黃河信息化工程檔案管理

張 敏

（河南黃河河務局信息中心，河南 鄭州 450000）

隨著社會信息化建設的飛速發展，水利系統信息化工程項目逐年增多，各類信息系統基礎設施建設工程和數據庫紛紛建成并投入使用，信息系統固定資產占水利資產的比重越來越大，水利工作對信息化的依賴程度也越來越高，在日常維護和改擴建工作中，對信息化工程項目檔案的利用率大大增加，這也對如何做好信息化工程項目檔案有效管理工作顯得尤為重要。

1 信息化工程檔案管理現狀

近年來，黃委系統信息化建設得到了長足的發展，在黃河通信和計算機網絡等基礎設施建設方面，投入了大量的資金，通信技術、計算機網絡，遙感技術、電子政務、“數字黃河”等在治黃業務中的廣泛應用，形成了大量的檔案。但是，信息化工程檔案的管理存在著一些問題，主要表現在以下三個方面：

首先，對信息化建設項目檔案工作缺乏強有力的監督指導機制，由于檔案工作在信息化管理部門不是主要工作，相關的檔案工作制度尚未健全，責任也不明確，缺乏有效監督，致使信息化工程項目檔案管理擺不上位置，服務跟不上，指導不及時，造成信息化工程項目檔案工作發展緩慢。

其次，信息化工程項目的文件來源于項目法人、勘察設計、監理、施工等各不相同的單位，由于各參建單位存在有“重項目建設，輕檔案管理”的思想，常常習慣于將工程建設完成后才忙著收集歸檔文件材料，沒有把檔案工作貫穿于信息化工程建設全過程之中，導致信息化工程項目驗收時，項目法人才要求各參建單位提交應歸檔的文件材料，導致各參建單位移交的歸檔文件不齊全，特別是項目施工單位移交的文件材料存在有簽字手續不完備，相關變更、質量評定、簽證文件不是原件，有歸檔文件散失問題，歸檔的文件材料不能全面反映信息化工程項目建設的全過程，達不到信息化工程項目檔案完整、準確、系統的要求。

第三，檔案管理人員崗位變化頻繁和業務素質低也是不容忽視的問題。由于人員變化快，業務素質不高，嚴重影響著信息化工程項目檔案工作的正常開展，造成一些有利用價值的科技文件材料沒有收集歸檔，甚至有散失的現象，勢必會給今后的日常維護、管理、改擴建等工作留下隱患。

2 做好信息化工程項目檔案的有效管理的措施

2.1 加強領導，健全網絡是確保信息化工程項目檔案有效管理的前提

為加強對信息化工程項目檔案工作的組織領導，項目法人單位應該成立工程項目檔案領導小組，一把手任組長，分管領導任副組長，有關科室負責人為成員，把信息化工程建設項目檔案“四同步”管理列入議事日常，明確人員、明確任務、明確責任、明確文件材料的歸檔范圍和要求。在此基礎上，建立檔案管理網絡，項目法人、監理、施工單位都指定專人負責檔案的收集、整理、歸檔和最后的驗收工作，并定期對責任人和文件材料進行考評，把檔案管理目標和任務落實到每個人身上。形成項目法人單位有人抓，各參建單位和部門有人管，責任到人，共同保證信息化工程項目檔案完整、準確和系統的良好局面。

2.2 強化管理、健全制度是信息化工程項目檔案的有效管理的有力保障

近年來，黃河檔案館按照規范化、制度化建設的要求，制定了 《黃委信息系統科技檔案分類及文件材料歸檔辦法》、《黃委聲像檔案管理辦法》、《黃委電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等紅頭文件。黃河檔案館又把這些制度規范編輯成《黃河水利委員會檔案實用手冊》，項目法人把《黃河水利委員會檔案實用手冊》發給各參建單位各位工程技術人員，在工程建設過程中按照《黃河水利委員會檔案實用手冊》里文件的要求，規范積累所形成的文件材料。同時，針對信息化工程項目的特點，為使信息化工程項目形成的文件材料及時、準確、完整地歸檔，把工程項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位職責。通過強化管理和制定建設，提高了各參建單位可操作性，確保了信息化工程項目檔案的齊全完整。

2.3 把檔案管理融入合同管理，是確保信息化工程項目有效管理的重要手段

為加強對信息化工程項目檔案形成全過程的控制，使各種載體都能規范化、標準化，從根本上提高檔案管理的內在質量，必須把檔案管理融入合同管理之中，實施全方位監控，從簽合同之日起，對檔案實行全過程控制。把檔案管理納入合同管理，與工程立項同步進行，把信息化工程項目檔案的要求以合同的形式確定下來，并對工程文件材料實施跟蹤建檔。對文件材料不完整、不準確和不規范的，工程質量不予評定，檔案不交付驗收，工程不予竣工。財務不辦理最終決算。

2.4 穩定檔案工作隊伍，進一步提高檔案管理人員業務素質

一項信息化工程項目的完成一般需要兩年或者更長的時間，所以檔案工作隊伍的穩定尤其重要。因為檔案是工程建設項目全過程的真實反映，如果頻繁變換工作崗位，必然導致新來的同志不熟悉該工程項目建設情況，不能確保工程檔案齊全完整，所以要有一個穩定的檔案隊伍。此外，要為提高檔案管理人員素質創造學習培訓的條件，讓她們能走出參觀學習，開闊視野，增長知識，也可以邀請專家講授工程建設項目檔案方面知識講座，提高檔案管理人員的業務素質。

3 結語

總之，要對信息化工程建設項目檔案管理實施有效管理，不僅要加強管理、健全制度，更重要的是要把檔案管理工作納入合同管理之中，同時要求有一個穩定的檔案管理隊伍和較高水平的檔案管理人才。只有做到科學地管理好信息化工程檔案，使之達到完整、準確、系統，才能為黃河的治理和開發提供有效的服務。

[1]陳智為 王衛東.通信工程檔案的有效管理.北京檔案2002（5）

[2]祖英麗.通信工程檔案的有效管理.中國通信學會通信建設工程技術委員會.2010年年會論文集