會計電算化時代怎樣做好企業(yè)內(nèi)部控制

■孫長明 遼寧遼陽供電公司

一、我國會計電算化現(xiàn)存的一些問題

1.人員素質(zhì)水平不高問題

從我國會計電算化企業(yè)的實施情況來看，多數(shù)通過會計電算化軟件完成日常會計核算的處理工作，針對財務(wù)管理及財務(wù)分析等復(fù)雜工作卻仍需通過手工完成。實際工作中，大部分企業(yè)的財務(wù)管理人員素質(zhì)水平不高，從而導(dǎo)致了財務(wù)管理工作無法有效發(fā)揮其應(yīng)有的作用。并且，我國企業(yè)會計電算化大都只是在企業(yè)內(nèi)部運行使用，一般都只是簡單的手工核算模仿以及空談與企業(yè)管理信息系統(tǒng)相結(jié)合。應(yīng)該說國內(nèi)外會計電算化理論與實務(wù)都存在較大的局限性問題。因此，我國會計電算化急需完備和提高，向更深層面發(fā)展深入。會計電算化實施時由于財務(wù)數(shù)據(jù)不能與業(yè)務(wù)實現(xiàn)共享功能，導(dǎo)致財務(wù)軟件只能應(yīng)用于財務(wù)部門，而無法與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門以及企業(yè)外部信息系統(tǒng)有效連接，這種情況下財務(wù)部門的會計數(shù)據(jù)信息，不過是單純地實現(xiàn)記賬以及事后業(yè)務(wù)反映的功能。

2.內(nèi)部審核機制削弱問題

針對手工會計信息系統(tǒng)而言，所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都要在相關(guān)制約監(jiān)督機制下嚴(yán)格按照程序操作，其過程和手續(xù)十分繁瑣。比如業(yè)務(wù)經(jīng)辦、批準(zhǔn)授權(quán)、收付款、會計記錄分離等都需要通過嚴(yán)格審核復(fù)查，從而建立嚴(yán)密的內(nèi)部牽制機制，實施牽制、核對和監(jiān)督檢查等重要措施時，需要完成大量信息的提取、傳輸、校驗等工作內(nèi)容。然而現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了較大變化，其經(jīng)營的內(nèi)容更加多樣化，地理分布更加廣闊，因此信息處理量也隨之增加。傳統(tǒng)的手段顯然已無法滿足時代發(fā)展需要。會計電算化的實施，能夠有效地簡化相關(guān)業(yè)務(wù)處理流程，絕大多數(shù)信息的處理都可以通過計算機實現(xiàn)。但是，部分內(nèi)部牽制措施執(zhí)行起來卻比較困難，因為會計人員不能直接對其進行參與控制，相對控制效率較低，而其審查和稽核機制相對削弱了很多。

3.會計信息安全隱患問題

會計電算化條件下的會計數(shù)據(jù)通過電子符號實現(xiàn)了代替，紙介質(zhì)通過磁性介質(zhì)實現(xiàn)了代替，這就給會計信息安全帶來了安全隱患問題。主要表現(xiàn)在三個方面：其一，企業(yè)的內(nèi)部人員很容易進行信息泄密，以及非法篡改原始信息，導(dǎo)致會計信息存在虛假現(xiàn)象；其二，由于磁性介質(zhì)容易發(fā)生損壞問題，因此會計信息和重要數(shù)據(jù)可能存在丟失和毀壞等問題；其三，如果會計電算化系統(tǒng)遭到黑客攻擊或者硬件、軟件發(fā)生故障，以及進行非法操作等都容易造成系統(tǒng)癱瘓問題，嚴(yán)重影響會計信息的質(zhì)量。會計電算化信息系統(tǒng)改變了過去人與人聯(lián)系的結(jié)構(gòu)，而變成了人與計算機的聯(lián)系結(jié)構(gòu)，用戶操作員的身份識別以及授權(quán)控制等也與手工會計信息系統(tǒng)完全不同，這些都會給會計信息安全帶來隱患。

4.電算化軟件風(fēng)險問題

從目前市場上出售的會計軟件來看，絕大部分都擁有完整的授權(quán)審批、身份識別以及操作權(quán)限控制等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)會計崗位牽制、監(jiān)督以及系統(tǒng)保護等。然而企業(yè)使用軟件時，大都沒有利用這些軟件保護功能，通常情況下的系統(tǒng)密碼也是對所有人公開，造成軟件存在較大風(fēng)險。在企業(yè)會計信息網(wǎng)絡(luò)化公開的情況下，所有人均能夠利用系統(tǒng)用戶隨意瀏覽會計信息內(nèi)容、甚至控制會計網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，嚴(yán)重情況下還可能對賬務(wù)參數(shù)設(shè)置及科目體系造成破壞，或者修改數(shù)據(jù)庫信息，造成系統(tǒng)處于癱瘓狀態(tài)；再有，作為終端用戶可能出于工作方便的考慮而彼此進行密碼公開，也可能造成會計信息丟失或者被篡改等情況發(fā)生。也有一些企業(yè)因為人員的限制而違犯規(guī)定，由一人進行多個崗位操作，例如授權(quán)、作賬、復(fù)核、結(jié)賬等都由一人完成。除此之外，不完善的操作制度、不科學(xué)的內(nèi)部分工、不嚴(yán)格的管理權(quán)限，會計人員操作失誤或者玩忽職守等情況，也都是造成會計電算化軟件存在風(fēng)險的重要因素。

二、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

眾所周知，會計電算化主要是通過計算機完成會計數(shù)據(jù)處理操作，其數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的核心是計算機以及數(shù)據(jù)通訊傳輸設(shè)備，期間需要完成原始數(shù)據(jù)搜集、記錄、驗證、登記、分類、匯總、計算、報告等多項會計工作內(nèi)容。會計信息從手工處理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊幚恚瓷先ナ菚嫈?shù)據(jù)處理方法的改變，而實質(zhì)上影響了企業(yè)的內(nèi)部控制制度。

1.給會計審計增加了難度

會計電算化條件下的審計線索已經(jīng)發(fā)生改變，過去意義上的審計線索已經(jīng)逐漸消失，隨之而來的則是大量的電子數(shù)據(jù)、電子文件以及磁盤。另外過去使用的帳薄、經(jīng)辦人簽字、記錄、訂單、業(yè)務(wù)操作等線索流程也已不復(fù)存在，改變了過去分散內(nèi)部控制的狀況，而發(fā)展成為集中在信息中心或者計算機管理機構(gòu)統(tǒng)一管理實施，同時舊的數(shù)據(jù)信息資料也被新的數(shù)據(jù)信息資料所代替，且抹去了審計軌跡，隨著系統(tǒng)和程序的迅速升級，各種處理操作遺留的審計線索也會隨之發(fā)生變化。

2.給會計交易增加了風(fēng)險

隨著計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及以及電子商務(wù)的推廣應(yīng)用，我們完全可以在短時間內(nèi)實現(xiàn)巨額資金在世界范圍內(nèi)的流轉(zhuǎn)。就資本流轉(zhuǎn)程度與廣度而言，我們的地球已經(jīng)變得越來越小，同時企業(yè)間的國際競爭卻越來越激烈。互聯(lián)網(wǎng)作為全球公共網(wǎng)絡(luò)，其并不是由某個機構(gòu)控制的，互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐緩揭灿兴煌Ｈ欢鳛榛ヂ?lián)網(wǎng)本身，并不能確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全可靠，因此數(shù)據(jù)傳輸時可能被個人或者團體機構(gòu)所獲取而引發(fā)風(fēng)險問題。此外，有些時候通信繁忙也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸發(fā)生延遲、中斷、停頓以及數(shù)據(jù)錯誤等情況發(fā)生，影響交易的正常完成。因此，互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的信息內(nèi)容可能存在不真實性，進行網(wǎng)上交易以及用戶身份等也存在被仿冒的情況，這些都給會計交易增加風(fēng)險。

3.給會計質(zhì)量增加了隱患

通過傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)，能夠使經(jīng)濟業(yè)務(wù)保持連續(xù)性。但對會計電算化信息系統(tǒng)而言，如果系統(tǒng)因自身原因或者操作失誤而癱瘓，會計工作將陷入困境。傳統(tǒng)的會計核算質(zhì)量主要與會計人員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)知識水平以及執(zhí)行效果有關(guān)，通過豐富的實踐經(jīng)驗已有現(xiàn)成的管理制度作為參考，然而會計電算化系統(tǒng)的操作環(huán)境徹底改變了傳統(tǒng)管理控制方式，其對于企業(yè)內(nèi)部控制功能和手段要求極高，必須盡力避免誤操作情況的發(fā)生，從而全面提高會計信息質(zhì)量。

三、會計電算化時代怎樣做好企業(yè)內(nèi)部控制

面對世界金融危機的影響，加強會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)該進一步建立健全機制、規(guī)范操作流程、提高各環(huán)節(jié)質(zhì)量，從而加強企業(yè)內(nèi)部控制，促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

1.完善企業(yè)內(nèi)部控制制度

若想實現(xiàn)會計電算化信息的真實可靠，必須完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度。企業(yè)內(nèi)部控制的根本目標(biāo)就是機構(gòu)健全、分工明確、職責(zé)清晰、操作規(guī)程規(guī)范。企業(yè)必須對內(nèi)部的操作管理、軟硬件管理、會計檔案管理等相關(guān)制度進一步建立健全，形成適應(yīng)企業(yè)電算化條件的內(nèi)部控制制度。同時做到有法可依、有章可循、執(zhí)行到位，同時做好業(yè)務(wù)流程中各關(guān)鍵控制點的決策、執(zhí)行、監(jiān)督和反饋等工作。并且要根據(jù)企業(yè)外部環(huán)境的改變、主要業(yè)務(wù)的調(diào)整、經(jīng)營管理要求的提高來進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。

2.優(yōu)化會計檔案管理制度

企業(yè)必須通過優(yōu)化會計檔案管理制度，來消除或降低會計電算化對于企業(yè)內(nèi)部控制的不良影響。會計電算化實施后，會計檔案需要打印出來以書面形式進行保存，從而保證會計憑證的安全可靠；而會計電算化系統(tǒng)文檔也要作為會計文檔做好保存?zhèn)浞荩唧w期限以系統(tǒng)停用或者規(guī)定期限為準(zhǔn)；需要對保存有會計信息的磁性（光）介質(zhì)進行妥善保管；對會計檔案權(quán)限也要按規(guī)定執(zhí)行，比如查詢需要通過主管部門批準(zhǔn)等。

3.提升會計人員整體素質(zhì)

企業(yè)內(nèi)部控制制度包括多方面內(nèi)容，并非萬能。而會計系統(tǒng)需要人工操作，因此系統(tǒng)安全即與系統(tǒng)本身有關(guān)，同時更與操作人員素質(zhì)緊密相連。如果系統(tǒng)操作人員沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，不具備良好的職業(yè)道德，勢必嚴(yán)重影響系統(tǒng)安全。此外，會計人員必須認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，這就需要企業(yè)加強系統(tǒng)安全教育培訓(xùn)，從而使操作人員樹立安全意識提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保系統(tǒng)的安全使用。此外，企業(yè)還需建立良好的績效評價機制，約束和激勵機制，確保專業(yè)知識人員能夠薪酬合理，想方設(shè)法留住掌握重要信息資源的人才資源，避免人才流失和信息資源外流現(xiàn)象發(fā)生。再有，企業(yè)還必須營造良好的內(nèi)部環(huán)境氛圍，全體員工共同努力實現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制。

4.預(yù)防會計系統(tǒng)各種風(fēng)險

會計電算化系統(tǒng)的運行環(huán)境要求溫度、電壓和衛(wèi)生等符合規(guī)定要求，同時應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)防火墻軟件技術(shù)來有效預(yù)防攻擊。還可以按照不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)區(qū)域劃分情況，進行多級防火墻設(shè)置。通過外層防火墻實現(xiàn)對外界訪問主機操作系統(tǒng)的限制作用；通過應(yīng)用級防火墻實現(xiàn)系統(tǒng)與外部訪問區(qū)域間的聯(lián)系，防止外界穿透防火墻非法訪問數(shù)據(jù)庫。并且還要安裝具有高效實時監(jiān)控功能的防殺毒軟件并及時更新升級，隨時防毒，定期殺毒，確保會計信息能夠安全可靠。

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