淺談創建管理體系提升企業管理

■呂秀燕 大唐遼源發電廠

一、創建管理體系的背景

我廠共有1300 多名職工，每天大家都在忙忙碌碌，盡管同志們工作都非常努力，但仍然連年虧損。越級反應問題的現象層出不窮，管理很不順暢。部門之間職責界限劃分不清，管理既有重疊，又有空白；工作互相推諉、扯皮，工作效率極其低下；獎罰兌現不及時，起不到應有的激勵作用，人們工作積極性差；生產現場和辦公區域，物品隨意擺放，不井然有序。所有這些現象嚴重制約企業的發展。

二、原因分析

管理制度不健全，職責不清晰，未能達到凡事有章可循，凡事有據可查，凡事有人負責，凡事有人監督的局面；執行力差。

三、制定整改措施，創建管理體系

問題找到了，廠領導班子經多次研究，決定建立一個管理順暢，制度嚴密，界面清晰、程序明確、責權對等、制度閉環、簡單可行的管理體系。實現責任、義務和利益的合理分配，最終實現凡事有章可循、凡事有據可查、凡事有人負責、凡事有人監督的閉環管理體系。

為了更好地開展工作，我廠下發紅頭文件，成立了以廠長和黨委書記為主任、以基建副廠長為常務副主任的“科學發展推進委員會”，下設科學發展推進辦公室（簡稱推進辦）和生產、經營、前期擴建、人資行政、思政、紀檢工會、后勤多經等7 個工作小組，負責建立管理體系的相關工作。對本廠管理流程進行全面梳理，合并、優化70 多個管理流程，摒棄繁瑣環節，達到流程最優、效率最高。

1.梳理文件。推進辦主任親自帶領推進辦相關人員對全廠30個部門，一個部門一個部門進行管理體系文件摸底排查、梳理，要求每個部門一把手親自接待文件排查人員，對全廠原有的300 多個管理制度進行梳理、合并和修訂，摒棄繁瑣環節，最終形成230個管理標準，達到流程最優，管理無死角，考核無盲區；對工作標準、技術標準進行收集、整理。

2.修編、評審文件。結合我廠實際和上級的有關要求，確定需要完善的各類標準目錄；同時編寫了廠綱領性、法規性文件《管理手冊》，明確全廠總的管理要求和各單位管理職責。各職能部室編寫《控制程序》，明確關鍵管理過程的控制方法；由各單位按照工作崗位的要求自行編寫《工作標準》；對《管理手冊》、《控制程序》進行初步評審。推進辦對收集上來的440 份工作標準、230份管理標準、30 個控制程序以及60 多份技術標準按類別和歸口部門重新進行了修編，為了確保管理體系文件修編的質量，各部門多次召開專題會議，組織本部門全體人員學習《企業標準化工作導則 標準編寫規定》，并進行了考試，使全體人員熟知并掌握該標準。各部門把本部門需要修編的文件按專業進行了分工，同時規定了完成的最后期限。對于工作標準的修訂，他們采用本崗修編、交叉審核、領導把關的方式，并明確哪個環節出了問題，由哪個環節的人負責，最后推進辦對各部門上交《工作標準》，組織廠生產、經營、行政、黨群專業骨干組成的6 人小組，用投影儀播放，字斟句酌，反復推敲，逐條評審。；技術標準按專業進行分工，專業專工結合我廠實際情況，深入現場，按圖索驥，逐字逐句進行推敲，部門領導審核把關；管理標準按照上級有關文件精神以及我廠工作實際，由部門專業人員集中進行評審，部門負責人最后審核。為切實保證修編質量，部門領導隨時對各崗位人員工作情況進行抽查，對未按要求或未達到要求的人員制定了嚴密的考核辦法，實行崗位問責。為了確保體系文件的適宜性和可操作性。對管理標準按照上級有關精神及文件要求，結合本單位實際情況，在本部門內對標準的適宜性和可操作性進行討論，管理界面交叉的，由歸口部門負責組織評審，劃清管理界面，明確管理職責，真正實現凡事有人負責，凡事有章可循的良好局面，從而提升了管理水平。

3.運行文件。文件修訂后，召開了管理體系試運行發布會，廠長批準新建管理體系文件《管理手冊》、30 個《控制程序》、230 份管理制度和管理標準、440 份工作標準、60 份技術標準。并印刷出版了樣書，在全廠范圍內全部進行試運行。同時把試運行的文件掛在網上，并開辟了學習專欄，鼓勵全廠人員認真學習試運行的文件，并遵照執行，對在試運行中發現文件中存在問題的人員給予獎勵。在文件試運行過程中，為了加強全廠職工對文件的熟悉掌握，推進辦組織全廠1000 多職工進行一次大規劃的管理體系文件考試，共考了22 場次，考試前10 名的給予獎勵，對不及格的進行了補考。通過考試，使全廠職工對管理體系的建立及管理體系文件有了新的認識。在管理體系文件試運行過程中，還在全廠范圍內（30 個部門）組織了一次大規模的內部審核，對發現的問題及時進行了糾正和預防，并要求各部門對本部門的工作按管理體系文件要求進行一次全面自查。使試運行的文件在運行中不斷完善。

4.重新收集文件。對在試運行中發現的管理空白及交叉現象，及時進行了文件補充、修訂。《管理制度起草、審核管理辦法》、《重大會議統籌管理辦法》等20 多個管理辦法；重新修訂了制度審批流程，進一步完善了《績效考核管理辦法》，細化了《車輛、物資、人員出入廠區管理規定》，使各項管理趨于合理，完整而不重疊，簡單但無漏洞。

5.效果驗證。我廠自從執行新建立的管理體系文件，由于職責明確，界限劃分清晰，原來不知道哪個部門管的事現在職責明晰了，工作推諉，扯皮的現象沒有了。部門之間管理順暢、簡潔了，各部門的管理水平都有很大提升，廠區的環境整潔有序。以前機組檢修后在生產現場隨意就能發現修后的設備沒有了標識。現在的生產現場不但檢修的設備，就連運行的設備，一個標識都不少，管理極其規范。同時把環保納入新建立的管理體系當中，并重點進行關注，特別是對4 號冷去水塔周圍加裝隔音裝置，不但滿足環保指標要求，同時對周圍的老百姓提供了良好的生活環境。

我廠自管理體系運行以來，人力資源部調整了機構設置，撤消了職責混淆的部門，成立了職責明確的專職部門；市場運營部按照年、月、周工作計劃，執行體系文件要求，對工作完成情況隨時處于可控狀態；監督體系有必要的考核額度指標，在考核的基礎上，兌現適當的獎勵；考核體系的工作每月、每季度、每年定期公布，既要體現考核的及時性，也要體現考核的公平性。為了實現對標管理，由市場部隨時發布對標產生的偏差和糾正措施，調整重要的技術指標和目標，落實責任人，確定完成日期和檢查單位，按期兌現獎懲，實現“五確認一兌現”的管理模式。各檢修單位在2012 的兩臺機組C 級檢修中，嚴格按《設備檢修控制程序》完成，使設備檢修后一次交驗合格率達到100%；并且在180日內未出現因檢修質量原因引起的臨檢。設備的日常維護嚴格按《設備系統維護保養管理辦法》規定的要求執行。所以我廠的設備可靠性好了，機組可利用小時數提高了，并且達到省內同類型機組之首，完成了33 億發電量的可喜成績。

實行管理體系，各部門都能主動承擔責任，主動工作。主要的表現有：一是體系中明確規定廠區的環境由行政事務部歸口管理。行政事務部接管后，有計劃的開展治理，道路得到平整，邊石得到修復，草坪全面綠化，廠區環境變得整潔有序。二是按照6S 管理要求，行政事務部、市場部開展相關管理工作，辦公場所、生產現場、庫房物品擺放整齊，標志齊全。三是規范了管理制度的管理，以前各職能部門隨意發布管理制度，一件事涉及幾個部門的，各部門各司其職，隨意發布管理制度，經常出現管理重疊和管理空白現象，由于多頭管理，很多管理制度沒有很好地執行，實行新的管理體系，管理制度由主管廠領導批準后，經法律事務部、工會、市場運營部評審最后由推進辦統一發布，這樣確保了管理制度的適宜性和可操作性，同時避免了管理制度的重復發布，還原了管理制度的權威性；四是工程管理、文明生產、來訪接待、門衛管理、勞動紀律等都明確了管理職責和標準，生產生活變得井然有序，真正實現了企業的有序發展。

四、結束語

建立適合本企業的管理體系，是提升企業管理水平、增強企業經營效益的有效途徑,是企業適應市場競爭、擺脫困境和發展壯大的有效手段。創新是企業管理永恒的主題。企業建立、實施管理體系可以達到追求卓越、流程再造、持續改善、創造優勢的目的,形成不斷改進和完善科學管理的良性循環,極大的增強了企業核心競爭力。隨著運行過程中對不適宜管理程序的持續改進，新建立的管理體系的優勢會逐步顯現，通過建立執行情況常態檢查機制，逐步促進流程科學化，構建和實施以業務流程當中的覆蓋生產、經營、管理各方面的標準化管理模式，實行精細化管理，向管理要效益，充分利用建立的管理體系。新建立管理體系正在發揮前所未有的作用。

標準化工作導則——中國國家標準化管理委員會，2010