體育檔案的意義

有利于體育院教學工作正常化、規范地開展，也有利于宏觀調控我院體育工作。

有利于把我院領導的辦學思想、體育教師的工作情況以書面形式體現出來，同時也推動了我院體育的不斷發展，促進了體育教師能力的提升。

有利于體育教師將零散的材料系統化、將實踐的經驗理論化，同時隨著檔案內容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經驗資料。

有利于促進體育學院各項體育活動長期、規范地開展下去，從而不斷豐富學生體育活動，也有利于體育教師組織開展各種教育教學活動。

有利于準確、系統地掌握學生動態，及時發現、解決問題，從而確保我院教學的穩定良好局面。

3、體育檔案的整理和分類

體育檔案所收集的材料內容廣、形式多、數量大，經整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教學工作中提供查閱和上級領導各部門的檢查、參觀。

根據我院實際情況和教師教學需要，我們是從以下幾方面進行整理和分類的。

按材料內容整理，如有體育學生會工作(宣傳、體育、勞動、團委、主席團等)、體育教師工作(值班安排、課酬統計、教師個人檔案)；體育教務工作(教學計劃、大綱制定、調課手續辦理等)、體育黨務工作(民主生活、組織發展和師生思想工作等)等類別；也可以分競賽類（學校運動會、各種小型競賽）、活動類（勤工儉學、課外活動）等。

按時間順序整理，對不同類型材料進行整理，一般以一學期或學年為一單元進行材料整理。如黨組織發展材料就按2009屆、2010屆、2011屆、2012屆進行分類整理、建檔，做到有條不紊。

按實際情況需要整理。(除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎上)主要有兩類情況，日常使用和憑據使用)進行單獨組卷立檔(較有參考價值、可重復使用的資料)。如達標、合格表的成績冊、教師的教案及教學記錄和考勤表就存日常檔案；摘抄的圖片資料或剪輯的網絡資料、照片以及學校相關文件存憑據檔案等。

按上級部門的要求整理，如按學校黨委、學校宣傳部、教務處以及學生處等分類的。

其他分類整理(可以根據實際情況創新、分類整理)。

4、建立體育檔案應注意的問題

體育學院教育是學校教育工作的一個重要部分，牽涉的內容廣、影響面大，因此，做好體育檔案工作是一項細致、復雜的工作。就需要文化較高的、了解本單位的各職能部門的全面情況的人員來收集、整理、建檔，這樣才能在業務指導、檔案利用、檔案信息的收集、開發上做到有的放矢，真正發揮檔案在日常工作中的查考作用，同時，在建檔的過程中也必須要堅持長期性、整體性、有序性、創造性的原則。

檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。

合理使用并及時更新或充實內容。對有時限的或不再適合當前教學形式的內容應及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。而對那些理論性知識或政策法規、計劃要注意當前教育動態和形式變化結合本院、本教研組的工作特點及時調整，以便能更好的指導我院體育工作，以適應新的體育教學要求。

要依法治檔。我們要大力宣傳《檔案法》及其它一系法規、辦法，不斷提高人們的檔案意識，使檔案工作納入到依法管理的軌道，另一方面，檔案業務工作要逐漸做到規范化、制度化、常規化、減少人為因素的干擾，保持檔案工作的連續性和穩定性。

5、運用體育檔案應注意的問題

要及時、經常性地把收集、整理的材料進行科學分析，并建成檔案，運用時要結合教學、訓練等，以參考為主，以推動為目標。要以檔案為準繩，規范我院體育工作，全面深入地推動我院體育工作的開展。

要把體育學院體育工作檔案作為指導我院體育工作、督促體育教師不斷提高業務能力的指揮，不要把它做一種擺設或作為應負上級部門檢查的內容。