高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制研究

李 芳，肖文廣，謝玉龍

（衡陽師范學(xué)院 財務(wù)處，湖南 衡陽 421008）

0 引 言

近年來，隨著高等教育投資規(guī)模不斷擴大，高校固定資產(chǎn)數(shù)量和總值迅速增長。這些固定資產(chǎn)是高校進(jìn)行教學(xué)、科研、行政、后勤等工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和必要條件，是國有資產(chǎn)的重要組成部分，同時也是衡量高校辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)水平的重要指標(biāo)之一。高校固定資產(chǎn)管理工作效率和力度直接影響辦學(xué)規(guī)模、教學(xué)質(zhì)量和高校投入的經(jīng)濟效益，也直接影響國有資產(chǎn)權(quán)益的保全和保值增值。因此，建立健全高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制成為高校管理工作的重要研究課題［1－3］。本文就目前高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題，從內(nèi)部控制五要素方面論述了如何建立健全高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度。

1 高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1.1 內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

目前各高校普遍采用以賬物分管為原則的分類歸口管理的固定資產(chǎn)管理模式，各管理機構(gòu)缺乏明確的職責(zé)分工。財務(wù)處負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)價值核算，后勤處管理土地、房屋、行政設(shè)備等，科研處管理科研設(shè)備、教務(wù)處管理實驗室及實驗設(shè)備、圖書館管理圖書、雜志。而各類固定資產(chǎn)的使用主要集中在各教學(xué)系部、科研院所和行政部門，使得固定資產(chǎn)的管理與使用相互脫節(jié)，缺乏統(tǒng)一管理［4］。

1.2 缺乏風(fēng)險防范意識

由于近年來生源形勢較好，很多高校仍然在加快新校區(qū)建設(shè)，盲目追求固定資產(chǎn)總量和規(guī)模，單純靠國家財政撥款已不能滿足固定資產(chǎn)投資增長的需要，有的高校不惜向銀行巨額借債，基本都認(rèn)為自己未來有能力償還，低估風(fēng)險，也沒有專門的評估機構(gòu)對風(fēng)險和收益進(jìn)行評估，高額的利息負(fù)擔(dān)加大了高校財務(wù)風(fēng)險［5］。

1.3 內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，控制活動流于形式

主要表現(xiàn)在以下四個方面：

一是崗位設(shè)置缺乏制衡。一些高校管理層對建立固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度不夠重視，內(nèi)部控制制度缺乏對決策層的約束監(jiān)督，各個部門之間、崗位之間缺乏權(quán)力制衡，不相容職務(wù)沒有相互分離，在記賬、保管及經(jīng)辦崗位沒有設(shè)置專人專崗，采購兼庫管等崗位設(shè)置違規(guī)，重大事項決策和執(zhí)行也沒有實行有效的分離制約制度。固定資產(chǎn)若干控制活動還存在著針對性不強，可操作性較差的問題。

二是固定資產(chǎn)的請購、處置審批制度不健全。固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制貫穿于固定資產(chǎn)的整個生命周期，因此固定資產(chǎn)從申請、采購、驗收、使用、維修、報廢、處置、清查等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)建立一系列內(nèi)部相互聯(lián)系的授權(quán)審批程序。而有些高校對固定資產(chǎn)采購隨意性很強，甚至對于金額比較大的固定資產(chǎn)的采購，也不實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度。

三是會計信息記錄不對稱。目前一些高校財務(wù)部門只負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的價值核算，只反映固定資產(chǎn)賬面原值，對于固定資產(chǎn)不設(shè)置臺賬或卡片，導(dǎo)致賬和物相互分離，使得賬面總值對實物失去控制。會計信息記錄也不及時，如對固定資產(chǎn)大維修、改擴建、外部調(diào)入、公益捐贈等形成的資產(chǎn)不及時入賬，有的甚至不入賬，導(dǎo)致大量的帳外資產(chǎn)存在，對報廢和處置減少的資產(chǎn)也不及時調(diào)賬，導(dǎo)致賬物不符。

四是資產(chǎn)清查工作滯后。財產(chǎn)保護(hù)控制制度忽視對中低價位的固定資產(chǎn)的記錄，如對辦公桌椅、科研經(jīng)費購置的圖書設(shè)備等，不納入固定資產(chǎn)統(tǒng)一核算，給盤點清查工作帶來了極大的不便。

1.4 信息與溝通渠道不暢

長期以來高校資產(chǎn)管理各個部門（即管理資產(chǎn)的后勤處、科研處、教務(wù)處、圖書館）之間缺乏溝通，各部門為了擴大固定資產(chǎn)規(guī)模，提升自已的實力，對固定資產(chǎn)的購置缺乏統(tǒng)一調(diào)劑，不能實現(xiàn)資源共享，使得各部門的一部分固定資產(chǎn)購置后，利用率不高，甚至長期閑置，造成嚴(yán)重的資源浪費。

1.5 缺乏內(nèi)部監(jiān)督檢查與評價

很多高校雖已設(shè)置了獨立的內(nèi)部審計機構(gòu)，但內(nèi)部審計制度不健全，沒有建立一套完整、有效的內(nèi)部監(jiān)督評價體系，對固定資產(chǎn)的審計只停留于固定資產(chǎn)購進(jìn)和驗收程序的審計與評價，對固定資產(chǎn)的使用、調(diào)入調(diào)出、報廢和處置不進(jìn)行審計監(jiān)督，致使檢查監(jiān)督和評價都流于形式，容易產(chǎn)生舞弊行為。

2 建立健全高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制措施

2.1 完善內(nèi)部控制環(huán)境

基于固定資產(chǎn)管理機構(gòu)的多頭管理、職責(zé)不明、分工不清的現(xiàn)象，高校應(yīng)當(dāng)建立一個由院領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)的資產(chǎn)管理機構(gòu)，統(tǒng)一管理全校的資產(chǎn)，各個資產(chǎn)管理部門（即后勤、科研處、教務(wù)處、圖書館）都?xì)w屬于它集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并從制度上明確其領(lǐng)導(dǎo)全校管理資產(chǎn)的地位，并將其責(zé)、權(quán)、利落實到實處，以便于開展工作。

2.2 加強固定資產(chǎn)風(fēng)險防范意識

高校固定資產(chǎn)的結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)合理，資產(chǎn)管理部門、使用部門應(yīng)當(dāng)積極配合財務(wù)部門編制好固定資產(chǎn)購置預(yù)算，應(yīng)對固定資產(chǎn)購置的可行性進(jìn)行分析、研究和論證，按規(guī)定程序?qū)徟婪豆潭ㄙY產(chǎn)購置帶來的風(fēng)險。以免一方面造成固定資產(chǎn)資源配置不合理，使用率低，另一方面造成高校資金緊張，打亂了高校正常的教學(xué)秩序。高校除了要防范固定資產(chǎn)購置帶來的風(fēng)險外，還應(yīng)防范固定資產(chǎn)使用、流轉(zhuǎn)過程中資產(chǎn)流失的風(fēng)險，從制度上規(guī)范固定資產(chǎn)使用程序，以免造成國有資產(chǎn)流失。

2.3 建立健全固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度

第一是建立固定資產(chǎn)請購與審批制度。高校固定資產(chǎn)的購置應(yīng)嚴(yán)格按照固定資產(chǎn)采購的內(nèi)部控制制度和采購業(yè)務(wù)流程來進(jìn)行。所有固定資產(chǎn)由資產(chǎn)部門統(tǒng)一購買，采用政府公開招標(biāo)的方式進(jìn)行，并實行國庫集中支付。先由需求部門填寫請購單，交資產(chǎn)部門作采購可行性調(diào)查并進(jìn)行經(jīng)濟技術(shù)論證，確定需要購買后，資產(chǎn)部門派與供應(yīng)商無利害關(guān)系的業(yè)務(wù)員進(jìn)行詢價和價格比較，填寫好擬采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量，價格等資料，送相關(guān)部門會簽并報主管院長審批。對于金額比較大的固定資產(chǎn)采購應(yīng)當(dāng)實行集體決策和審批，以免造成決策失誤。

第二是建立固定資產(chǎn)驗收制度。固定資產(chǎn)取得后應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門、使用部門、審計部門和財會部門參與固定資產(chǎn)驗收工作。對于外購的固定資產(chǎn)驗收，應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與固定資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格和型號等是否一致。涉及技術(shù)含量較高的固定資產(chǎn)，必要時可以委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。并出具“固定資產(chǎn)驗收報告”，驗收合格的固定資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)填制“固定資產(chǎn)入庫單”，登記固定資產(chǎn)賬簿。

第三是完善會計系統(tǒng)控制，提高會計信息質(zhì)量。高校財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)派專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)核算，合理設(shè)置賬戶，登記會計賬簿。在核算價值的同時，建立固定資產(chǎn)臺賬或卡片，記錄固定資產(chǎn)的名稱、使用部門、購入日期、數(shù)量、金額等，做到帳帳相符、帳物相符。及時登記固定資產(chǎn)因維修和更新、調(diào)入、捐贈而形成的資產(chǎn)，減少固定資產(chǎn)因調(diào)出、報廢和處置的金額，保證固定資產(chǎn)信息資料的真實完整，為權(quán)責(zé)發(fā)生制下固定資產(chǎn)折舊的提取提供數(shù)據(jù)支持保障。

第四是建立固定資產(chǎn)清查盤點控制制度，保證固定資產(chǎn)的安全和完整。高校應(yīng)當(dāng)成立包括財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、使用部門、審計部門負(fù)責(zé)人在內(nèi)的“固定資產(chǎn)清查小組”，定期或不定期地對固定資產(chǎn)進(jìn)行實地盤點清查，將盤點結(jié)果形成書面報告，與固定資產(chǎn)明細(xì)賬和卡片進(jìn)行核對。發(fā)現(xiàn)賬實不符的，固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)會同使用部門及時查明原因，提出相應(yīng)的處理意見，經(jīng)院長或其授權(quán)人員批準(zhǔn)后作出相應(yīng)處理。

此外還要加強固定資產(chǎn)處置的控制。高校應(yīng)當(dāng)建立以“審批”為關(guān)鍵控制點的固定資產(chǎn)處置控制制度，對于固定資產(chǎn)處置的標(biāo)準(zhǔn)、程序、范圍、審批權(quán)限和責(zé)任應(yīng)當(dāng)明確。對于金額比較大的固定資產(chǎn)處置應(yīng)當(dāng)先由院領(lǐng)導(dǎo)實行集體決策審批，再按照國有資產(chǎn)管理辦法規(guī)定的程序進(jìn)行審批。對未使用、不需用的固定資產(chǎn)，應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門提出處置申請，經(jīng)院長或授權(quán)人員批準(zhǔn)后進(jìn)行處置。對于使用期滿正常報廢的固定資產(chǎn)，應(yīng)由固定資產(chǎn)使用部門提出報廢申請，經(jīng)資產(chǎn)管理部門核實后填制“固定資產(chǎn)報廢清單”，經(jīng)院長或授權(quán)人員批準(zhǔn)后進(jìn)行報廢清理。并將處置的固定資產(chǎn)在固定資產(chǎn)臺賬和固定資產(chǎn)卡片上進(jìn)行核銷，同時將處置結(jié)果書面通知財務(wù)部門。處置后取得的收入，嚴(yán)格執(zhí)行“收支兩條線”管理。

2.4 建立固定資產(chǎn)管理信息平臺

借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺，建立資產(chǎn)管理部門同使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)職能部門的信息溝通渠道，使財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門、使用部門既可以通過網(wǎng)絡(luò)及時了解各項固定資產(chǎn)的信息，也可以進(jìn)行實時對賬，加強了部門之間的相互溝通與監(jiān)督，便于資產(chǎn)的統(tǒng)一管理。通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，對固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)劑，可以有效避免資產(chǎn)的重復(fù)購置，實現(xiàn)資源共享，逐步實現(xiàn)高校資產(chǎn)管理工作的規(guī)范化、信息化。

2.5 建立內(nèi)部監(jiān)督與評價體系

高校應(yīng)建立固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的監(jiān)督機制，選擇日常監(jiān)督和專項監(jiān)督相結(jié)合的方法，定期對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的建立與實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行評價，并出具評價報告，提出有針對性的改進(jìn)措施等。通過內(nèi)部監(jiān)督，可以及時改進(jìn)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的缺陷。

3 結(jié)束語

總之，高校要在競爭中立于不敗之地，內(nèi)部控制是基礎(chǔ)，建立健全的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度對高校持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)具有重要意義。

［1］高級會計實務(wù)編委會.高級會計實務(wù)［M］.北京：經(jīng)濟科學(xué)出版社，2010.6.

［2］魏微，陳留平.淺析高校內(nèi)部控制建設(shè)［J］.財會通訊，2012，10（中）：108－109.

［3］王剛.淺析高校內(nèi)部控制建設(shè)［J］.商業(yè)會計，2011（5）：28－30.

［4］辛茂荀.內(nèi)部會計控制實務(wù)［M］.北京：民主與建設(shè)出版社，2004.5.

［5］李芳.高校財務(wù)風(fēng)險控制研究［J］.衡陽師范學(xué)院學(xué)報，2011，32（6）：166－167.