文秘專業辦公自動化教學方法改革探析

肖 燕

教學方法是由教學目標和教學內容決定的。文秘專業辦公自動化課程主要是培養學生進行現代化辦公的能力，辦公軟件的應用和辦公設備的使用是該門課程的兩大內容。過去，由于條件限制，我校辦公自動化課程的教學存在著重理論、輕實踐的情況，這與當下高科技的飛速發展以及社會對文秘專業畢業生的要求是極不相符的。隨著我校文秘辦公自動化實訓室的建成，辦公自動化教學方法問題亟待解決。

一、《辦公自動化》課程的特點

第一，應用性。相對傳統學科注重知識的傳授而言，辦公自動化課程更偏重于讓學生掌握相關的技術要領以及培養學生的實際動手能力，因此，課程具有很強的應用性、操作性。體現在具體內容上，軟件部分主要是讓學生靈活運用幾種常用辦公軟件，如OFFICE、PHOTOSHOP、FLASH等；硬件部分主要是讓學生熟練使用一些常用辦公設備，如打印機、復印機、傳真機、掃描儀、刻錄機、照相機、攝像機、投影儀、冷裱機、碎紙機等。

第二，系統性。文秘專業其它課程一般側重于對某一文秘工作內容方面的講解，如《秘書寫作》、《檔案管理學》、《文書處理學》、《會務與實訓》、《商務談判》、《速記學》、《秘書禮儀》等，而《辦公自動化》課程的教學則需要將這些知識進行整合，使學生學會用自動化的方式進行辦公。例如，軟件WORD部分需引入《秘書寫作》有關知識；硬件部分投影儀、音頻會議系統、照相機、攝像機等的使用需引入《會務與實訓》、《秘書學與秘書務實》等相關知識。從這個意義上說，該課程具有系統性和綜合性。

第三，流程性。無論是軟件的應用還是硬件的使用，課程教學均遵循由易到難、從簡單到復雜的原則。有些內容先后順序不能改變，如WORD部分一般先講文字錄入，再講編輯排版；EXCEL部分一般先講表格的建立，再講數據透視表（圖）；硬件部分一般先講打印機、再講復印機、傳真機、碎紙機等，即讓學生先將制作出來的文件或其他資料打印出來，再進行復印、傳真、粉碎。教學方法盡量結合秘書實際工作流程，形成自動化辦公的流程性。

第四，開放性。由于該門課程是高科技發展的產物，具有強烈的時代特征，因此，無論是教學理念還是教學方法，都應該與時俱進，不斷創新。從縱向上看，教學內容隨科學技術的發展而發展，如過去的OFFICE2003到今天的OFFICE2007，過去的以軟件教學為主到今天的軟硬件并重；從橫向上看，教學方法更是具有開放性。這就意味著在教學中要多借鑒其他院校、相關單位的成功做法，讓學生在掌握知識技能的同時，緊跟時代步伐，適應社會需要。

二、教學方法改革的目標和原則

培養適應社會需要的應用型復合人才是文秘專業人才培養的總目標。圍繞著這一總目標，《辦公自動化》課程教學方法改革的目標是：以知識、能力、素質三位一體，打造具有如下品質和能力的職業秘書：良好的職業操守，扎實的專業知識，較強的動手能力，團隊協作的精神，自主學習與自我創新的能力，應變能力和生存能力等。

（一）以學生為主導，樹立新的教學理念

傳統的教學模式是以教師為主導，教師講，學生聽，教師處于主動地位，學生處于被動地位。這種模式不利于很好地調動學生的學習興趣，尤其是實踐性比較強的《辦公自動化》課程，很多東西光靠教師講是沒有多大效果的，關鍵是要讓學生親自動手練習。以學生為主導的教學模式，強調學生在整個教學過程中處于主體地位，教師只是起一個指導員的作用，讓學生帶著問題親身實踐，在實踐的過程中不斷發現問題，進行歸納總結，這樣便能增強學生的主體意識，變“老師讓我學”為“我要學”，利于激發學生的創造力和想象力。

（二）以任務為導向，重構知識框架

淡化理論課的講解，加重實踐課的比例是《辦公自動化》課程教學的一個傾向。實踐課通常以完成某一任務為目標，通過完成該項任務來達到訓練學生某一方面能力的目的。任務的設計一般取自于秘書的實際工作，如日常接待、組織一次中小型會議、發布有關文件等。為了完成這些任務，需要借助相關的辦公軟件或辦公設備，即用現代化的方式進行日常辦公。因此，每一次任務一般都會牽涉到多門課程的相關知識點。這就需要打破課程之間的界限，對相關知識進行合理重組。

（三）以實戰為內驅，提升職業素養

情景模擬是《辦公自動化》課程普遍采用的教學方法：將學生置身于某一特定工作氛圍中，通過完成特定任務達到掌握相關知識或技能的目的。然而，情景模擬中有些內容比較理想化，往往跟現實有一定差距，要想真正實現學校與社會的“無縫對接”，實戰法是一條很好的途徑。因為在真實的活動中，即便事前準備工作已做得非常充分，但仍可能會遇到一些臨時性的突發問題，這就非常考驗學生的綜合素質和應變能力。多讓學生參加這一類的實戰，能夠大大提高他們的觀察能力和思維能力，從而有助于進一步提升職業素養。

三、教學方法改革的思路

（一）加強理論課的趣味性

講解技術性一類的理論課，往往因強調操作方法和流程的介紹而易造成枯燥乏味，再加上學生在一年級時已經學習了《計算機應用基礎》這門課程，更容易讓他們因感到部分內容的重復而造成學習興趣的下降。這就需要任課教師能夠科學地運用一些教學方法，提高學生的學習興趣，保證理論課的教學質量。

1.案例教學法。案例教學法被廣泛地運用于文秘專業的許多課程，對于《辦公自動化》課程而言，在講解幾種辦公軟件的操作時，尤其適合用這種方法。

例如，在講解WORD編輯排版時，可以利用學校下發的文件、學報、校報等作為授課內容，因為這些都是學生很熟悉的東西，同時又跟實際工作掛鉤，學生的學習興趣自然就被提升起來。但要注意，由于學生是有一定文字編輯排版基礎的，因此，教師在授課過程中就沒有必要再從最基本的操作方法入手，而將重點放在新知識和一些特殊方法的介紹上，以拓寬學生的思路。如“復制”、“粘貼”這一操作，之前學生可能只會使用菜單或快捷鍵，這里就可以向學生介紹格式刷的使用方法。

除了要選擇好案例外，在具體運用案例教學法的過程中，也要注意方法技巧。有些內容需要教師講授，有些內容可以讓學生自己動手摸索，鼓勵學生進行探究式自主學習。

2.實物演示（展示）法。辦公設備的使用這部分的理論課內容適宜采用實物演示法或實物展示法。學生邊看著實物邊聽教師講解，這樣便可增加他們的感性認識，從而提高學習的積極性。

實物演示法。諸如照相機、攝像機、錄音筆、指紋考勤機等這些小巧便攜的設備可以帶到教室里，先讓學生了解它們的外形、結構，再通過演示介紹它們的工作原理和操作方法。關于設備的價格情況、不同品牌之間的比較以及廠家情況等，可以適當介紹一下，以拓寬學生的知識面。

實物展示法。像打印機、復印機、傳真機、掃描儀等這些較大型的設備，在講授理論課的時候，可以將實物的照片放進PPT課件中，教師結合照片向學生講解這些設備的外形、結構、特點、分類、工作原理等，操作方法放到實訓課中講解。否則，若只有文字性的描述而缺乏圖片的輔助，容易造成課堂氣氛的沉悶，學生聽了之后也會覺得比較抽象。

（二）突出實訓課的綜合性

相對于理論課而言，實訓課在《辦公自動化》課程中的比例占得更大些。實訓課的目的在于：使學生能夠熟練使用各種辦公軟件和辦公設備，提高學生綜合辦公的能力。因此，僅僅讓學生掌握機器設備的操作方法是遠遠不夠的，關鍵是要通過實訓這一平臺，打造專業知識扎實、業務能力強、綜合素質高的現代秘書人才。在教學方法上，應結合秘書的實際工作，整合專業知識，構建立體的訓練體系。

1.項目教學法。即交給學生某項任務，讓學生獨立或分組完成。項目教學法注重的是過程，過程的實施往往牽涉到好幾門課程知識。項目完成的整個過程，包括方案的設計、項目的實施以及結果的總結評價等均由學生自己負責，教師只是起一個指導性的作用。通過這種教學方法，學生不僅掌握了相關的知識和技能，而且職業素養也得到進一步提高。

例如，在軟件運用部分，可以讓學生用WORD制作公文、公司內刊、招聘啟事等，用EXCEL制作人事資料管理表、員工銷售情況表等，用POWERPOINT制作公司簡介、會議演示文稿等。這樣，學生在學習軟件的過程中，重溫了其他課程相關知識。

2.情景模擬法。此法主要是讓學生在模擬的環境中開展秘書工作，感受較為真實的辦公氛圍。假設實訓室就是一個單位的秘書部門，由教師設計情景，如辦公室日常接待、電話擋駕、會務工作、檔案管理等，學生自己分角色進行模擬辦公。

情景模擬法的優勢在于：還原工作情景，縮小理論與現實之間的差距。通過模擬辦公，學生不僅能快速掌握相關辦公知識和技能，而且由于采取分小組進行情景模擬，小組成員為了完成某項任務必然要進行溝通協調，因此學生的團隊協作能力能夠得到進一步加強。情景模擬法有效實施的關鍵，就是教師要根據教學內容，事先選擇好模擬情景，并且在學生進行情景模擬時要注意對過程的關注與評價，要善于引導學生進行自我行為的調整與評價。

3.實戰法。學校是一個練兵的大舞臺，有很多活動可以讓秘書專業的學生承擔策劃、組織、服務工作。在承辦活動的過程中，學生不僅把自己平時在課堂上學到的知識、技能充分展示出來，同時，因為活動進行的過程中隨時都可能會遇到一些突發事件，這對學生的心理素質和應變能力就是一種考驗和鍛煉。

2012年4月，2010級文秘班的學生成功承辦了我校“第三屆青年教師授課大賽”。事前，教師根據大賽規則將學生分成三個小組，每組指定一名組長，每位成員承擔一項任務，責任到人。學生運用到的辦公軟件主要是EXCEL和POWERPOINT，使用到的設備主要有電腦、投影儀、照相機、攝像機、復印機、音響、話筒等。活動結束后，每位學生都對此次活動進行了總結，分析了活動承辦的效果，對自己在活動中的表現作了評價，并在全班進行了交流。

從整個過程來看，每位學生都非常投入，表現得都很積極。活動的成功承辦，對學生來說是一種最大的肯定和鼓勵，學生親身感受到所學的東西派上了用場，自我價值得到了體現，學習興趣自然就會更加濃厚。

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